Поиск записей при помощи Формы

С помощью диалогового окна формы данных можно выполнять поиск нужных записей, задавая различные критерии поиска.

После нажатия кнопки Критерии на экране появится незаполненная форма с заголовками полей. Задайте в соответствующее поле ввода критерий

Поиск записей при помощи Формы

С помощью диалогового окна формы данных можно выполнять поиск нужных записей, задавая различные критерии поиска.

После нажатия кнопки Критерии на экране появится незаполненная форма с заголовками полей. Задайте в соответствующее поле ввода критерий

Сортировка данных

Записи в списке расположены хаотически, что значительно усложняет поиск нужных данных. Поэтому целесообразной является сортировка данных.

Сортировкой списка называется упорядочение его записей по возрастанию или убыванию значения одного или нескольких полей. Поле, по значению которого сортируется список, называется ключом(ключевым полем).

Для этого предназначена команда Сортировка во вкладке ДанныенаЛенте(ГруппаСортировка и фильтр). В результате на экране появится диалоговое окно.

Кнопка Добавить уровень позволяет производить сортировку по нескольким уровням. Например, отсортировать список работников по Отделам, а в пределах каждого отдела отсортировать Фамилии по алфавиту:

Фильтрация данных

Поиск данных удобней осуществлять не с помощью формы, а при помощи фильтров, которые предоставляют ряд дополнительных возможностей.

Фильтрация отличается от сортировки тем, что в процессе фильтрации происходит не переупорядочивание записей а исключение из совокупности тех записей, которые не соответствуют заданным критериям.

Автофильтр

Наиболее простой и удобный способ фильтрации заключается в использовании Фильтра. В случае применения Фильтра на экране отображаются только те записи, которые соответствуют критериям отбора.

В первой строке рядом с заголовками каждого столбца появляется кнопка со стрелкой. С ее помощью можно открыть список , содержащий все значения полей в столбце. На экран будут выведены только те записи, которые соответствуют заданному критерию отбора.

Используя команду Текстовые (Числовые) фильтры можно настроить условия отбора:

Выбрав нужную команду, или нажав на команду Настраиваемый фильтр, можно открытьПользовательский автофильтр:

Предположим нас интересуют только в пределах Стоимости от 6000 до 10000. Воспользуемся строкойНастраиваемый фильтр. В результате откроется диалоговое окно Пользовательский Автофильтр

Списки, полученные вследствие фильтрации , а также столбцы в которых был применен фильтр, выделяются : номера отобранных записей(строк) окрашиваются в синий цвет.

Промежуточные итоги

Использование функции Итоги из меню Данные позволяет выполнять детальный анализ сводных показателей для групп данных, объединенных каким-нибудь общим признаком. Данные должны быть предварительно отсортированы!!!

Пусть требуется найти суммарную выручки по каждой книги

Предварительно отсортируем таблицу по наименованию товара:

Откройте окно Промежуточные итоги при помощи кнопки Промежуточные итоги на вкладке Данные

В поле При каждом изменении в: задайте Наименование товара
В поле Операция задайте обобщающую функцию Сумма
В поле Добавить итоги по: выберите поля Количество и Стоимость
Итоги под данными помещают строки итогов под соответствующими данными

Обратите внимание на элементы структуры , появившиеся слева от таблицы
Скрыть детали (свернуть таблицу) можно при помощи кнопки с изображением знака "минус"
Кнопка со знаком "плюс " позволяет расшифровать данные более высшего уровня.
Цифры обозначают уровни структуры

Щелкните по цифре 2, чтобы повысить уровень группировки

Щелкните по значку "плюс" и просмотрите подробные данные о продаже, определенной книги

При необходимости убрать итоги снова воспользуйтесь командой Промежуточные итоги и нажмите кнопку Убрать Все. Итоговые функции для промежуточных итогов Для подведения итогов данных списка можно использовать следующие операции. Укажите используемую функцию в раскрывающемся списке Операция диалогового окна Промежуточные итоги (команда Итоги, меню Данные). Операция Результат Сумма Сумма чисел. Эта операция используется по умолчанию для подведения итогов по числовым полям. Кол-во значений Количество записей или строк данных. Эта операция используется по умолчанию для подведения итогов по нечисловым полям. Среднее Среднее для значений в списке. Максимум Максимальное число. Минимум Минимальное число. Произведение Результат произведения всех значений в списке. Кол-во чисел Количество записей или строк, содержащих числа. Несмещенное отклонение Несмещенная оценка среднего квадратического отклонения генеральной совокупности по выборке данных. Смещенное отклонение Смещенная оценка среднего квадратического отклонения генеральной совокупности по выборке данных. Несмещенная дисперсия Несмещенная оценка дисперсии генеральной совокупности по выборке данных. Смещенная дисперсия Смещенная оценка дисперсии генеральной совокупности по выборке данных.

 

Консолидация

Инструмент Консолидацияпозволяет объединить таблицы, находящиеся на разных рабочих листах и даже в разных книгах. Но такие таблицы должны иметь идентичную структуру.

Пусть имеются следующие таблицы (обратите внимание, что набор продуктов в таблицах различается, но структура таблиц одинаковая

На рабочем листе Квартал необходимо просуммировать данные за три месяца.

Сделайте активной ячейку на рабочем листе Квартал.

Воспользуйтесь вкладкой Данные – Консолидация.

В списке Функция выберите операцию для обработки консолидируемых данных – Сумма

В поле ввода Ссылка укажите диапазоны ячеек, данные которых должны подвергнуться консолидации.
Наиболее удобно отмечать диапазон ячеек при помощи мыши.

1. Установите курсор ввода в поле Ссылка
2. Выполните щелчок на ярлычке листа Продажа 01.01
3. Выделите диапазон ячеек A3:D12
4. Нажмите кнопку Добавить

Аналогичным образом включите остальные диапозоны.

Т.к. верхняя строка и левый столбец содержат заголовки таблицы, включим их в итоговую таблицу, установив соответствующие флажки в области Использовать в качестве имен.

Если между исходными данными должна быть установлена динамическая связь , необходимо включить флажок Создавать связи с исходными данными.

Нажмите кнопку OK и через некоторое время появится итоговая таблица.

При необходимости таблицу можно отредактировать, удалив лишний столбец

Диаграммы и графики Диаграммой называется графическое представление числовых данных в соответствии с некоторой системой условностей, определяемой типом диаграммы. Диаграммы упрощают сравнение и восприятие чисел, поэтому они весьма популярны. За каждой диаграммой стоит свое содержание Ряд данных Рядом данных называется последовательность значений, размещенных в смежных ячейках электронной таблицы. Если эти значения задают величины, которые должны быть отображены на диаграмме, то говорят о ряде данных. Если в ячейках ряда содержатся значения, отображаемые на диаграмме в качестве оцифровки, то говорят о ряде категорий Категории Категорией называется сечение всех входящих в диаграмму рядов данных, отображаемое в соответствии названию или значению категории. Например, в графике почасового изменения температуры категориями являются конкретные значения времени, в которые производились измерения температуры. В столбчатой диаграмме объемов продаж различных изделий категорией является название конкретного изделия. Категории задают последовательность развития процесса или разбивают ряд данных на несколько отдельных событий или явлений. В реальных диаграммах количество категорий всегда конечно (обычно оно равно длине рядов данных). Легенда Легендой называется совокупность условных обозначений и заголовков рядов данных, предназначенная для установления их однозначного соответствия. Ось Осью называется вспомогательная линия на диаграмме, предназначенная для сопоставления графическому изображению значения и категории. Различают горизонтальную (Х, времени или категорий) и вертикальную (Y, значений) оси, основные и вспомогательные оси (последние, как правило, используются на смешанных диаграммах). Оцифровка Оцифровкой оси называется совокупность надписей, отмечающих на осях опорные точки, соответствующие отдельным категориям или значениям Оцифровка - это не всегда цифры, ею могут быть, например, названия изделий или дней недели Далеко не всегда отдельная надпись оцифровки соответствует каждой категории - все зависит от размера диаграммы Типы диаграмм Типом диаграммы называется система условностей, определяющая связь исходных данных с изображением диаграммы. Чаще других встречаются диаграммы следующих типов: Линейчатые диаграммы Линейчатыми называются диаграммы, аналогичные гистограммам, но с вертикальным расположением оси категорий и горизонтальным направлением столбцов, длина которых пропорциональна значениям, заданным рядом данных. В линейчатой диаграмме оси повернуты на 90 градусов, поэтому ось X расположена слева. Таким образом, гистограммы- это линейчатые диаграммы с расположением оси X снизу. Существуют трехмерные варианты линейчатых диаграмм и гистограмм, которые придают им объемность. В Excel предусмотрен также другой стиль представления линейчатой диаграммы и гистограммы- диаграмма с накоплением. Накопление как бы добавляет размерность диаграмме, позволяет, например, сравнивать объемы продаж как между различными периодами времени, так и внутри каждого из них. Диаграммы с накоплением объединяют возможности круговых и линейчатых диаграмм. Пример линейчатой диаграммы Гистограммы Гистограммой называется диаграмма с горизонтальным расположением оси категорий, в которой значения ряда данных определяют высоты последовательно расположенных вертикальных столбиков. При наличии в гистограмме нескольких рядов данных вертикальные столбики объединяются в группы, каждая из которых соответствует одной категории Пример гистограммы Диаграммы с областями Диаграммой с областями называется график с заливкой пространства между линией графика и осью X Диаграмма с областями представляет собой один из видов графических диаграмм, где области, расположенные ниже графиков, закрашиваются соответствующим цветом. При наличии в диаграмме с областями нескольких рядов данных значения первого ряда откладываются вверх от оси X, а значения последующих рядов - вверх от значения точки в той же категории, соответствующей предыдущему ряду Пример диаграммы с областями   Круговые диаграммы Круговой диаграммой называется диаграмма, в которой значениям ряда данных пропорциональны площади секторов круга. На круговой диаграмме отображается только первый из заданных рядов данных, остальные ряды игнорируются. Первое значение ряда данных определяет площадь сектора, левая граница которого направлена от центра круга вертикально вверх. Круговая диаграмма имеет только один ряд данных.       Кольцевые диаграммы Кольцевой диаграммой называется диаграмма, в которой значениям рядов данных пропорциональны площади секторов концентрических колец. В отличие от круговой диаграммы на кольцевой диаграмме можно отобразить несколько рядов данных Пример кольцевой диаграммы Точечная диаграмма Фазовой или точечной диаграммой называется диаграмма, в которой нет оси категории. Обе оси декартовых координат являются осями значений. Местоположение точки определяется значениями двух рядов данных, одно из которых задает ее горизонтальную, а второе - вертикальную координату Пример точечной диаграммы Лепестковая диаграмма Лепестковой называется диаграмма, в которой местоположение маркеров данных задается в полярной системе координат. Значение из ряда данных определяет расстояние маркера от центра диаграммы (величину радиуса) Категория определяет угловую координату точки (наклон радиуса) Пример лепестковой диаграммы Смешанная диаграмма Смешанной диаграммой называется совокупность двух или более диаграмм одинакового или различных типов, построенных на одной оси категорий. В смешанных диаграммах может быть несколько осей значений. Наиболее распространены сочетания: гистограмма + график с одной осью значений гистограмма + график с двумя осями значений гистограмма + диаграмма с областями с одной осью значений Пример смешанной диаграммы График или линейная диаграмма Графиком называется диаграмма, в которой каждому значению ряда данных соответствует точка расстояние которой от оси категорий пропорционально этому значению. Если отдельные точки графика соединены, то такой график называется графиком с соединительными линиями. При отсутствии соединительных линий на графике присутствуют только значки (квадраты или ромбы), соответсвующие точкам – маркеры.

Построение диаграмм