Мегаобучалка Главная | О нас | Обратная связь

Сортировка и фильтрация. Министерство образования и науки Российской Федерации




Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агенство по образованию

Южно-Россиский государственный технический университет

(Новочеркасский политехнический институт)

 

Практическое использование MS ACCESS

Методические указания

 

 

Новочеркасск 2009

 


УДК 004(075.8)

ББК 32.81

 

Рецензенты:

 

 

Л.Н. Филиппенко, Г.Г. Филиппенко. Практическое использование MS ACCESS. Методические указания / Юж.-Рос. гос. техн. ун-т.- Новочеркасск: ЮРГТУ, 2009.-18 с.

 

 

Данная работа содержит методические указания по выполнению лабораторных работ в ACEESS (Microsoft Office 2007).

Предназначено для студентов вузов всех специальностей и форм обучения, изучающих дисциплину ”Информатика”.

Печатается в авторской редакции.

 

 


Лабораторная работа

Практическое использование MS ACCESS

Целью работыявляется приобретение первоначальных навыков работы в MS ACCESS.

Постановка задачи

Предположим, в Excel имеем следующую таблицу:

Таблица 1

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ В EXCEL

ФИО_студента Предмет Оценка
Иванов И.И. Информатика
Иванов И.И. История
Иванов И.И. Инженерная графика
Иванов И.И. Высшая математика
Иванов И.И. Программирование
Петров П.П. Информатика
..................... ................................. ...

Если предположить, что ширина первого столбца 25 символов, второго – 40, третьего – один (вполне достаточно чтобы хранить число от двух до пяти), то нетрудно подсчитать, сколько байт (символов) необходимо для хранения информации о 10 000 студентах за 10 семестров (по 5 экзаменов в каждом семестре):



10 000 х 5 х 10 = 500 000 – столько строк будет в таблице;

25 х 500 000 = 1 250 000 байт (в первом столбце);

40 х 500 000 = 2 000 000 байт (во втором столбце);

1 х 500 000 = 500 000 байт (в третьем столбце);

1 250 000 + 2 000 000 + 500 000 = 3 750 000 байт (во всей таблице).

При решении этой же задачи в Access памяти потребуется во много раз меньше.

Если учет и хранение этой информации организовать в ACCESS, то получим три таблицы:

Таблица 2

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ В MS ACCESS

Таблица Студенты   Таблица Предметы   Таблица Сессия
Название поля Размер поля Название поля Размер поля   Название поля Размер поля
Код_студента   Код_предмета   Код_студента
ФИО   Название_предмета   Код_предмета
            Оценка

Таблица Студенты содержит 10 000 записей (Код_студента и ФИО), для хранения которых необходимо: 10 000 х (2+25) = 270 000 байт.

Таблица Предметы содержит 5 х 10 =50 записей (Код_предмета и название предмета – по 5 предметов в семестре, 10 семестров), для хранения которых необходимо: 50 х (2+40) = 2 100 байт.

Таблица Сессия содержит 10 000 записей (Код_студента, Код_предмета и оценку), для хранения которой необходимо: 10 000 х (2+2+1) = 50 000 байт.

Итого для хранения всей информации в Access понадобится:

270 000 + 2 100 + 50 000 = 322 100 байт,

что более чем в 10 раз меньше, чем при проектирование таблицы в Excel.

Второе преимущество – быстрый поиск информации - тоже налицо: быстрее найти все сведения о ком-то из студентов, организуя поиск не по всей фамилии, а всего по двум символам – Коду_студента.

Постановка задачи в Access. Необходимо:

ü создать базу данных, которая содержит оценки студентов одной группы за один семестр (для простоты), т.е. три таблицы (см. табл.2);

ü наполнить ее данными;

ü организовать запросы об «отличниках», «хорошистах», «троечниках» и неуспевающих, а так же начислить стипендию всем студентам (отличникам - 200% от 1900 р., имеющим одну четверку – 100%, остальным – 0);

ü организовать удобные формы для ввода информации по предметам, по студентам;

ü получить отчеты об успеваемости студентов и о начислении стипендии;

ü создать простейшие макросы для открыванием и закрыванием таблиц.

Проектирование таблиц

Запускается Access аналогично другим программным продуктам Microsoft Office.

Сначала следует создать базу данных, в которой будут сохранены все другие Access-объекты: таблицы, запросы, формы и т.д. В левом верхнем углу окна Access нажмите на кнопку Office и выберите команду Создать. В правой части окна появится поле для ввода имени базы данных. Щелкните левой кнопкой мыши по значку , расположенному справа от этого поля, для выбора папки, в которой будет храниться Ваша база данных (установите папку, в которой Вы все время работаете), и задайте также имя базы данных, например, SESSIYA. После этого щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Access автоматически добавит расширение имени базы данных .accdb.

2.1. Создание таблицы Студенты в режиме конструктора

Создавать таблицу удобнее в режиме Конструктор. Перейдите в режим Конструктор, щелкнув мышкой на кнопке ленты Главная. Открывается диалоговое окно, в котором Access предлагает ввести имя таблицы. Введите имя первой таблицыСтуденты - и нажмите на кнопку .

Задайте имена полей, их тип и т.д. (см. табл. 3).

Таблица 3.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦЫ СТУДЕНТЫ

Имя поля Где задавать Что задавать
Код_студента Тип данных Счетчик
На ленте Конструктор Ключевое поле (если не задано по умолчанию - наличие значка слева от поля)
ФИО Тип данных Текстовый
Свойства поля, Размер поля
Свойства поля, Обязательное поле Да

Закройте таблицу (не закройте случайно Access!), щелкнув мышью на кнопке внутреннего окна (таблицы Студенты), подтвердив сохранение.

2.2. Ввод данных таблицы Студенты

В левой части окна Access, в поле Все таблицы,выделите таблицу Студенты, после чего щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выберите элемент Открыть. Введите в столбце поля ФИО любые четыре фамилии. Закройте таблицу. Если появится диалоговое окно с подтверждением сохранения, сохраните таблицу.

2.3. Создание таблицы Предметы в режиме конструктора

На ленте Созданиенажмите на пиктограмму .

Задайте имена полей, их тип и т.д. (см. табл. 4).

Таблица 4.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦЫ ПРЕДМЕТЫ

Имя поля Где задавать Что задавать
Код_предмета Тип данных Счетчик
На ленте Конструктор Ключевое поле
Название_предмета Тип данных Текстовый
Свойства поля, Размер поля
Свойства поля, Обязательное поле Да

Закройте таблицу, подтвердив сохранение и дав таблице имя Предметы.

2.4. Ввод данных таблицы Предметы

Ввод данных в таблицы Предметы осуществляется аналогично п.2.2.

Введите в таблицу Предметы четыре предмета: информатика, история, высшая математика и физика. Закройте таблицу, подтвердив сохранение.

2.5. Создание таблицы Сессия в режиме конструктора

На ленте Созданиенажмите на пиктограмму для входа в режим Конструктор. Задайте имена полей, их тип и т.д. (см. табл. 4).

Таблица 4.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦЫ СЕССИЯ

Имя поля Где задавать Что задавать (записать)
Код_студента Тип данных Числовой
Код_предмета Тип данных Числовой
Оценка Тип данных Числовой
Свойства поля, Размер поля Байт
Свойства поля, Значение по умолчанию
Свойства поля, Условие на значение >1 and <6
Свойства поля, Сообщение об ошибке Можно вводить только числа от 2 до 5!
Свойства поля, Обязательное поле Да

Закройте таблицу, подтвердив сохранение, дав таблице имя Сессияи не создав ключевого поля.

2.6. Ввод данных таблицы Сессия

Щелкните на таблице Сессия в поле Все таблицы двойным щелчком мыши.

Введите в таблицу Сессия для первого студента (код равен единице) оценки «5» по всем предметам (коды предметов от одного до четырех).

2.7. Изменение свойств полей таблицы Сессия в режиме конструктора

Нетрудно заметить, что ввод очень неудобный: необходимо перед собой иметь перечень фамилий студентов и предметов с их кодами. Вспомним, как удобно было задавать, например, тип данных и организуем такой же ввод для полей Код_студента и Код_предмета.

Для таблицы Сессия войдите в конструктор (Вы таблицу не закрывали. Для входа в режим конструктор надо нажать на кнопку ) и в Типе данных поля Код_студента выберите Мастер подстановоки далее:

- включить Объект ”столбец подстановки” будет использовать значения из таблицы или запроса (данные будут браться из таблицы Студенты), и нажать на кнопку ;

- в поле Показать задать Таблицы, выделить таблицу Студентыинажать на кнопку ;

- с помощью кнопки выбрать поля Код_студента и ФИО инажать на кнопку ;

- задать порядок сортировки элементов списка, выбрав в первом поле ФИО и , после чегонажать на кнопку ;

- нажать на кнопку ;

- появляется сообщение «Перед созданием связи необходимо сохранить таблицу. Выполнить это сейчас?») Нажать на кнопку .

Для поля Код_студента в Свойствах поля написать в строке Подпись следующее: ФИО студента (при отсутствии данного значения в качестве подписи использовалось имя поля: Код_студента).

В Типе данных поля Код_предмета выберите Мастер подстановок и далее проделайте следующее:

- включить Объект ”столбец подстановки” будет использовать значения из таблицы или запроса (данные будут браться из таблицы Предметы), и нажать на кнопку ;

- в поле Показать задать Таблицы, выделить таблицу Предметыинажать на кнопку ;

- с помощью кнопки выбрать поля Код_предмета и Название_предмета инажать на кнопку ;

- задать порядок сортировки элементов списка, выбрав в первом поле Название_предмета и , после чегонажать на кнопку ;

- нажать на кнопку ;

- появляется сообщение «Перед созданием связи необходимо сохранить таблицу. Выполнить это сейчас?») Нажать на кнопку .

Для поля Код_предмета в Свойствах поля написать в строке Подпись следующее: Предмет (при отсутствии данного значения в качестве подписи, вы заметили, использовалось имя поля: Код_предмета).

Теперь осталось организовать выбор значений из списка с помощью мышки для поля Оценка (тип данных):

- выбрать из списка Мастер подстановок;

- включить Будет введен фиксированный набор значений, нажать на кнопку ;

- Число столбцов: 1(оставить без изменения), в колонке таблицы Столбец1 ввести столбиком числа от 5 до 2 (для перемещения вниз пользоваться мышкой или клавишей ↓), и нажать на кнопку .

Закройте таблицу, подтвердив ее сохранение.

2.8. Ввод остальных данных таблицы Сессия

Щелкните на таблице Сессия в поле Все таблицы двойным щелчком мыши.

Введите в таблицуСессия для остальных студентов оценки по всем предметам так, чтобы были студенты всех четырех категорий («отличник», «хорошист», «троечник» и «двоечник»). Данные добавляются после последней записи и выбирайте их из раскрывающихся списков.

После ввода данных закройте таблицу Сессия, подтвердив сохранение изменений.

Сортировка и фильтрация

Сортировку и фильтрацию проделайте для таблицыСессия. Откройте ее двойным щелчком мыши в поле Все таблицы. Отсортируйте таблицу:

- по фамилиям студентов в алфавитном порядке (щелчком мыши сделайте текущим столбец ФИО_студента, на ленте Главная нажмите на пиктограмму поля Сортировка и фильтр);

- по оценкам (сначала «5», затем «4» и т.д.);

- по предметам в алфавитном порядке.

Отфильтруйте таблицу по следующим признакам:

- оставьте в таблице только «отличные» оценки: кто, по каким предметам получил «пятерки» (сделайте текущим столбец Оценка, станьте на любую запись в этом поле с оценкой «5», нажмите кнопу на ленте Главная в поле Сортировка и фильтр и выберите элемент Равно 5);

- оставьте в таблице только все сведения для предмета Информатика (выполняется аналогично).

Для отмены фильтра используется кнопка , расположенная на ленте Главная в поле Сортировка и фильтр.

Закройте таблицу, подтвердив сохранение.

Схемы

На ленте Работа с базами данныхнажмите на кнопку . В окне Схема данных вы увидите, что таблица Студенты связана с таблицей Сессия по средствам поля Код_студента.

Чтобы убедиться, что структура таблиц правильная, проделайте действия, описанные далее. Щелкните два раза левой кнопкой мыши на линии, связывающей эти таблицы, и, в открывшемся окне установив признак: Обеспечение целостности данных, нажмите на кнопку ОК. Появившиеся символы 1 («единица») и («бесконечность») говорят о том, что структура таблиц правильная (если не получилось, то в структуре есть ошибки, которые необходимо найти и устранить при разработке «серьезного» продукта, но которые в данном примере Вам особенно не помешают).

Щелкните два раза левой кнопкой мыши на линии, связывающей таблицы Предметы и Сессия по средствам поля Код_предмета, и, установив признак: Обеспечение целостности данных, нажмите на кнопку ОК (выполняется аналогично).

Закройте окно Схема данных.





Читайте также:


©2015 megaobuchalka.ru Все права защищены авторами материалов.

Почему 3458 студентов выбрали МегаОбучалку...

Система поиска информации

Мобильная версия сайта

Удобная навигация

Нет шокирующей рекламы


(0.071 сек.)