Тема 2.3. Учетные регистры

Записать операцию на счетах – это значит отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах, являющихся учетными регистрами.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Учетные регистры являются, по существу, носителями данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Учетный регистр – это специальные формы, предназначенные для учетных записей.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации.

Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. После того как вся карточка заполнена, записи продолжают вестись на новом бланке той же карточки, с присвоением ему очередного порядкового номера страницы.

Карточки открываются на год. Открытие карточки регистрируется в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.

В настоящее время карточки являются одним из самых распространенных видов регистров, применяемых организациями. В основном они используются для аналитического учета товарно – материальных ценностей, затрат на производство, различных расчетов.

Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготовляются типографским способом из менее плотной бумаги и имеют больший формат.

Формат и графление свободных листов в зависимости от их назначения могут быть различными.

Свободные листы обязательно имеют соответствующее название (например, журнал – ордер, ведомость и др.), указание периода, на который рассчитан тот или иной учетный регистр (месяц, квартал), и таблицу, в которую непосредственно производятся учетные записи.

Они хранятся в особых папках – регистраторах и заводятся, как правило, на месяц, квартал.

Запись в учетные регистры осуществляется ручным способом или при помощи компьютера.

При ручном способе операции регистрируются вручную чернилами или шариковой ручкой (в случае если необходимо иметь несколько экземпляров – путем копирования). При компьютерном способе запись производится с использованием компьютерных бухгалтерских программ.

Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано.

Рассмотрим действующий порядок исправлений, вносимых в учетные регистры.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и методом "красного сторно".

Корректурный способ применяется в случае, если ошибка, допущенная в учетном регистре, не затрагивает корреспонденцию счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Сущность корректурного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым (или под зачеркнутым – в зависимости от имеющихся возможностей) пишется правильный текст или сумма.

Зачеркивание производится тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре.

Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах – подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах – подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая там "Исправленному верить" и правильный текст или сумму.

В бухгалтерской практике часто встречается выражение «записать красным» или «сторно». Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «минус»).

Нормативными документами порядок производства записей "сторно" не определен.

На практике применяются два распространенных варианта такой записи:

· сторнировочная запись делается чернилами или пастой красного цвета;

· число, подлежащее сторнированию, записывается пастой или чернилами того же цвета, что и остальные записи, а затем обводится вокруг сплошной чертой.

После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делается соответствующая отметка для облегчения последующей проверки правильности разноски.

По окончании месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом.

Свободные листы могут применяться в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей. Они просты в изготовлении и экономичны в использовании.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируются, переплетаются и сдаются на хранение в текущий архив организации.

По видам записей (по назначению) учетные регистры бывают хронологическими, систематическими и комбинированными.

Хронологические регистры предназначены для хронологической записи операций, то есть по порядку их совершения без какой–либо группировки и систематизации.

Эти регистры выполняют контрольные функции при проверке полноты отражения операций.

Систематические регистры используются для систематической записи операций.

В этих регистрах операции группируются по определенным признакам (регистры для ведения бухгалтерских счетов).

Примером систематического регистра является Главная книга.

Комбинированные регистры сочетают в себе признаки хронологических и систематических регистров.

Выбор того или иного вида учетного регистра обуславливается требованиями оптимальной организации учетного процесса на конкретном участке работы.

Применяемая технология обработки первичной учетной информации должна позволять не только своевременно формировать отчетность, но и предоставлять возможность оперативного снятия информации и формирования данных для управленческого учета.

Именно система применяемых регистров позволяет наиболее оперативно переходить от данных бухгалтерского учета к управленческому учету.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Коммерческая тайна представляет собой сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с гражданским законодательством.

Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, если она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами.

Информация, составляющая служебную или коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными законами.

Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.

Не вправе разглашать информацию, представляющую коммерческую тайну, и государственные органы, выполняющие функции контроля, сбора налогов, получения и обработки информации.

Налоговым законодательством установлено, что к разглашению налоговой тайны относится, в частности, использование или передача другому лицу сведений, представляющих собой производственную или коммерческую тайну налогоплательщика, ставших известными должностному лицу налогового органа, органа налоговой полиции, органа государственного внебюджетного фонда или таможенного органа, привлеченному специалисту или эксперту при исполнении ими своих обязанностей.

В случае нарушения этого правила соответствующие государственные органы и их сотрудники несут ответственность, предусмотренную федеральными законами.

По уголовному законодательству Российской Федерации незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, являются преступлением в сфере экономической деятельности и влекут уголовную ответственность.

Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами.

В Российской Федерации установлен следующий перечень сведений конфиденциального характера:

§ сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

§ сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

§ служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с гражданским законодательством;

§ сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее);

§ сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации;

§ сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

К сведениям, не составляющим коммерческую тайну, относятся:

§ учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и Устав;

§ документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);

§ сведения по установленным формам отчетности о финансово – хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему;

§ документы о платежеспособности;

§ сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;

§ документы об уплате налогов и обязательных платежах.

Таким образом, состав и объем сведений, представляющих собой коммерческую тайну, определяется собственником информации согласно действующему законодательству. Собственник информационных ресурсов или уполномоченные им лица имеют право контролировать исполнение требований по защите информации и запрещать или приостанавливать обработку информации в случае невыполнения этих требований.