Порядок проведения экспертизы ценности документов

Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве в процессе формирования дел. В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находится в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации. В то же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел к следующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов. Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводством.

Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации. Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения – с дела №1 по номенклатуре, то есть с вопросов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы. Только при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов. Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно). Ответственный момент экспертизы – выявления документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащую более полную информацию.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть полистно в целях выявления и изъятия, ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры. Определённую группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения. Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК организации состоит из следующих этапов:

1. составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);

2. проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;

3. запись ЭД на машинные носители;

4. проверка качества записи;

5. описание ЭД;

6. проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

7. подготовка комплекта сопроводительной документации.

В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объём документа.

Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к унижению дел данного структурного подразделения.

В акты на уничтожение включается только в те дела, срок хранения которых уже истек (Приложение А).

Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения , если организация передает свои документы на хранение в государственный архив.

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем.

Подготовка и передача дел в архив

Оформление дел

Все дела любой организации подлежат оформлению при их заведении в начале года и дооформлению по завершении года. Перед передачей в архив организации дела постоянного и длительного сроков хранения должны быть дооформленыи описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях).

С делами временного хранения (до 10 лет включительно) такая обработка не проводится, они могут храниться в тех же обложках (скоросшивателях), в которых осуществлялось формирование. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел. Эта работа проводится сотрудниками службы документационное обеспечение управления (ДОУ) и соответствующих подразделений, в ведении которых находилось заведение и оформление дел, при методической помощи и под контролем экспертной комиссии (ЭК) организации. Если документы из архива организации в дальнейшем поступят на государственное хранение-то и под контролем государственного архива. Дооформление дел для сдачи в архив включает в себя следующий комплекс работ:

1. пересистематизация документов в деле. В процессе формирования дела документы подшиваются в хронологическом порядке: по датам поступления и порядковым номерам; переситстематизировать документы в деле – значит переложить их так, чтобы первый документ был в начале дела;

2. составление листа-заверителя дела. При закрытии дела оформляется лист-заверитель дела. Он имеет установленную форму и помещается в конце дела (Приложение Б). В листе-заверителе ограничиваются следующие особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями, номера крупномасштабных листов, а также номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. При необходимости характеризуются особенности физического состояния документов;

3. нумерация листов дела. Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу нумератором или черным графинным карандашом; иллюстративные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу; лист-заверитель не нумеруется; листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно;

4. оформление реквизитов обложки дела по установленной форме. Для этого необходимо:

5. уточнить наименование организации, её подчинённость на период создания документов, включенных в дело. Если наименования организации или структурного подразделения менялись, то на обложке приводятся оба названия пишется над прежним;

6. уточнить заголовок дела (тома, части). В необходимых случаях в заголовок вносятся номера приказов, протоколов и др. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома;

7. указать количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Листы каждого тома нумеруются отдельно;

8. указать крайние даты (это дата самого раннего и самого позднего документы включенных в дело). Крайние даты проставляются арабскими цифрами. Например, 09.01-29.07.2002. Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении должностного лица, на которое оно заведено (Приложение В).

9. Подшивка или переплёт дела. Документы, составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются на четыре протокола в твердую обложку или переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплёту) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

10. Составление в необходимых случаях внутренней описи (Приложение Г) документов дела.

11. Внутренняя опись составляется в дела, содержащие особо ценную и личную документацию, а также в случаях, если заголовки дел не раскрывают по основной конкретное содержание документов, например: «Приказы директора по основной деятельности».

Внутренняя опись является своеобразным оглавлением дела и способствует обеспечению сохранности документов. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи, то есть подшивки последнего документа в дело.

Составление описей

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу, оформленные в соответствии с правилами, составляющая описи. Основные правила работы с архивом организации дают следующе определение термину «архивная опись».

Архивная опись –это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи выполняют три основные функции:

1. закрепляют систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера по описи;

2. обеспечивают учет и сохранность документов;

3. раскрывают учет и сохранность документов.

Опись является одновременно и учетным документом, и справочником по содержанию, обеспечивающим оперативным поиск документов. Описи составляются по установленной форме ( Приложение Д, Е). Опись дела составляется ежегодно, через год после завершения дел в делопроизводстве. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагают по степени значимости в том порядке, в каком они систематизированы в номенклатуре дел приложения (Приложение Ж).

Сдаточная опись продолжается годовыми разделами до включения в неё 1000 дел, затем заводят опись №2. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в неё включены годовые разделы свободных описей дел постоянного хранения за 5 лет. В организациях с большим объемом документов постоянного хранения свободная опись продолжается до четырехзначной цифры заголовков, затем составляется опись, которой присваивается следующий номер и самостоятельная нумерация заголовков дел. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.