Раскройте сущность понятия «документооборот»

Документооборот – движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документооборот делится на документопотоки:

1. Поток поступающих на предприятие документов (входящий, входной документопоток, входящая корреспонденция) – несет первичную информацию для выполнения управленческих действий и включает в себя:

Ø Документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы)

Ø Документы подведомственных предприятий и организаций (письма, запросы, заключения)

Ø Документы неподчиненных предприятий и организаций (письма, ПЗЖ)

2. Поток отправляемых документов (исходящий, выходной документопоток, или исходящая корреспонденция) – несет в себе информацию, выработанную при функционировании предприятия (письма, справки, отчеты)

3. Поток внутренних документов (внутренний документопоток, или внутренняя корреспонденция) – обеспечивает решение задач в пределах данного предприятия без направления информации за его пределы (служебные записки, акты, приказы, протоколы).

Осуществите классификацию приказов по личному составу. Охарактеризуйте правила их составления и оформления. Охарактеризуйте особенности текста приказов о наложении дисциплинарных взысканий, поощрении.

Приказами по личному составу оформляются:

ü прием;

ü перемещение по службе;

ü предоставление отпусков;

ü объявление поощрений;

ü наложение взысканий;

ü выплата компенсаций;

ü увольнение.

Оформляют приказы по личному составу на общем бланке.

Приказы по личному составу составляются и регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности.

В заголовке к тексту приказа пишут: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска»… Если приказ касается одного работника, то в заголовке указывают его фамилию и инициалы.

Одним приказом допускается оформлять одного, двух и более работников, такой приказ называется сложным. Текст сложного приказа разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Допускается издавать сложные приказы по личному составу, содержащие несколько предписываемых действий по разным вопросам (в одном приказе принять, перевести, уволить), такой приказ называются сводными и в заголовке пишут «По личному составу».

Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную часть.

В констатирующей части указывается факт, повлекший за собой издание приказа (например, нарушение трудовой дисциплины). Но эта часть и слово ПРИКАЗЫВАЮ: может отсутствовать.

Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт начинается словами: ПРИНЯТЬ:, НАЗНАЧИТЬ:, ПЕРЕВЕСТИ:, УВОЛИТЬ:, которые пишутся прописными буквами сразу от левого поля (от 0 положения табулятора), после них ставится двоеточие. А на следующей строке с абзаца пишут фамилию прописными буквами, а имя, отчество, как обычно, затем должность, структурное подразделение, а далее содержание приказа.

В приказах по личному составу по каждому пункту дается основание, послужившее для его составления. Слово Основание пишется через два межстрочных интервала под текстом приказа, сразу от левого поля с прописной буквы, после него ставится двоеточие. При переносе названия документа, послужившего основанием для издания приказа, на другую строку, под словом Основание ничего не пишется.

Если несколько пунктов приказа оформляются по одному основанию, то его можно указывать в конце текста.

При приеме на работу основанием является заявление работника, содержащее соответствующую просьбу, и трудовой договор, для издания других кадров приказов - заявления, служебные (докладные) записки и др.

К регистрационному номеру приказа по личному составу добавляется через дефис буква:

«к» маленькое в приказах со сроком хранения 75 лет (приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании)

«л» - для приказов со сроком хранения 3 года (отпуска, взыскания, командировки, дежурство).

Приказы о поощрении

Распорядительным словом выступает вид поощрения (ПРЕМИРОВАТЬ, НАГРАДИТЬ И др.)

Текст распорядительной части приказов для одного вида поощрения имеет следующую структуру:

· фамилия, имя, отчество (указывается - в винительном падеже при премировании и награждении, в дательном – при объявлении благодарности);

· наименование должности работника;

· наименование структурного подразделения

· содержание поощрения:

например: ПРЕМИРОВАТЬ – «в размере должностного оклада», « в размере 100 000 рублей», «в размере 50 % от должностного оклада» и т.п.

НАГРАДИТЬ - «ЦЕННЫМ ПОДАРКОМ», «Почетной грамотой…»

Виды поощрений: объявление благодарности, выдача денежной премии, награждение почетной грамотой, награждение ценным подарком, занесение в книгу почета или на доску почета. Повышение работника в должности.

Формулировки мотивов поощрений могут быть разнообразными в зависимости от конкретной ситуации: за перевыполнение плановых заданий. Длительную и добросовестную работу, успешную подготовку и проведение мероприятий и т.п.

Если работники поощряются по донному мотиву, его формулировка вносится в констатирующую часть (аналогично при поощрении одного работника)

Если работники поощряются по разным мотивам, то констатирующая часть (мотив поощрения) включается в распорядительной и указывается в конце каждого пункта приказа.

Приказ о поощрении может предусматривать и разные виды поощрения (премирование, награждение, объявление благодарности, объявление благодарности и др.). В этом случае каждый вид поощрения в приказе будет отражен соответствующим распорядительными словом, а мотив поощрения включается в распорядительную часть.