Наименование работ
| Индекс
| Продолжительность работ,
| В том числе
|
(перечень элементов затрат)
| (шифр затрат)
| всего
| Сократить нельзя
| Можно сократить
или исключить
|
|
| мин
| % к итогу
| мин.
| % к продолжительности данной работы
| мин.
| % к продолжительности данной работы
|
Появление на рабочем месте
|
|
| 1,34%
|
| 70%
|
| 30%
|
Подготовка рабочего места
|
|
| 1,72%
|
| 78,13%
|
| 21, 87%
|
Прием звонков
|
|
| 3,81 %
|
| 100%
|
| 100%
|
обед
|
|
| 9,67 %
|
| 100%
|
| 100%
|
Затраты времени личного характера
|
|
| 4,14%
|
| 77,92%
|
| 22,08%
|
Общение с коллегами не по работе
|
|
| 0, 48 %
|
| 100%
|
| 100%
|
Разбор почты
|
|
| 4, 67 %
|
| 100%
|
| 100%
|
Печатание реестров
|
|
| 9, 51 %
|
| 90,40 %
|
| 9, 60%
|
Наклеивание марок на конверты
|
|
| 7,09 %
|
| 90,91%
|
| 9, 09%
|
Поездка на почту
|
|
| 3,55%
|
| 100%
|
| 100%
|
Регистрация почты
|
|
| 2,50%
|
| 96,77%
|
| 3,23 %
|
Разнесение почты по кабинетам
|
|
| 7,92%
|
| 61,02 %
|
| 38,98%
|
Регистрация писем на отправку
|
|
| 6,31 %
|
| 93,62 %
|
| 6, 38 %
|
Выключение компьютера, сбор документов, уход домой
|
|
| 3, 81 %
|
| 63, 38 %
|
| 36, 62 %
|
Укладка писем в конверты
|
|
| 9,51%
|
| 90, 40 %
|
| 9, 60%
|
Проверка почты и пришедших отчётов
|
|
| 4,75%
|
| 67, 80 %
|
| 32,20%
|
Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы)
|
|
| 5,91%
|
| 81,82%
|
| 18, 18%
|
Регистрация входящих документов
|
|
| 2,04%
|
| 100%
|
| 100%
|
Регистрация отчетов
|
|
| 4,00%
|
| 100%
|
| 100%
|
Сбор писем на передачу в другие управления через главное
|
|
| 6,34%
|
| 76, 27%
|
| 23,73%
|
Подготовка почты для передачи в другие управления через главное
|
|
| 4,73%
|
| 100%
|
| 100%
|
4.3. Причины, мешающие рациональному использованию
рабочего времени.
Лучший день (03.12.12):
Затраты рабочего времени
| Начало и окончание работ
| Фактическое время
| Необходимость затрат
| Целесообразность затрат
| Оправданность затрат времени
| Сознательность определения временного интервала
|
Появление на рабочем месте
| 8. 58-9.00
| 2 мин
| обязательно
| целесообразно
| оправданно
| сознательно
|
Подготовка рабочего места
| 9.00-9. 03
| 3 мин.
| обязательно
| целесообразно
| оправданно
| сознательно
|
Печатание реестров
| 9.03-10.00
| 57 мин.
| обязательно
| целесообразно
| оправданно
| сознательно
|
Наклеивание марок на конверты
| 10. 30- 12.00
| 90 мин.
| обязательно
| целесообразно
| оправданно
| сознательно
|
Поездка на почту
| 14.00-14.13
| 13 мин.
| обязательно
| целесообразно
| оправданно
| сознательно
|
Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы)
| 15.00-15.11
| 11мин.
| необязательно
| нецелесообразно
| неоправданно
| сознательно
|
Укладка писем в конверты
| 12.10-12.30
| 30 мин.
| обязательно
| целесообразно
| оправданно
| сознательно
|
Разнесение почты по кабинетам
| 16.00-16.15
| 15 мин.
| обязательно
| целесообразно
| оправданно
| сознательно
|
Подготовка рабочего места
| 17.40-17.47
| 7 мин.
| обязательно
| целесообразно
| оправданно
| сознательно
|
Выключение компьютера, сбор документов, уход домой
| 17.52-17.57
| 5 мин.
| обязательно
| целесообразно
| оправданно
| сознательно
|
Худший день (30.11.12):
Затраты рабочего времени
| Начало и окончание работ
| Фактическое время
| Необходимость затрат
| Целесообразность затрат
| Оправданность затрат времени
| Сознательность определения временного интервала
|
Появление на рабочем месте
| 9.00-9.11
| 11 мин.
| необязательно
| нецелесообразно
| неоправданно
| сознательно
|
Подготовка рабочего места
| 9.11-9.15
| 4 мин.
| обязательно
| целесообразно
| оправданно
| сознательно
|
Печатание реестров
| 9.45-11.45
| 120 мин.
| обязательно
| целесообразно
| неоправданно
| сознательно
|
Наклеивание марок на конверты
| 12.00-13.00
| 60 мин.
| обязательно
| целесообразно
| оправданно
| сознательно
|
Поездка на почту
| 14.00-14.45
| 45 мин.
| обязательно
| целесообразно
| оправданно
| несознательно
|
Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы)
| 15.00-15.10, 10.10-10.15,12.30-12.40
| 25 мин.
| необязательно
| нецелесообразно
| неоправданно
| сознательно
|
Регистрация отчетов
| 15.30-16.35
| 65 мин.
| обязательно
| целесообразно
| неоправданно
| сознательно
|
Подготовка рабочего места
| 16.36- 16.39
| 3 мин.
| обязательно
| целесообразно
| оправданно
| сознательно
|
Выключение компьютера, сбор документов, уход домой
| 16-42-16.45
| 3 мин.
| обязательно
| целесообразно
| оправданно
| сознательно
|
Факторы помех:
Виды помех, занятия
| Продолжительность, мин
| Возможные причины потерь времени
| Меры по устранению
|
Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы)
| 25 мин.
| Не соответствует поставленной цели, не имеет к ней никакого отношения
| Исключить из своего плана либо уменьшить время на посещения
|
Опаздание на работу
| 11 мин.
| Не соответствует поставленной цели, не имеет к ней никакого отношения
| Вставать раньше; выходить раньше из дому, чтобы успевать на автобус.
|
По пути на почту машина встала в пробку
| 20 мин.
| Не соответствует поставленной цели, не имеет к ней никакого отношения
| Выбирать маршруты, объезжающие пробку
|
Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени
В общем случае к причинам, мешающим рациональному использованию рабочего времени можно отнести следующие:
· Медлительность в действиях;
· Отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;
· Повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
· Распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них о конца;
· Психологическая доброжелательность и готовность всегда прийти на помощь коллеге, что приводит к выполнению работы другого сотрудника и отставание в выполнении собственных функций;
· Психологическая скромность, которая может вызвать затруднения в выполнении обязанностей и невозможность обратиться за помощью к коллегам или начальнику, а затем и увеличение длительности выполнения работ;
· Психологическая несовместимость внутри трудового коллектива и прочие факторы.
В данном случае анализ использования рабочего времени позволил выявить потери и непроизводительные затраты рабочего времени, недостатки сложившейся организации труда. Это дает возможность обосновать конкретные мероприятия и предложения по их устранению, что, в свою очередь, позволит не только добиться сокращения затрат, но и повысит эффективность труда в целом. Объясняется это тем, что наличие потерь – это не просто не занятое работой время, это неосуществимые идеи и замыслы, обеспечивающие эффективность деятельности.
Следовательно, необходимо выявить причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени. Это могут быть как внутренние, так и внешние помехи, которые мешают эффективно трудиться или нарушают запланированный трудовой процесс.