Основной документ для слияния может быть создан в новом окне или использовать уже существующий документ Word

После выполнения команды Слияние на экране появляется одноименное диалоговое окно.

Это же окно можно вывести на экран, выполнив команду Создать меню ФАЙЛ и на вкладке Письма и факсы выбрать Мастер писем. В появившемся окне выбрать Письма для слияния. При выборе последнего появится окно Слияние.

В окне Слияние следует нажать кнопку Создать и по раскрывшемуся меню выбрать тип основного документа. Теперь может быть создан основной документ, но без полей слияния, которые станут доступными после создания источника данных

Подготовка источника данных.

Источник данных содержит значения полей слияния для основного документа. Наиболее часто используются уже готовые источники - табличные документы Word, электронные таблицы Excel, базы данных Access и др. Можно оперативно создавать новые источники в виде текстового документа Word табличной структуры или с помощью запроса на языке Microsoft Query.

После нажатия кнопки Получить данные из раскрывшегося меню следует выбрать источник данных. При этом указывается:

- Создать источник данных - если для слияния будет подготовлен новый источник данных;

- Открыть источник данных - если будет использоваться уже существующий источник данных.

Новый источник данных создается только в формате текстового документа Word.

Если в качестве источника данных используется существующий файл, указывается имя файла, формат данных, способ преобразования файла.

Если при подготовке слияния первый этап был пропущен, здесь можно нажать кнопку Правка, перейти к основному документу слияния и осуществить размещение в нем как постоянной информации, так и полей слияния. При выполнении команды выводится панель инструментов Слияние. С помощью кнопок этой панели можно корректировать основной документ и источник данных, а также управлять процессом слияния.

Объединение.

Для выполнения объединения основного документа с источником данных следует нажать кнопку Объединить на панели инструментов Слияние. Для контроля процесса слияния следует нажать кнопку Поиск ошибок и указать способ проверки:

- создать только отчет об ошибках;

- создать составной документ, сообщая об ошибках по мере их обнаружения;

- создать составной документ и отчет об ошибках.

Результата слияния - вид основного документа: печатный документ или файл, сообщение для электронной почты, факс выбирается в окне Слияние из списка в окне

Если вывод составных документов осуществляется по электронной почте или через факс, выполняется дополнительная настройка. Отправка документа слияния может осуществляться как в виде отдельного документа Word, вложенного в сообщение электронной почты, так и в виде текстового почтового сообщения.

Для создания составного документа можно использовать все записи или подмножество записей источника в заданном диапазоне номеров. Можно выполнить отбор записей источника по условиям - кнопка Отбор записей вызывает окно задания условий. Отдельные условия могут быть связаны между собой логическими операторами и/или.

Для упорядочения выводимых составных документов на вкладке Сортировка записей указываются поля и направление сортировки - по возрастанию/убыванию значений указанных полей.

Основный документ, подготовленный для слияния, допускает и обратное преобразование - в обычный документ Word. Для этого в диалоговом окне Слияние следует выбратьОсновной документ и в раскрывшемся списке выбрать Преобразовать в обычный документ.

9.13. Создание надписей, колонтитулов, оглавлений,
закладок.

Надпись в документе Word можно рассматривать как контейнер, в котором размещаются вложенные документы. Над всеми объектами, находящимися в таком контейнере, можно выполнять совместные операции: удаление, перемещение, копирование, изменение размеров и др.

Для создания надписи в документе Word выполняется команда Надпись меню ВСТАВКА.

Положение надписи в документе можно настраивать, выделив ее и выбрав в контекстном меню, вызванном на границе надписи, опцию Формат надписи. Появляющееся диалоговое окно содержит несколько вкладок, с помощью которых можно изменять размер, положение надписи относительно текста, цветовое оформление надписи и др.

Страницы документов Word могут содержать верхние и нижние колонтитулы - области, располагающиеся в верхней и нижней части каждой страницы и содержащие определенный текст. Простейший колонтитул состоит из номера страницы. Однако в него также может быть включена любая информация, отражающаяся в верхней или нижней части страницы. Создание колонтитулов выполняется с помощью команды Колонтитулы меню ВИД. При выполнении этой команды на экран выводится панель инструментов Колонтитулы, кнопки которой позволяют создать и отредактировать колонтитулы.

Области верхнего и нижнего колонтитулом обычно располагаются от левого до правого поля страницы по горизонтали, а по вертикали их положение определяется размерами верхнего и нижнего поля и расстоянием от края страницы до колонтитула, заданными в окне диалога Параметры страницы. Если вставленные в колонтитул данные требуют больше места, то Word увеличивает размер соответствующего поля страницы, чтобы расширить область колонтитула. При этом элементы колонтитула не накладываются на основной текст. Однако часть колонтитула можно расположить и за пределами области колонтитулов. Для этого применяются следующие приемы:

- чтобы изменить положение верхней или нижней границы колонтитула, следует перетащить маркер на вертикальной линейке. Кроме того, можно отрегулировать положение области колонтитула на вкладке Поля окна диалога Параметры страницы;

- чтобы сдвинуть текст колонтитула влево или вправо от полей, следует задать для одного или нескольких абзацев колонтитулов отрицательное значение левого или правого отступа. Для этого используется горизонтальная линейка или окно диалога Абзац;

- текст колонтитула можно частично или полностью вставить в надпись Word и перетащить его в любое место страницы. Несмотря на это, полученный кадр продолжает оставаться частью колонтитула, поэтому изменить его можно только выполнением команды Колонтитулы меню ВИД.

Обычно на каждой странице документа выводится один и тот же колонтитул. Тем не менее, существует несколько способов добиться отображения в документе различных колонтитулов. Прежде всего, можно создать отличающийся колонтитул для первой страницы документа или раздела. Можно задавать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц документа. Указанные действия задаются установкой соответствующих флажков на вкладке Макет диалогового окна Параметры страницы меню ФАЙЛ. Следует заметить, что отличающийся колонтитул первой страницы устанавливается для отдельного раздела документа, но различия между колонтитулами четных и нечетных страниц устанавливаются для всего документа. Наконец, если документ разбит на разделы, их колонтитулы могут иметь разное содержание. Изначально колонтитулы каждого следующего раздела соединяются с колонтитулами предыдущего раздела, т.е. выглядят точно так же.

К документу Word можно добавить оглавление, в котором будут перечислены все заголовки и номера страниц, на которых они находится. Для создания оглавления следует выполнить следующие действия:

- убедиться в том, что каждому заголовку, включаемому в оглавление, назначен стиль. Проще всего воспользоваться встроенными стилями Заголовок 1 – Заголовок 9;

- установить курсор в том месте документа, где будет вставлено оглавление.

- выполнить команду Оглавление и указатели меню ВСТАВКА;

- выбрать вкладку Оглавление;

- если требуется вместо встроенных стилей заголовков воспользоваться другими, нажать кнопку Параметры, чтобы открыть окно диалога Параметры оглавления. В этом окне можно выбрать стили, включаемые в оглавление, и связать с ними определенные уровни в оглавлении.

- для изменения внешнего вида оглавления подбирать значения параметров до тех пор, пока примерный вид оглавления в поле Образец не будет соответствовать желаемому. Можно задать формат оглавления, способ выравнивания номеров страниц, число уровней и символ-заполнитель. Также можно разрешить или запретить показ номеров страниц.

Определенные места в документе могут быть помечены для быстрого возврата к ним в дальнейшем. Чтобы пометить какое-либо место документа, надо создать закладку. Создание закладки осуществляется с помощью команды Закладка меню ВСТАВКА.

В диалоговом окне команды следует ввести имя создаваемой закладки. Этот способ может применяться для пометки любого количества мест в документе. Закладки можно сделать видимыми, выполнив команду Параметры меню СЕРВИС и установив на вкладке Вид флажок Закладки.

Чтобы быстро переместить курсор в место, помеченное закладкой, следует выполнить команду Закладка меню ВСТАВКА или нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F5, в открывшемся диалоговом окне Закладка выбрать ее имя, присвоенное при пометке текста и нажать кнопку Перейти. Word переместит курсор в помеченную позицию. К аналогичному результату приведет выполнение команды Перейти меню ПРАВКА. В диалоговом окне команды в списке Объект перехода следует выбрать Закладка.

10. Вставка и изменение полей Word. Структура кода поля Word. Способы вычисления полей при помощи ключей.

1. Коды полей "Сведения о документе".

FileName – имя файла;

FileSize – размер файла;

NumChars – количество символов в документе;

NumWords – количество слов;

NumPages – количество страниц;

Author – автор;

Title – название документа;

DocProperty – вставка указанного свойства документа.

Замечание: информация берётся из свойств документа (Кнопка Microsoft Office -Подготовить – Свойства – Свойства документа).

1. Поле = (формула)

Чтобы получить числовой результат, вставьте поле формулы {= } и поместите в него соответствующую математическую формулу, например {= Сумма1 * 2}. Можно использовать математические операторы ( +, -, *, /, %, ^) или функции (SUM, PRODUCT, MAX, MIN). Имена закладок вводятся как текст (Сумма1).

1. Дата и время.

DATE – вставка текущей даты. По умолчанию дата вставляется в формате 2.6.15. Если требуется изменить формат, добавьте символы \@" " и введите между кавычками инструкции:

D, DD, DDD, DDDD – день месяца в виде 1, 01, пн, понедельник;

М, ММ, МММ, ММММ – месяц в виде 9, 09, сен, сентябрь;

YY, YYYY – год в виде 03 или 2003.

Код поля {DATE \@"DDDD D ММММ YY"} даст результат Понедельник 1 сентябрь 2003.

• Создание полей
• Обновление полей
• Использование полей

Поля используются для размещения в документе Word переменных данных. Поля позволяют организовать автоматическое обновление данных в документе, выполнять вычисления, устанавливать связи с другими документами и объектами, создавать перекрестные ссылки и многое другое. Наиболее часто в документах встречаются поля PAGE, которое вставляется при добавлении номера страницы, и DATE, которое вставляется при выборе команды Дата и время (меню Вставка).

Каждое поле может отображаться на экране в двух видах:

• код поля – {DATE},
• значение поля 19/10/01.

Коды полей отображаются внутри фигурных скобок ( { } ). Для переключения от одного способа отображения к другому можно воспользоваться командой контекстного меню Коды/значения полей (или клавишами Shift+F9).

Замечание:При установке курсора на текст (значение или код) поля, он закрашивается серым цветом. Это позволяет определить, что данный фрагмент текста является полем и оценить его границы. При печати документа серый фон поля не отображается.

Создание полей

Word предоставляет несколько способов внедрения полей в текст документа:

• Все поля Word можно вставить с помощью команд меню Вставка – Поле.
• Можно вставить поля с помощью некоторых команд меню Вставка(Дата и время, Номера страниц, Сноска, Название, и т.д.) или кнопок специализированных панелей инструментов (панель Формы);
• Можно нажать клавиши CTRL+F9, чтобы вставить пустые фигурные скобки (ограничивающие поле фигурные скобки нельзя вводить с клавиатуры), и ввести соответствующие инструкции между ними.

на содержание

Обновление полей

Значения полей могут быть обновлены автоматически или вручную в любое удобное пользователю время.

• Чтобы обновить отдельное поле, выделите поле или его значение, а затем нажмите клавишу F9.
• Чтобы обновить все поля в документе, выберите команду Выделить все в меню Правка, а затем нажмите клавишу F9.
• Для автоматического обновления всех полей документа перед выводом его на печать выполните команды меню Сервис – Параметры – на вкладыше Печать установите флажокОбновлять поля.

на содержание

Использование полей

• Вставка номеров страниц
• Ввод даты и времени
• Добавление названий к таблицам, рисункам, формулам и другим элементам
• Вставка ссылок на объекты
• Использование полей слияния
• Вставка сносок на литературу
• Сбор оглавления документа