Пути совершенствования организации хозяйственных связей по поставкам товаров в центре «Торговый комплекс БГЭУ»

Разработка предложений по совершенствованию учета информации, характеризующей организацию хозяйственных связей

В ходе сбора информации для проведения анализа хозяйственных связей, были выявлены существенные недостатки в области организации учета поступления товаров. Огромный массив данных по поставкам товаров представлен только в первичных документах, а именно, товарно-транспортных накладных.

Анализируемая организация имеет значительные масштабы хозяйственной деятельности в сфере общественного питания, поэтому отсутствие систематизированного учета приводит к значительным трудностям в оценке целесообразности и эффективности хозяйственных связей. Учет хозяйственных связей также призван обеспечивать не только отражение и систематизацию объемов поступления, но и одновременный учет выполнения договорных обязательств в разрезе отдельных поставщиков.

Современное программное обеспечение позволяет с наименьшими затратами времени и ресурсов организации обеспечивать систематизацию и интеграцию различных экономических данных и показателей как хозяйственно-экономической деятельности в целом, так и, в частности, данных, характеризующих организацию хозяйственных связей по поставкам товаров. В качестве массивов информации, включаемой в учет по хозяйственным связям, могут выступать:

-  фактические объемы поступления товаров в натуральном и денежном выражении;

-  фактические объемы поставок в ассортиментном разрезе по каждому поставщику;

-  объемы поставок, в том числе и по ассортиментным группам, предусмотренные договором в разрезе поставщиков;

-  данные о поставщиках (цены на продукцию, удаленность и др.);

-  условия поставки товаров и т.д.

Систематический учет данных позволит гибко реагировать на изменения, происходящие в хозяйственных отношениях между организациями, поставляющими товары и продукцию, и организацией-заказчиком путем оперативного расчета системы показателей эффективности хозяйственных связей, их анализа и выработки на этой основе экономически обоснованных управленческих решений.

Так, например, учет поступления продукции и товаров может производиться путем специально разработанной автором формы согласно таблице 6.

Таблица 6 - Форма учета поступления продукции по конкретному поставщику

Примечание - Источник: собственная разработка

Такую форму учета целесообразно вести по каждой отдельной организации-поставщика. По графе 1 и 2 необходимо отражать дату поступления, предусмотренную графиком поставки, и фактическую дату поступления соответственно. Наличие этих данных обеспечит расчет таких показателей как коэффициент ритмичности поставок и интервал между поставками [см. формулы (7) и (4)]. Третий и четвертый столбцы предназначены для ввода данных наименований продукции в ассортиментном разрезе и уровня цен приобретения поступивших товаров.

Информация, представленная в графах 5 - 8 позволяет обеспечить расчет следующих показателей, характеризующих степень выполнения заключенных между сторонами договоров на поставку товаров:

-  коэффициент выполнения объема поставки согласно формуле (1);

-  абсолютное отклонение объема поставки от условий договора в соответствии с формулой (2);

-  коэффициент выполнения договорных обязательств по формуле (3);

-  абсолютное линейное отклонение поставок от условий договора согласно формуле (4);

-  удельный вес (доля) ассортиментного вида товара в общем объеме поставки, отражаемый по графам 9 и 10, в соответствии с формулой (6);

-  показатель аритмичности - антагонист коэффициента ритмичности по формуле (8);

-  средний размер поставки [см. формулу (12)] за период;

-  среднеквадратическое отклонение объемов поставки по формуле (11);

-  коэффициент вариации [см. формулу (10)];

-  коэффициент равномерности в соответствии с формулой (9);

-  показатель количества поставок по договору по формуле (13).

Также определенные данные, содержащиеся в представленной форме, могут быть использованы для проведения АВС-анализа организаций-поставщиков центра «Торговый комплекс БГЭУ». Для этого по каждому поставщику необходимо произвести отбор данных за интересуемый период по объему поступления в стоимостном выражении и по ранее оговоренной методике произвести все необходимые расчеты.

Перечисленные показатели могут быть рассчитаны как в целом по объему поставки, так и по ассортиментным группам.

И, наконец, данные графы 9 и графы 10 позволяет рассчитать показатель представленный в формуле (5).

Далее для обеспечения наглядности, простоты и легкости сравнения показателей по отдельным поставщикам, входящих в систему расчета эффективности взаимодействия с ними, необходимо рассчитанные данные, имеющие наибольшую значимость в анализе, включить в интегрированную форму, разработанную автором [см. таблицу 7]

Таблица 7 - Основные показатели эффективности взаимодействия с поставщиками продукции

Примечание - Источник: собственная разработка

Чем больше фактические объемы поставок соответствуют объемам, оговоренным в договоре, тем ближе значение коэффициента выполнения договорных обязательств (К_Д) к единице. Снижение данного показателя обусловлено увеличением абсолютного отклонения объемов поставок от условий договора (ΔК).

Если коэффициент ритмичности (К_ритм) превышает значение равное единице, тогда число поступлений по факту было осуществлено поставщиком менее, чем было установлено графиком поставки. Это значит, что в случаях, игнорирования «Торговым комплексом БГЭУ» подобных действий со стороны партнера, данная тенденция может привести к возникновению упущенных выгод при использовании поставляемой продукции для производства и реализации, и, соответственно к недополучению прибыли. Если же данный показатель не достигает значения единицы, то незапланированные по графику поставки товаров могут привести к накоплению излишков запасов сырья и материалов, что, в свою очередь, приводит к порче товаров и росту расходов на их хранение. Однако и в первом и во втором случае необходимо учесть, что сокращение или увеличение числа поставок может быть согласовано двумя сторонами по некоторым причинам. В таком случае заказчику товаров и стороне, поставляемой продукцию, необходимо пересмотреть график поставки, что позволит рассматриваемому коэффициенту достичь идеального значения, т.е. равного к единице.

Показатель равномерности (К_равн) должен стремиться к 100 %. Все большее его удаление от названной величины свидетельствует о сбоях в системе поставок с конкретным поставщиком и необходимости урегулирования возникающих проблем. Также необходимо учитывать факторы сезонности некоторых видов, которые могут оказывать влияние на отрицательное изменение данного показателя. В таком случае необходимо провести корректировку показателей на фактор сезонности, что исключит возможное искажение результата.

Исходя из выше описанного очевидно, что всего одна разработанная форма учета, которая может быть заполнена выборкой необходимой информации из первичных документов (товарно-транспортных накладных, договоров поставки, графиков поставки) является фундаментом для осуществления анализа большого спектра показателей эффективности взаимодействия с поставщиками продукции.

Необходимость ведения учета в области организации хозяйственных связей автоматически вызывает необходимость определения структурного подразделения, на функции которого будет возложена данная работа. В настоящее время учетом поставок товаров и возникающих вследствие их отношений занимается бухгалтерия «Торгового комплекса БГЭУ». Однако, исходя из вышесказанного, очевидно, что выполнения этих функций в полном или даже достаточном объеме ожидать не приходится, что связано вовсе не с низкой степенью выполнения функций данного отдела, а скорее с отсутствием возложенных на них полномочий в данной области деятельности.

Как правило, данными полномочиями наделяется отдел по закупочной деятельности. Создание отдельного структурного управленческого подразделения в организации связано с необходимостью расходования дополнительных средств. Если же организация не обладает достаточными финансовыми мощностями для выделения отдела по закупочной деятельности, то можно ограничиться назначением отдельного специалиста.

Организация хозяйственных связей по поставкам товаров, их анализ по различным направлениям, выявление проблем и разработка конкретных управленческих решений, способствующих повышению эффективности взаимодействия с поставщиками продукции, не представляются возможными без разработки оптимальной системы учета информации по хозяйственным связям.