Критерии экспертизы ценности

Документы как источники информации равноценны. Одни содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций.

Особое значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение. Документы «по личному составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют срок хранения, а затем уничтожаются.

По срокам хранения документы подразделяются на три группы:

1. документы постоянного хранения;

2. документы длительного хранения (свыше 10 лет) хранения;

3. документы временного хранения (до 10 лет включительно).

В процессе проведения экспертизы ценностей документов решаются две задачи:

1. отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, для длительного хранения (свыше 10 лет);

2. выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.

Экспертиза ценностей документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков хранения на основе принятых критериев.

В результате проведения экспертизы ценностей:

1. устанавливается комплекс экспертизы ценности;

2. производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истёкшими сроками хранения;

3. определяются уникальные и особо ценные дела;

4. осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, предоставляющими интерес для науки и истории.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности-это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов. К критериям происхождения относятся:

1. роли место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;

2. значимость выполняемых функций;

3. время и место образования документов.

Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы. К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.

Вторую группу составляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в этой группе в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организации этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы. К критериям содержания относятся:

1. значимость отраженных в документах событий;

2. значения информации, содержащейся в документе;

3. повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;

4. вид документа;

5. подлинность документа;

6. Вид документа. Наиболее полно основную деятельность организации отражают;

7. организационно-учредительные распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;

8. справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах.

Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период – от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

Повторение и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом.

Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом вышестоящей организации. К критериям внешних особенностей относятся:

1. форма фиксирования и передачи содержания;

2. удостоверение и оформление документа;

3. физическое состояние документа.

Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии их оценки: значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия. Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа. Первый этап проводится в текущем делопроизводстве:

1. при разработке и составлении номенклатуры дел;

2. при регистрации документов;

3. при направлении исполненных документов в дела;

4. при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации. Третий этапэкспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.