Понятие и виды служебных документов

Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Рассмотрим основные виды служебных документов. Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Именно эти документы позволяют управлять объектами по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативно-правовым актам. С помощью распорядительных документов решаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресат – конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники. [11]

В связи с особой ролью, которую играют распорядительные документы в системе управленческой документации, необходимо дать более подробную характеристику требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа. Основная задача распорядительных документов – придание юридической силы действию руководителя.

Рассмотрим примеры документов, входящих в систему распорядительной документации.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях решения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ – основной распорядительный служебный документ военного управления, издаваемый на правах единоначалия командиром (начальником) воинской части.

Командир (начальник) воинской части в соответствии со статьей 95 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации отдает письменные приказы по строевой части, по боевой подготовке и другим вопросам, право регламентировать которые ему предоставлено.[12]

Приказы подписываются командиром (начальником) воинской части и начальником штаба воинской части. В воинской части, где воинская должность начальника штаба воинской части не предусмотрена штатом, приказы подписываются командиром (начальником) воинской части единолично.

Приказами командира (начальника) воинской части по строевой части в пределах предоставленных полномочий могут регламентироваться следующие вопросы:

1) зачисление в списки личного состава воинской части, постановка на обеспечение;

2) исключение из списков личного состава воинской части, снятие с обеспечения;

3) изменения в персональных учетных данных личного состава;

4) направление на стационарное лечение или обследование в лечебное учреждение и прибытие в воинскую часть из лечебного учреждения;

5) назначение на воинские должности, освобождение от воинских должностей, присвоение воинских званий и личных номеров Вооруженных Сил;

6) приём на работу, перевод на другую работу и увольнение с работы лиц гражданского персонала;

7) убытие в служебные командировки, отпуска, на учёбу и прибытие из командировок, отпусков и с учёбы;

8) применение поощрений и дисциплинарных взысканий;

9) другие вопросы, право решения которых предоставлено командиру (начальнику) воинской части.

В конце приказа командира (начальника) воинской части указывается, до каких воинских частей разослать или до кого довести приказ, а также порядок контроля за его выполнением.

Приказы командира (начальника) воинской части изготавливаются на средствах вычислительной техники, а при их отсутствии печатаются на пишущих машинках или пишутся от руки на отдельных листах или в специальных книгах.

Нумерация приказов ежегодно начинается с первого номера. Приказы командира (начальника) воинской части по строевой части о составе суточного наряда (статья 257 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации)[13] издаются отдельно, имеют свою нумерацию с добавлением индекса «HP». Эти приказы в архив не сдаются, в течение трех лет хранятся в воинской части, после чего уничтожаются.

Директива – распорядительный служебный документ, содержащий указания по подготовке и ведению боевых действий, вопросам боевой и мобилизационной готовности, всестороннего обеспечения войск (сил), боевой и оперативной подготовке, обучению, воспитанию, штатной организации и другим вопросам жизни и деятельности войск (сил). Директива применяется главным образом в системе руководства Вооруженными Силами, стратегическими и оперативно-стратегическими объединениями (командованиями).

Приказы и директивы издаются во исполнение федеральных и федеральных конституционных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, приказов и директив вышестоящих командиров (начальников), а также в инициативном порядке командирами (начальниками) в соответствии с их полномочиями.

Приказание – распорядительный служебный документ, издаваемый начальником штаба от имени командира (начальника) воинской части или военным комендантом от имени начальника гарнизона.

Указания – распорядительный служебный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов (директив) и других актов вышестоящих органов.

Регламент – служебный документ, регулирующий организацию и порядок деятельности какого-либо органа, его подразделения или должностного лица.

Положение - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности органа военного управления.

Наставление - правовой акт, содержащий указания и требования по вопросам подготовки (планирование, обеспечение, управление) и ведения военных действий, а также подготовки и боевого применения штабов и войск.

Устав – правовой акт, регламентирующий повседневную деятельность военнослужащих, жизнь, быт и несение службы в Вооруженных Силах, подготовку личного состава, а также определяющий основы подготовки и ведения боя (боевых действий) подразделениями, воинскими частями и соединениями.

К уставам также относятся учредительные документы организаций Вооруженных Сил.

Наставление, регламент, устав, руководство, инструкция, правила регламентируют организационные, научно-технические, хозяйственные, финансовые и иные специальные стороны деятельности воинских частей и должностных лиц.

Положения, наставления, руководства, инструкции и правила утверждаются, как правило, приказами соответствующих должностных лиц.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом коллегиального органа управления, в целях разрешения оперативных вопросов. В существующей практике распоряжения издаются также руководителями предприятий по вопросам частного характера.

Представление - служебный документ установленной формы, содержащий сведения по вопросам представления:

1) - военнослужащих к назначению на воинскую должность, освобождения от воинской должности, зачисления в распоряжение, присвоения воинского звания (восстановления в воинском звании) и увольнения с военной службы;

2) - военнослужащих и лиц гражданского персонала, а также других граждан Российской Федерации к награждению ведомственными знаками отличия Министерства обороны.

Отчёт, доклад - служебные документы, содержащие сведения о выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и другие сведения, представляемые вышестоящему командиру (начальнику).

Донесение - служебный документ, разрабатываемый в целях представления определенных сведений вышестоящему командиру (начальнику) по оперативным и мобилизационным вопросам, службе войск, состоянию воинской дисциплины, обеспеченности вооружением, военной техникой, другими видами снабжения войск (сил) и иным вопросам.

Договор, контракт – документы, фиксирующие соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующие эти отношения.

План - служебный документ, в котором отражается порядок действий, перечень работ или мероприятий, их последовательность с указанием сроков исполнения и исполнителей, а также служебный документ с графическим изображением участка местности, здания, сооружения и пр.

Рапорт - служебный документ, докладываемый командиру (начальнику) по устанавливаемой форме.

В рапорте излагаются вопросы, связанные с выполнением служебных обязанностей, несением службы и др. В виде рапорта оформляются также заявления, предложения и личные просьбы военнослужащих.

Перечень – систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.

Протокол - служебный документ, фиксирующий ход проведения каких-либо действий, мероприятий, принятые решения (протокол собрания, заседания; протокол осмотра и т.д.).

Акт - служебный документ, подтверждающий установленные факты и события. Акт составляется, как правило, в ходе проверки, инвентаризации, приема-передачи дел и должности и т.д. и подлежит утверждению должностным лицом в пределах полномочий.

Справка – служебный документ, описывающий или подтверждающий те или иные действия, факты, события, содержащий выводы.

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию служебных документов.

Телеграмма - служебный документ для передачи распоряжений и сообщений срочного характера по техническим средствам связи.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служебные записки и др. [14]

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прилагается к письму-претензии или рекламации). Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов, событий. Как правило, содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе, чаще всего выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, стаж работы в последней должности или в целом, сведения об образовании и т.д.). [15]

Справки могут содержать сведения служебного характера, например, сведения о начислении заработной платы. Справки выдаются без оставления копий, кроме тех случаев, когда это диктуется соображениями служебного характера. Служебная записка – документ, который адресован руководству и в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.

Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление-жалоба, заявление-объяснение (объяснительная записка), заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).

Таким образом, исходя из всего вышеизложенного, можно сказать, что делопроизводство является деятельностью по созданию различных документов, а также дел именно в соответствии с определенными государственными стандартами, организации работы с ними, то есть создание необходимых условий для движения и поиска, а также хранения документов. Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Все служебные документы можно поделить на распорядительные и справочно-информационные и справочно-аналитические.