Создание новой пустой таблицы

В Microsoft Access существует способ создания пустой таблицы - это Меню – Создание – Конструктор таблиц - Создание новой пустой таблицы в режиме конструктора.

Рисунок 4 Таблица в режиме конструктора с указанием свойств поля

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать Режим конструктора (Рисунок 4) для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

При сохранении таблицы выводится приглашение создать ключевое поле. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись,- такие как инвентарные номера или коды, еще не были введены, то рекомендуется нажать кнопку Да. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, введены, то это поле можно определить как ключевое.

Наименование поля.

При задании имен полей должно следовать следующим правилам:

1. Имя поля может содержать до 64 символов, но не следует злоупотреблять этой возможностью, задавая слишком длинные имена.

2. Имя поля может содержать буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), прямых скобок ([ ]) и некоторых управляющих символов (с кодами ASCII 0-31).

3. Имя поля не может начинаться с пробела.

4. Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых имен.

5. В качестве имени поля не рекомендуется использовать аббревиатуры или краткие названия.

Несоблюдение этих правил отслеживается средствами СУБД MS Access, но в некоторых случаях это может привести к трудно определяемым ошибкам, поэтому рекомендуется самостоятельно контролировать следование вышеперечисленным правилам в практической работе.

Желательно стараться использовать имена, отличающиеся краткостью, для облегчения их идентификации при просмотре таблиц.

Типы данных.

Имя поля используется для ссылки на данные таблицы. Для определения типа хранимых данных используется тип данных. Тип данных поля вводится в поле ввода столбцаТип данных.В Access допустимыми являются данные следующих типов:

1) текстовый,

2) числовой,

3) денежный,

4) счетчик.

5) даты/времени,

6) логический,

7) поле memo,

8) поле объекта ole,

9) мастер подстановок.

Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе Свойства поля окна конструктора.

Таблица 1.Пояснение свойств полей

Замечание: При вводе имени поля по умолчанию Access присваивает ему текстовый тип данных в 255 символов (Таблица 1.).

Данные в поле текстового типа могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Для изменения размера поля нужно в строкеРазмер поля раздела Свойства поля задать число, определяющее ширину поля (от 1 до 255).

Некоторые поля, например, поле Телефон может вызвать у оператора при наборе данных недоумение – в каком виде набрать номер телефона. Здесь следует воспользоваться маской. В специальном окне Маска ввода раздела Свойство поля набрать с клавиатуры (999)-999-99-99, тогда при наборе данных будет отображена маска (шаблон) в виде (___)--_ __--__--__

Числовые поля.

Над числовыми полями возможно выполнение математических операций

Прежде, чем установить размер поля, подумайте, какие значения будете хранить в нем. Выбрав оптимальное значение, можете сэкономить место для хранения данных. Для указания количества десятичных знаков после запятой используется свойство поля Число десятичных знаков. Оно может принимать значение от 0 до 15. АтрибутАвтоданного свойства служит для автоматической установки количества знаков после запятой.

Используя значение свойстваРазмер поля, можно установить следующий размер для полей числового типа (Таблица 2).

Таблица 2 Размер для полей числового типа

Ниже приведены свойства поля по типу данных Числовое, размером поля
Целое, а формат задан пользователем.

Рисунок 5 Пример пользовательского формата для задания цены товара в у.е.

Для полей типа Числовой кроме размера поля нужно задать формат (Таблица 3)..

Таблица 3 Примеры форматов.

Поля типа Счетчик.

Поля типаСчетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу.

Их значения являются уникальными, последовательно возрастающими на единицу при добавлении каждой новой записи или могут быть любыми случайными числами.

Такие поля позволяют проводить автоматическую нумерацию данных вне зависимости от того, в какое место таблицы вставляются данные, что бывает очень удобно при ведении различных кодификаторов, ключей и упорядоченных массивов данных, так как создает условия для применения алгоритмов быстрой сортировки и поиска данных.

Поля типа Дата/время.

Использование специальных форматов для хранения дат и времени полей, в которых данные представлены в специальном формате, предоставляет ряд дополнительных преимуществ:

1. Access позволяет вводить и отображать даты в нескольких форматах. Конкретный вариант отображения даты/времени устанавливается в свойстве Формат поля окна конструктора таблиц. При хранении данных эти форматы автоматически преобразуются во внутреннее представление данных.

2. При вводе дат Access осуществляет проверку формата данных и допускает ввод только правильных дат.

Некоторые поля, например, поле Дата продажи может вызвать у оператора при наборе данных затруднение – в каком виде набрать дату продажи. Здесь следует воспользоваться маской. Задав прежде Краткий формат даты, в специальном окне Маска ввода раздела Свойство поля выбрать построитель, с помощью которого подобрать маску для краткого формата даты с соответствующим заполнителем, например, знаком подчеркивания, тогда получим маску 00.00.0000;0;_ ,а при наборе данных будет отображена маска (шаблон) в виде _ _._ _._ _ _ _, например, 01.12.2009.

Логические поля.

Логические поля используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений. Свойство Формат поля для поля логического типа позволяет использовать специальные форматы или один из трех встроенных: Истина/Ложь, Да/НетилиВкл/Выкл. При этом значения Истина, Да и Вкл эквивалентны логическому значению True, а значения Ложь, Нет и Выкл эквивалентны логическому значению False.

Если выберете встроенный формат, а затем будете вводить эквивалентное логическое значение, то введенное значение будет отображаться в выбранном формате. Например, если значениеTrue илиВкл вводится в элемент управления типаПоле, для которого в свойствеФормат поля указано Да/Нет, то введенное значение тут же преобразуется в Да.

При создании специального формата удалите текущее значение из свойства Формати введите свой собственный формат.