Понятие экспертизы ценности документов. Нормативно Методическая регламентация

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Современные требования к методике составления и применения номенклатуры дел в организации и структурных подразделений

Пояснительная записка

ВКР-46.01.01-СК-31-13-10380-19 ПЗ

 

 

Выпускник _____________ А.Е. Улитенко

 

Руководитель _____________ Ю.В. Синцова

 

Председатель предметно-

цикловой комиссии _____________ И.В. Сонина

 

Консультанты

по практической части _____________ Ю. А. Сидоренко

 

Нормоконтроль _____________ С.И. Зыкова

 

 

Защищена на «__________________» «_____» ______________2016 г.

 

Руководитель _____________ Ю.В. Синцова

 

Братск 2016

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение.............................................................................................................. 3

1 Экспертиза ценности документов.................................................................... 5

1.1 Понятие экспертизы ценности документов. Нормативно - методическая регламентация.................................................................................................. 6

1.2 Критерии экспертизы ценности.............................................................. 7

1.3 Порядок проведения экспертизы ценности документов..................... 11

2 Подготовка и передача дел в архив организации..................................... 14

2.1 Оформление дел.................................................................................... 14

2.2 Составление описей............................................................................... 16

2.3 Порядок передачи документов в архив организации......................... 17

Заключение........................................................................................................ 18

Список использованных источников............................................................... 20

Приложение А Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 21

Приложение Б Форма Листа-заверителя дела................................................ 23

Приложение В Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения 24

Приложение Г Форма внутренней описи........................................................ 25

Приложение Д Форма годового раздела описи дел длительного хранения 26

Приложение Е Форма описи дел постоянного, внутреннего (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации ....................... 27

Приложение Ж Годовой раздел описи дел постоянного хранения................ 28

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В выпускной квалификационной работе была рассмотрена тема «Экспертиза ценности документов. Подготовка и передача дел в архив". Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Основным нормативным документом, определяющим и регламентирующим организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях и на предприятиях является Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Основные положения ЕГСД представляют научно - упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает: экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения.

Правила оформления документации при передаче дел в архив заслуживает серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

Актуальность работы состоит в том, что большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии:

1. документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;

2. использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;

3. хранение документов и сведений о них с целью последующего использования.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова. Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение довольно ограниченного времени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы корпорации, представляют ценность только для самого предприятия.

Третьи, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение; как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, материальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале – бессрочно, т.е., по документной терминологии, постоянно.

В работе особое внимание будет уделено требованиям к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций.

Цель выпускной квалификационной работы: изучить правила оформления и передачу дел в архив.

Для достижения поставленной цели необходимо решить задачи:

1. Изучить правила оформления дел.

2. Проанализировать признаки и критерии ценности документов.

3. Рассмотреть порядок передачи дел в ведомственный архив.

 

Экспертиза ценностей документов

Понятие экспертизы ценности документов. Нормативно Методическая регламентация

Экспертиза ценности документов – важное звено в организации документооборота предприятия в целом. Это составляющая многих процессов, связанных с разработкой номенклатуры дел, с дачей дел в архив, их уничтожением. Экспертиза лежит в основе определения сроков хранения документов и выделения особо ценных дел организации. Без экспертизы ценности невозможно построить работу с документами в современной организации. Понятие «экспертизы ценности документов» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, фирм содержат информацию, ценность которой различна. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудования, штаты специальных работников. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение .

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» рассматривает понятие «экспертизы ценности документов» как «отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев».

В Энциклопедии делопроизводства экспертиза ценности документовопределяется как «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение».

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

1.действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
2. типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

3.нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. Для определения сроков хранения документов используются специальные спра­вочники, называемые перечнями документов со сроками хранения. Они бывают несколь­ких видов. Каждая служба ДОУ должна иметь Перечень типовых управленческих докумен­тов, образующихся в деятельности организа­ций, с указанием сроков хранения. Если в организации откладываются чертежи и другие научно-технические документы, надо иметь Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архи­вы России.

Таким образом, экспертиза ценности документов играет важную роль для деятельности любой организации. Так как изучает состав и содержание документов организации на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. В состав научно-методической регламентации входят: типовые перечни документов со сроками хранения; перечни документов постоянного хранения; ведомственные (отраслевые) перечни документов со сроками хранения.