Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

3. Справочная литература.

Справочная литература, произведения печати, предназначенные для получения сведений разнообразного характера (научного; прикладного и др.), что определяет форму изложения и построения. Издания Справочная литература не рассчитаны на сплошное и систематическое чтение, а лишь на выборочное. Для содержания Справочная литература характерны широта тематических рамок, стремление к максимальной полноте сведений по данному конкретному вопросу, сочетающиеся с предельно лаконичной формой изложения и таким расположением материала, которое способствует прежде всего быстрому нахождению необходимой информации. Во многих видах Справочная литература их основу составляет такой жанр, как справочная статья, содержание, объём, форма которой определяется типом справочника и его строения — словарного или систематического. В сфере научно-информационной деятельности, осуществляющей сбор, переработку, хранение, поиск и распространение закрепленной в документах научной информации, Справочная литература выполняет важные функции как авторитетный и традиционный вид информационных источников, ряд которых условно можно отнести к вторичным источникам.

Среди многообразных по содержанию и формам изданий Справочная литература различают отраслевые справочники и издания универсального типа, а также освещающие комплексные проблемы или циклы проблем. Виды Справочная литература весьма различны по содержанию и объёму — от многотомных энциклопедий, представляющих собой систематизированные своды знания, до небольших памяток чисто информационного характера. Большинство справочников принадлежит к разовым или непериодическим изданиям; в числе периодически издаваемых — различные ежегодники (например, Ежегодники энциклопедические, статистический ежегодник «Народное хозяйство»). При всей условности классификации Справочная литература можно выделить некоторые основные её виды. Так, Справочная литература включает энциклопедии (универсальные и отраслевые), энциклопедические словари, лингвистические и терминологические словари, справочники общего характера (политические, географические, статистические. и пр.), разнообразную справочно-информационную литературу (издательские каталоги, путеводители и др.). К справочной литературе примыкают производственные справочники для работников различных специальностей. Большой удельный вес в Справочной литературе по названиям приходится на издания разнообразной справочно-информационной литературы, а по тиражам и по объёму выпуска — на энциклопедические издания. Удельный вес выпуска Справочная литература в общем выпуске литературы сравнительно невелик. Однако Справочная литература — один из наиболее перспективных видов литературы. Для неё характерны высокие темпы роста, обусловленные необходимостью закрепления научных открытий в специальных справочных изданиях, аккумулирующей ролью этих изданий, тенденции развития которых связаны с увеличением объёма информации в ходе научно-технической революции, а также повышением избирательности специалистов и др. читателей к потребляемой информации, ростом культурного и образовательного уровня. Демографический фактор (рост народонаселения) заметно влияет на увеличение выпуска массовых справочных изданий (энциклопедии, словари, политико-экономические и географические справочники и др.). Совершенствуется техника изготовления специальных справочников (применение разъёмных креплений для периодические дополнения изданий, новых видов приложений — пластинок, плёнок, магнитофонных записей, стереоскопических устройств), появляются новые виды справочников (картотеки микрофильмов, микрокарт, оснащенных специальными читающими устройствами, и др.). Развитие Справочная литература тесно связано с развитием всей системы научной информации, которой уделяется большое внимание во всём мире.

С расширением международного экономического сотрудничества, научных и культурных связей большое распространение получили международные справочные издания: универсальные («Statistical yearbook», «Demographic yearbook», «Statesman's yearbook»), отраслевые (статистический ежегодник с.-х. и продовольственные организации ООН «Production yearbook», ежегодное справочное издание по учреждениям науки, высшего образования и культуры «The world of learning» и др.), а также справочные издания экономических комиссий ООН по крупным регионам мира (Европа, Азия и Дальний Восток, Африка, Лат. Америка).