Документационное обеспечение управления в организации и его сущность

Управленческая деятельность в абсолютно любой компании основывается на обработке всех поступающих официальных документов в независимости от различных способов их пересылки, видов определенных носителей, а также производстве документной информации, официальных документов, которые предназначены для внутреннего использования на самом предприятии, для внешнего применения. Все это предполагает наличие определенных технологий обработки. Для преобразования всей информации и поступающих документов в информацию, которая направлена именно на достижение определенного результата, служат специализированные технологии. Данное понятие «технология» применяется в промышленном производстве, а также определяется некоторая как система способов обработки материалов, приемов изготовления товаров в производственном процессе.

Распространяя все содержание данного понятия на документационное обеспечение управления, а также учитывая некоторую специфику информационных процессов, на которых оно основывается, технологию ДОУ можно определить, как систему способов и методов сбора и передачи, а также обработки и накопления, хранения определенных документов, документной информации именно на основе использования единых методических приемов, правил. [2] Хотелось бы отметить, что в управлении достаточно широко применяются электронные средства создания, а также обработки документов, именно поэтому документооборот может рассматриваться как составная часть всего информационного обеспечения управления. Он состоит из движения информационных потоков предприятия, то есть их получение и обработка, а также переработка и использование.

Какая бы технология не применялась для обработки документов, организация документооборота всегда должна основываться на некоторых принципах, или же правилах, которые обеспечивают оперативное прохождение документов по самому короткому пути, с наименьшими временными затратами. Работа с документами, в не зависимости от определенной организационно-правовой формы, строится именно на основе различных законодательных, а также нормативно-методических актов, которые касаются некоторых вопросов документирования, работы предприятий. [3]

Нормативно-правовая база делопроизводства является совокупностью определенных законов и нормативных правовых актов, а также методических документов, которые регламентируют технологию создания документов и их обработки, а также хранения, использования в текущей работе организации, деятельность службы делопроизводства, то есть ее структуру и функции, а также штаты и техническое обеспечение и прочие аспекты.[4]

То есть, она регулирует определенные правила оформления всех документов, определенные правила работы с различными документами, обеспечение сохранности всех документов, а также порядок их передачи на архивное хранение, различные юридические аспекты, которые связаны с документами, и прочие вопросы. Управление организацией представляется как определенный процесс получения некоторой информации, и ее обработки, а также принятия управленческого решения, доведения его до конечного исполнителя. Для принятия наиболее правильного управленческого решения нужна полная и оперативная, а также достоверная информация.

Определенный уровень полноты информации характеризуется ее объемом, также информация должна быть особенно оперативной, то есть такой, чтобы за время передачи, обработки данной информации состояние дел в организации не поменялось. Уровень достоверности информации определяется некоторой степенью соответствия ее содержания именно объективному состоянию дел на предприятии. Рабочее место руководителя компании информация должна поступать в такой форме, которая бы существенно облегчала ее восприятие, а также дальнейшую обработку. [5]

Определенная часть информации, которая используется при управлении организацией, фиксируется в различных документах. То есть именно документ является носителем определенной информации. В качестве данного носителя может выступать бумага или же диск компьютера, а также фото, кинопленка и прочее. Ключевой функцией делового документа является фиксация различной административной, управленческой информации.

Огромное значение документов для организации предприятия сложно переоценить. Информация, которая является зафиксированной в документах, является отражением работы предприятия, а также является фундаментом любого бизнеса. Существенную часть всей служебной информации сотрудники компании получают именно с помощью документов. На любом предприятии на составление различных документов, на работу с ними уходит примерно 60% всего рабочего времени. На основании различных документов происходит принятие соответствующих управленческих решений.

Очень части документы являются основным аргументом в различных спорных ситуациях. Этим подтверждается первичное определение такого термина, как «документ», то есть «способ доказательства».[6]

Делопроизводство является деятельностью по созданию различных документов, а также дел именно в соответствии с определенными государственными стандартами, организации работы с ними, то есть создание необходимых условий для движения и поиска, а также хранения документов.

Определим ключевые задачи делопроизводства. Они заключаются в: оформлении различных деловых документов именно в соответствии с требованиями различных стандартов; создании необходимых условий для постоянного движения документов, а это организация регистрации всех документов, постоянный контроль различных стандартов; создании необходимых условий для постоянного движения документов, а это организация регистрации всех документов, постоянный контроль за их движением, сроками их выполнения; создании определенных условий для поиска всех исполненных документов, а это формирование документов в дела именно в соответствии с номенклатурой дел; создании требуемых условий для хранения всех документов предприятия.

Хотелось бы отметить, что под системой документирования принято понимать некоторую совокупность различных процессов по созданию определенных видов документации, которые отражают деятельность организации, предприятия. Документирование – это ключевая составная часть делопроизводства. Документирование состоит из различных операций по подготовке и составлению, а также согласованию и оформлению, изготовлению документов. Ключевыми характеристиками документооборота можно назвать маршрут движения, включающий в себя все инстанции по пути движения документа от его создания и до его подшивки в дело, а также время, которое затрачивается на прохождение всех документов по данному маршруту. Именно отсюда и выводится ключевое правило организации документооборота на предприятия, а это оперативное прохождение любого документа по самому короткому, прямому маршруту с минимальными временными затратами. [7]

Какая бы ни применялась технология в обработке документов, организация документооборота в компании должна быть основана именно на некоторых принципах, или же правилах, которые и обеспечивают быстрое и оперативное прохождение всех документов по самому короткому пути с минимальными временными затратами. К данным принципам организации системы документооборота на предприятии можно отнести: централизация различных операций по приему, а также первичной обработке, отправке определенных документов; существенное уменьшение количества различных инстанций прохождения, а также полное исключение определенных возвратных движений документа, которые не обусловлены деловой необходимостью; маршрутизация определенных видов документов; однократность регистрации определенного документа; организация процесса предварительного рассмотрения документов; вынесение определенных резолюций, которые по возможности точно определяют исполнителя и поручение, а также срок исполнения; полное исключение различных необоснованных согласований, а также организация параллельного согласования всех документов одновременно несколькими сотрудниками предприятия; уменьшение уровня подписания всех документов; полное исключение или же максимальное ограничение различных возвратных движений всех документов; обеспечение единообразия в порядке прохождения, а также всех процессах обработки ключевых категорий документов, именно исходя из того, что любое перемещение документа должно быть именно оправданным.

Можно сказать, что четкое соблюдение указанных принципов дает возможность существенно улучшить все документационное обеспечение аппарата управления именно за счет:

1) прямоточности направления всех документопотоков, а также полного исключения дублирующих или же повторных операций по подготовке, обработке определенных документов;

2) ритмичности движения всех документов, именно она обеспечивает их равномерное поступление, а также способствует пропорциональной загрузке специалистов аппарата управления, а также службы делопроизводства.

Процесс управления просто пронизан различной информацией, которая и является фундаментом для принятия различных управленческих решений. Данный процесс всегда строится именно на работе с различными документами, где фиксируется информация. Именно поэтому документационное обеспечение управления, то есть делопроизводство любого предприятия или же организации рассматривается на сегодняшний день как ключевая обслуживающая функция управления. Данная функция обладает своими специфическими задачами. Она должна выполняться определенным самостоятельным, обособленным подразделением предприятия, то есть службой документационного обеспечения управления или службой ДОУ.

Если говорить о наименовании данной службы документационного обеспечения управления, то нужно особенно отметить, что на сегодняшний день служба ДОУ имеет самые разнообразные названия. Это может быть управление делами или же отдел делопроизводства, а также отдел документационного обеспечения управления и общий отдел, секретариат и канцелярия и прочее. Нужно особенно отметить, что четкое и конкретное наименование службы ДОУ в принципе не имеет значения, но при его выборе нужно учитывать ряд факторов. Определим данные факторы: структура подразделения, то есть имеет или же не имеет оно внутреннюю структуру, сложной или же не сложной она является; требования, которые предъявляются к названию, то есть название должно быть несложным и легко запоминающимся; определенные существующие делопроизводственные традиции в организации.[8]

Если рассматривать службу документационного обеспечения управления, то нудно выделить её ключевые функции и определенные задачи. К ключевым задачам службы ДОУ принято относить следующие: совершенствование различных форм, а также методов работы с документами; обеспечение определенного единого порядка документирования, а также организации работы со всеми документами; построение информационно-поисковых систем, контроля исполнения, а также подготовки документов к передаче в архив именно в соответствии с существующими нормативами; уменьшение документооборота; проведение унификации форм документов; разработка, а также внедрение нормативных, методических документов по совершенствованию всего документационного обеспечения управления на предприятии, его структурных подразделениях; внедрение инновационных информационных технологий в работу с документами на предприятии.

В состав определенных типовых функций службы ДОУ входят разнообразные виды работ, которые делятся на технологические и организационные, а также методические и контрольные.

Среди различных организационных функций службы ДОУ можно выделить следующие: подготовка к докладу руководства определенных поступающих документов; организация четкого и своевременного рассмотрения всех документов руководством предприятия; регулирование всего хода исполнения различных документов, а также прохождения, исполнения документов в строго установленный срок; организация хранения всех документов в различных структурных подразделениях предприятия; организация работы архива именно в соответствии с утвержденными правилами и инструкциями, методическими рекомендациями; повышение квалификации сотрудников делопроизводственной службы, а также архива; организация рабочих мест сотрудников делопроизводственной службы, также автоматизированных рабочих мест (АРМ), различных условий труда сотрудников всей делопроизводственной службы; организация процесса делопроизводства по различным обращениям граждан; разработка определенных мероприятий по совершенствованию определенных форм, а также методов работы со всеми документами.[9]

К различным контрольным функциям принято относить следующие: контроль за четкостью и правильностью оформления всех документов, которые представляются на подпись руководителю предприятия; контроль за исполнением сроков документов; осуществление постоянного контроля за правильностью оформления, а также формирования в различных структурных подразделениях организации дел, которые подлежат сдаче в архив; организация контроля за правильностью работы с документами во всех структурных подразделениях предприятия; обобщение сведений о ходе, а также результатах исполнения всех документов, постоянное информирование руководства предприятия по данным вопросам; обеспечение хранения всех дел, а также оперативного использования различной документной информации. [10]

Ключевым вопросом при постановке процесса делопроизводства на предприятии можно назвать определение некоторой структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), а также ее должностного, численного состава.