Задачи и основы организации бухгалтерского учета в торговле

Для правильного руководства деятельностью торгового предприятия необходимо располагать полной, точной, объективной, своевременной и достаточно детальной экономической информацией. Это достигается ведением хозяйственного учета.

В основе хозяйственной деятельности торгового предприятия лежат процессы приобретения, хранения и реализации товаров. Поэтому основными целями бухгалтерского учета в торговле являются: контроль за сохранностью товаров, совевременное предоставление руководству предприятия информации о товарообороте и валовом доходе, о состоянии товарных запасов и эффективности их использования.

Для достижения этих целей решается целый комплекс бухгалтерских задач:

- проверка правильности документального оформления товарных операций, совевременно и правильное отражение их в учете;

- контроль за товарными запасами, выявление неходовых, залежалых и недоброкачественных товаров;

-контроль за финансовыми показателями( размер прибыли, источники поступления средств и порядок их расходования, оборотные средства, капитальные вложения, отчисления от прибыли и другое), за правильностью расчетов с поставщиками и покупателями, за своевременным поступлением платежей в бюджет, за правильностью использования банковских кредитов;

- учет расходования фонда заработной платы, выявлениесоотношения между ростом эффективности труда и средней заработной платой;

-выявление возможности для снижения издержек обращения и повышения рентабельности производства( издержки обращения покрываются за счет торговых наценок, включаемых в цену товара, но за счет наценки образуется и прибыль; поэтому, чем ниже уровень издержек обращения, тем большая часть торговой наценки идет на образование прибыли);

- контроль за наличием и движением материальных ценностей и денежных средств. Для правильного и своевременного учета должны быть установлены четкие разграничения материальной ответственности должностных лиц за вверенные им ценности, а также совевременно и качетсвенно необходимо проводить инвентаризации и ревизии.

Задачи, стоящие перед бухгалтерским учетом в торговом предприятии могут быть выполнены только при правильной его организации. Недостатки в организации бухгалтерского учета вызывают отставание учета, запаздывание предоставления отчетности и другой информации. Наличие больших разрывов во времени между моментом возникновения учетно-экономической информации и моментом к использования предпятствует повышению экономической эффективности деятельности торговых предприятий. Недостатки в организации учет приводят к его запутанност, созданию условий для хищения материальных ценностей и других злоупотреблений, увеличению расходов на содержание учетного персонала.

На предприятиях торговли бухгалтерский учет осуществляется специальным подразделением- бухгатерией. Если предприятия небольшие, то бухгалтерский учет в них ведут работники, на которых возложены соответствующие обязанности.

В организации, не имеющей бухгалтерской службы или бухгалтера бухгалтеский чет может осуществляться специализированной организацией или специальистом на договорных началах. Кроме того, руководитель при небольшом объеме учетной работы может вести учет лично.

Главный бухгалтер( финансовый директор, бухгалтер малого предприятия), возглавляющий бухгалтерскую службу, действует в соответствии с Федеральным законом " О бухгалтерском учете". Он подчиняется руководителю предприятия и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования его по документальному оформлению операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии, соблюдение законодательства при выполнении финансово- хозяйственных операций возлагается на руководителя предприятия торговли.

Назначение на должность и освобождение от должности главного бухгалтера производится в порядке, установленном руководителем торгового предприятия. При этом на соотвтетствующую должность назначаются, как правило, лица, имеющие высшее специальное образование или стаж работы по специальности не менее трех лет.

Прием и сдача дел при назначении и особождении главного бухгалтера оформляются актом проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности на предприятии.

Следует отметить, что на главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной метариальной ответственностью за ценности и денежные средства, он не может сам получать по чеками денежные средства и товарно-материальные ценности для предприятия. Вместе с тем для малых предприятий сделано исключение: по согласованию с учреждением банка главный бухгалтер имеет право выполнять обязанности кассира.

На время отсутствия главного бухгалтера его функции переходят к заместителю или другому должностному лицу, о чем объявляется приказом по предприятию.

Главный бухгалтер подписывает документы, связанные с приемом и выдачей денежных средств, товарно-материальных ценностей, кредитные, расчетные и денежные обязательства. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недейтсвительными и не должны приниматься к исполнению.

Бухгалтерия предприятия обеспечивает обработку документов, рациональное ведение записей в учетных регистрах, составление отчетности. Структура бухгалтерии зависит от объема и сложности учетной работы. Возможно выделение следующих структурных единиц:

-по учету основных средств, нематериальных активов, материальных ценностей:

- по учету расчетов( расчеты с поставщиками и покупателями, с бюджетом и фондами, по краткосрочным и долгосрочным ссудам, прихода и расхода денежных средств) и издержек обращения;

- по учету приобретения и реализации товаров;

- по учету кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;

- по учету расчетов с рабочими и служащими;

- по учету остальных операций и составлению отчетности.

Немаловажное значение при организации бухгалтерского учета имеет правильное использование учетных измерителей, с помощью которых выявляются: объем проиводства и реализации, товорооборот и прочие показаетли деятельности предприятия. Применяются три вида учетных измерителей: натуральные, трудовые и денежные.

Натуральные измерители необходимы при учете материальных ценностей, основных средств, готовой продукции и другого. Единицами измерения могут быть: килограмм, метр, штука, квадратный метр и другое. С помощью натуральных измерителей производится контроль по весу, количеству, длине, площади, объему.

Рудовые измерители позволяют измерить затраченное на производство и реализацию время и вложенный труд. Для этого существуют следующие едниницы измерения: минута, час, день, месяц и тому подобное. На их основе рассчитывается производительность труда и начисляется заработная плата.

Денежный измеритель – универсальный, обощающий измеритель, он выражается в рублях. С его помощью можно получить сводные данные, проанализировать финансово-хозяйственную деятельность, осуществлять различные расчетные операции, а также определить произведенные затарты предприятия( суммировать расходы, ранее выраженные в трудовых и натуральных измерителях).

Кроме того, при организации бухгалтерского учета необходимо уяснить сущность таких понятий как предмет и метод бухгалтерского учета.

Предметом изучения бухгалтерского учета является финансово-хозяйственная деятельность предприятия. При этом в ходе работы предприятия, осуществления финансово-хозяйственной деятельности происходит кругооборот хозяйственных средств; здесь можно выделить процессы снабжения, реализации, представленные в учете отдельными хозяйственными операциями. Объекты изучения бухгалтерского учета можно рассматривать в разрезе двух групп: к первой относятся хозяйственные средства и их источники, ко второй- хозяйственные процессы и их результаты.

Хозяйственные средства предприятия – товарно- материальные ценности и денежные средства, как принадлежащие предприятию, так и временно или постоянно находящиеся вне его собственности. Они являются активом предприятия и по составу и функциональной роли подразделяются на основные, оборотные и отвлеченные.

Совокупность способов и приемов, позволяющих осуществлять контрольные функции, функции анализа и управления хозяйственной деятельностью предприятия, называется методом бухгалтерского учета, который складывается из нескольких элементов:

- документация;

-инвентаризация;

-оценка и калькуляция;

-счета и двойная запись;

- баланс и отчетность.

Документация используется для организации сплошного и непрерывного учета оборота средств предприятия, источников их формирования и операций с нимим. При помощи документации осуществляется первичное наблюдение и учетное отражение хозяйственных операций, закрепляется ответственность работника за полученные ценности. Сразу по совершении операции должен быть составлен первичный документ, обязательно содержащий следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование документа, его номер, дату, краткое содержание хозяйственной операции, ее количественное и денежное выражение, подписи лиц, ответственных за данную хозяйственную операцию. Первоочередные требования к документам- своевременность составления, полнома и достоверность информации, обеспечивающие возможность предварительного и текущего контроля за хозяйственной деятельностью предприятия и активного воздействия на результаты его работы.

Инвентаризация, как элемент метода бухгалтерского учета, через проверку в наличии материальных ценностей, основных и денежных средств позволяет определить их фактическое состояние. Она или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляетс неучтенные ценности, допущенные потери, хищения, недостачи. Поэтому при помощи инвентаризации контролируется сохранность собственности торгового предприятия, а также проверяется полнота и достоверность данных бухгалтерского учета, соответствие их фактическому наличию имущества и обязательств.

Оценка необходима для получения обощающих показателей о наличных средствах, их источниках, операциях с ними. Такая оценка осуществляется в денежном выражении. Основные принципы оценки устанавливаются правительством. Например, основные средства и нематериальные активы оцениваются по первоначальной стоимости с включением в нее расходов по доставке, доведению до состояния, пригодного к использованию; готовая продукция- по производственной или нормативной себестоимости; материалы- обычно по заготовительной себестоимости с включением транспортно- заготовительных расходов; товары- по оптовым или розничным ценам.

Калькуляция- себестоимость единицы товаров- необходима для осуществления контроля и установления цен. Для определения себестоимости единицы все производственные затраты по данному виду товаров делят на количество единиц реализованных товаров.

В процессе деятельности торгового предприятия происходят различные хозяйственные процессы, которые ведт к изменению хозяйственных средств и их источников. Для отражения движения объектов учета наблюдения и контроля за ними используются бухгалтерские счета.

Счета бухгалтерского учета предназначены для группировки и текущего учета однородных хозяйственных операций, они являются способом вторичной регистрации средств и операций с ними. На счетах операции фиксируются в денежном измерителе, а при необходимости используются натуральные и трудовые измерители. Все изменения, просиходящие со средствами, представляют сосбой либо их уменьшение, либо увеличение. С целью отдельного учета данных процессов бухгалтерские счета разделены на две части- дебет и кредит. По дебету отражается уведичение средств и уменьшение их источников, по кредиту- уменьшение средств и увеличение их источников.

Хозяйственные операции отражаются на счетах с помощью двойной записи, показывающей взаимную связь объектов учета. Благодаря двойной записи каждая операция отражается в одной сумме не менее чем на двух счетах: по дебету одного счета и по кредиту другого. Двойная запись позволяет понять внутреннюю связь явлений, экономический смысл, содержания каждой операции. Двойное отражение хозяйственных операций на счетах является необходимостью, обусловленной переходом средств и их источников из одного состояния в другое, а также смены форм стоимости в процессе кругооборота средств. Взаимосвязь счетов бухгалтерского учета называется корреспонденцией счетов, а счета- корреспондирующимися.

Различают два вида счетов- активные и пассивные. На активных счетах отражается движение средств предприятия, на пассивных- их источников. Если в результатате бухгалтерской обработки первичного документа активный счет дебетуется, то его остаток увеличивается; если он кредитуется, то сальдо( остаток) уменьшается. Активные счета имеют дебетовое сальдо, пассивные- только кредитовое. Счета, которые могут иметь как дебетовое, так и кредитовое сальдо, называются активно-пассивными. Таким образом, назначение сторон( дебета и кредита) активных и пассивных счетов различно.

В бухгалтерском учете для получения различных по степени детализации показателей используются два вида счетов: синтетические и аналитические.

Синтетические счета предназначены для учета информации о составе и движении денежных средств предприятия, их источниках и хозяйственных процессах в обобщенном виде и в едином денежном измерителе( выражении). Учет, осуществляемый на этих счетах называется синтетическим; он используется при заполении форм отчетности, прежде всего баланса, а значит, и для анализа хозяйственной деятельности предприятия.

Но некоторые синтетический счета обощают учет объектов, которые при имеющихся однородных экономических характеристиках по своим техническим свойствам и назначению могут быть отнесены к самостоятельным группам внутри ситетического счета. Для учета таких групп открываются субсчета( счета второго порядка). Некоторые ситетически счета не имеют субсчетов, а непосредственно подразделяются на аналитические счета, которые необходимы для наблюдения детальных показателей по каждому виду основныхстредств, материалов, каждому рабочему и тому подобное. При ведении аналитических счетов используются не только денежные, но и натуральные и трудовые измерители.

Между синтетическими и аналитическими счетами существует неразрывная взаимосвязь: на аналитических счетах отражаются те же операции, что и на синтетических счетах, но по более детальным экономическим группировкам. Поэтому общие итоги записей по аналитическим счетам должны соответствовать сумме на синтетическом счете. Сальдо синтетического счета равно сумме остатков всех аналитических счетов, к нему относящихся; кредитовы и дебетовые обороты синтетического счета должны быть равны сумме соответсвующих оборотов всех относящихся к нему аналитических счетов.

Для ведения учета необходимо правильно определить счета, затрагиваемые хозяйственными операциями. Процедура отражения на счетах суммы произведенной операции называется бухгалтерской проводкой. При этом для соствления проводки следует определить сущность изменений в средствах предприятия в результате данной операции, а также выбрать счета по Плану счетов для отражения ее суммы методом двойной записи.

Средства предприятий участвуют в процессе проиводства непрерывно. Для того, чтобы определить величину средств и дать им экономическую оценку в определенный момент времени, составляют бухгалтерский баланс. Таким образом, бухгалтерский баланс представляет собой систему показателей, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность предприятия, состояние его средств и источников на определенную дату в едниой денежной оценке.

Бухгалтерский баланс является основной отчетной формой, которая характеризует размер имущества и финансовое состояние предприятия. Информация в балансе сгруппирована по разделам, которые, в свою очередь, состоят из статей. Дебетовые остатки счетов находят отражение в левой части (активе) баланса, кредитовые-в правой части (пассиве) баланса. Сумма всех статей актива баланса(информация о хозяйственных средствах) находится в соответствии с суммой всех статей пассива баланса ( информация об источниках хозяйственных средств). Данные баланса используются для контроля за наличием и структурой хозяйственных средств и их источников, анализа финансового состояния предприятия, его платежеспособности, размещения средств, степени изношенности основных средств и прочее.

Однако вследсвие необходимости сведений о других сторонах деятельности предприятия составляют ряд других форм отчетности. Таким образом, отчетность представляет собой систему обощающих технико-экономических показателей операций организаций. Она предназначена намного шире освещать деятельность предприятия и, поэтому, кроме баланса, включает в свой состав ряд таблиц и сведений о движении средств, фондов, о структуре доходов, себестоимости, налогах и платежах и прочее. Входящие в ее состав показатели должны в большей степени удовлетворять требованиям обеспечения информацией для осуществления управления, анализа и контроля за хозяйственной деятельностью предприятия и создания базы для последующего планирования его деятельности.

Следует отметить, что перечисленные выше методы применяются в органической связи друг с другом. Учет начинают с документации операций. На основании документов осуществляют отражение операции на счетах с помощью двойной записи. Для обобщения в едином измерении данных, содержащихся в документах, используют денежную оценку; для их проверки и уточнения применяют инвентаризацию. Уточненные данные счетов используют для исчисления себестоимости путем калькуляции, а также для составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности.

Организация бухгалтерского учета на торгововм предприятии зависит от объема учетных работ, наличия компьютерной техники, других условий, а также от той учетной плитики, которую ведет предприятие. При этом свою учетную политику предприятия разрабатывают самостоятельно на основе установленных общих правил бухгалтерского учета.

Под учетной политикой организации понимается принятая ей совокупность способов ведения бухгалтерского учета- первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. Каждое торговое предприятие должно в пределах установленных законодательством способов само определять методы отражения в учете закупок, транспортировки, хранения и реализации товаров, а также порядок проведения связанных с ними хозяйственных операций. Учетная политика предприятия подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией( приказом и тому подобным).

Она должна обепечить:

- полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозйяственной деятельности( требование полноты);

- большую готовность к признанию в учете расходов и обязательств, чем возможных доходв и активов, не допуская сождания скрытых резервов( требование осмотрительности);

- отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности, исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования ( требование приоритета содержания перед формой);

- тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на первое число каждого месяца, а также тождество показателей бухгалтерской отчетности данным синтетического и аналитического учета( требование непротиворечивости);

- своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в учете и отчетности ( требование осмотрительности);

- рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия( требование рациональности)

Операции, произведенные предприятием, отражаются в целях их систематизации сначала в регистрах бухгалтерского учета, которые могут иметь различную структуру. Под формой бухгалтерского учета понимается определенная истема использования учетных регистров, обусловливающая последовательность и способы учетных записей. В настоящее время на предприятиях используются различные формы учета. Наиболее широко применяются:

- журнально-ордерная форма;

- мемориально-ордерная форма и ее разновидности ( Журнал- Главная;, Книга учета хозяйственных операций( упрощенная форма));

- таблично-автоматизированная;