Сущность контроля исполнения служебных документов

Контроль за исполнением служебных документов является одной из основных обязанностей всех должностных лиц и имеет целью обеспечить своевременное и точное их выполнение.

Цель контроля -содействие своевременному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, получение информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

На контроль берутся все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются прямые поручения о проведении практических мероприятий, представлении предложений, докладов, заключений и о проведении различного рода специальных работ.

Контроль за исполнением приказов и других руководящих служебных документов руководитель осуществляет лично. Приказом руководителя назначается ответственное лицо, которое обязано вести журнал контроля. Обязанности лиц, осуществляющих контроль за исполнением служебных документов систематически следить за ходом исполнения служебных документов, находящихся на контроле, предупреждать возможность их невыполнения и докладывать обо всех случаях задержки исполнения руководителю, обобщать работу по исполнению документов, вносить на рассмотрение руководителя предложения об улучшении контроля, постоянно иметь необходимые сведения о ходе исполнения документов.

Контроль осуществляется за исполнением служебных документов, как поступающих из вышестоящих органов, так и направляемых в подчиненные органы управления.

Служебные документы, подлежащие контролю, учитываются по журналу (карточке) контроля за исполнением служебных документов. Содержание журнала контроля за исполнением служебных документов или заносятся в память персональных электронных вычислительных машин (ПЭВМ), в которых должны быть отражены: дата, регистрационные номера, краткое содержание документа, поручения должностных лиц, срок исполнения, фамилия исполнителя, отметка об исполнении и другие необходимые данные. [16]

Документ считается исполненным, когда изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена. В исполненном документе и журнале контроля должны быть отметки исполнителя с указанием, каким номером (входящим, исходящим или инвентарным) исполнен документ, дата исполнения и номер дела, в котором документ должен быть подшит (служба, место, где он хранится). На документах, по которым поставленные вопросы решены в рабочем порядке, исполнитель на обороте последнего листа делает отметку (справку), когда, как решен вопрос, после чего заверяет своей подписью.

Документ снимается с контроля после полного разрешения вопросов, поставленных в нем. Решение о снятии с контроля принимает руководитель. О снятии документа с контроля в журнале контроля делается соответствующая отметка.

Если срок исполнения служебного документа в поручении или самом документе не указан, документ должен быть исполнен в срок не более месяца, а документы с отметкой «срочно» - не более 3 дней. В десяти дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание «оперативно».

Срок исполнения исчисляется в календарных днях от даты подписания первоначального поручения вышестоящим должностным лицом.

Если поручение по исполнению служебного документа дается нескольким должностным лицам, то указывается должностное лицо, ответственное за исполнение документа в целом.

Если в поручении ответственное лицо не указано, то за исполнение документа в целом ответственным является должностное лицо, указанное в поручении первым, которое обязано организовать в установленный срок исполнение и согласование документа с должностными лицами, указанными в поручении, а в случае необходимости–и с другими должностными лицами.[17]
Неслучайно при оценке деятельности работника отмечаются не только его профессионализм, уровень образования, но и исполнительская дисциплина.

Для осуществления контроля в структуре службы ДОУ обязательно предусматривается создание специализированных подразделений.

Если в организации отсутствует должный контроль исполнения, то это может привести к следующему:

1) документы часто теряются;

2) документы не выполняются в срок или вообще не выполняются;

3) текущая работа исполнителей с документами, как правило, не поддается никакому контролю;

4) при возникновении вопросов практически невозможно восстановить историю

работы с документами и вклад в неё каждого из исполнителей.

Контроль за исполнением служебных документов - это комплекс мероприятий, направленных на качественное и своевременное исполнение данных по документам поручений.

Если в организации объем документооборота значителен, целесообразно ввести в ее штат специальную службу, осуществляющую контроль за исполнением поручений. Такими подразделениями могут быть:

1) ·контрольно-инспекторская служба,

2) группа контроля,

3) инспекция по контролю и т.д.

Названия подразделений не унифицированы. Численный состав таких групп даже в крупных организациях не превышает 3-4 человек.

Вопросы КИД находятся в непосредственном ведении инспектора по контролю за исполнением документов. Однако по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы контроля или службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов. Например, последний пункт приказа (распоряжения) может формулироваться так: «Контроль за исполнением приказа возложить на ...». Как правило, контроль возлагается на сотрудника службы ДОУ, руководителя структурного подразделения или заместителя руководителя организации.

В небольших учреждениях контроль осуществляется или одним из сотрудников службы ДОУ, или секретарем.

Группы контроля являются вспомогательными подразделениями при руководителе и работают под его руководством, но в организационном и административном отношении они подчиняются руководителям службы ДОУ.

Контролировать все без исключения документы невозможно, да это и не требуется. Исходя из специфики и опыта работы на предприятии, для организации КИД разрабатываются:

1) методика ведения КИД,

2) перечень документов, подлежащих обязательному контролю.

Основными задачами службы контроля исполненияявляются:

1) фиксировать все поставленные на контроль входящие, исходящие и внутренние документы, указания, поручения, задания, мероприятия, управленческие решения;

2) формировать справочно-информационный банк данных по контролируемым документам и поручениям;

3) корректировать массив хранимой контролируемой информации при изменении срока исполнения, состава исполнителей, содержания заданий и при движении документа в процессе работы с ним;

4) информировать руководителей, исполнителей, контролеров и сотрудников службы ДОУ о состоянии и ходе исполнения документов, осуществлять оперативный поиск справочных сведений о документах;

5) напоминать руководителям, исполнителям и контролирующим лицам и подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений;

6) фиксировать факты исполнения или неисполнения контролируемых документов;

7) анализировать уровень исполнительской дисциплины по учреждению в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и т.п.

Служба контроля осуществляет следующие операции:

1) формирование картотеки контролируемых документов;

2) направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;

3) выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

4) напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

5) получение информации о ходе и результатах исполнения;

6) запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

7) регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

8) сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

9) снятие документов с контроля по указанию руководителей;

10) формирование картотеки исполненных документов.

В основе технологии контроля исполнения документов лежит применяемая в учреждении система регистрации документов. Контроль может быть:

1) централизованным,

2) децентрализованным,

3) смешанным.

1) Централизованная форма контроля предпочтительна, так как позволяет

иметь в одном месте все данные о контролируемом массиве, документах, находящихся в стадии исполнения.

2) Децентрализованный контроль осложняет контроль исполнения

документов, так как функции контроля осуществляются во множестве пунктов регистрации документов. Документы, зарегистрированные в канцелярии учреждения, контролируются на двух уровнях: в контрольном подразделении канцелярии и секретарями в структурных подразделениях.

Такая форма контроля оправдывается только при условии особой специфики работы в структурных подразделениях, а также при их территориальной разобщенности. Во всех случаях он приводит к дублированию контрольных действий, увеличивает штаты контролирующих структурных подразделений.

3) Смешанные формы контроля наиболее распространены, так как позволяют проводить первичный контроль (операции по постановке документов на контроль и снятию с него) специализированной контрольной службой, а ведение контроля осуществлять в структурных подразделениях.