Должностные обязанности

2.1 Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет её в структурные подразделения.

2.2 В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.3 Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по регистрационным документам.

2.4 Отправляет исполненную документацию по адресатам.

2.5 Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.6 Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.7 Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.8 Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

2.9 Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

 

Права

Делопроизводитель имеет право:

3.1 Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2 Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3 В пределах своей компетенции сообщать о всех выявленных недостатках в деятельности предприятия, и вносить предложения по их устранению.

 

Ответственность

4.1 За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

4.2 За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.

4.3 За причинение материального ущерба.

 

Руководитель структурного

подразделения подпись фамилия, инициалы

 

 

Юрисконсульт

Подпись фамилия, инициалы

00.00.0000

 

С инструкцией ознакомлен подпись фамилия и инициалы

приложение 6

 

Образец титульного листа дела

 

_______________________ЗАО «ВЕСТЬ»____________________

_______________________

_________________Департамент маркетинга_________________

_______________________

Дело № 2-6

_________Документы (контракты, акты, переписка)__________

__ поставке программных комплексов «WorkRoute» за 2007 г._

_____________________

_____________________

_____________________

(заголовок дела)

 

 

______200 г.______

(год)

на ___________лист.

Хранить 5 лет ЭК.

приложение 7

 

Образец описи

Наименование организации

 

Наименование структурного подразделения

или общественной организации

 

	УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Руководителя структурного подразделения (общественной организации)
	Подпись Расшифровка подписи Датак

ОПИСЬ №______

 

№ дела	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание

 

В данную опись внесено _________________ дел с № ________ по № _________

В том числе:

Литерные номера:

Пропущенные номера:

 

Наименование должности

составителя описи подпись Расшифровка подписи

Дата

 

Визы

Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации Подпись Расшифровка подписи Дата

ОДОБРЕНО От ________ № ___________ Протокол ЭК Структурного подразделения

 

Передал _____ дел

^{(цифрами и прописью)}

и ____________________ регистрационно-контрольных

^{(цифрами и прописью)}

карточек к документам.

 

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения

(общественной организации) подпись расшифровка подписи

Дата

 

Принял _____________________________ дел

^{(цифрами и прописью)}

регистрационно-контрольных карточек к документам

Наименование должности
работника архива подпись расшифровка подписи

Дата

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 1

 

 

1. Составить приказ по основной деятельности.

2. Составить служебное письмо.

3. Составить приказ по личному составу.

4. Составить должностную инструкцию.

5. Составить акт.

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 2

 

1. Составить номенклатуру дел.

2. Составить опись дел любого подразделения.

3. Составить приказ о создании экспертной комиссии ЭК.

4. Составить акт о выделении дел к уничтожению.

5. Оформить обложку дела.

 

ЗАДАНИЯ ДЛЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ 1

Вариант 1

 

1. Составить приказ по основной деятельности руководителя (организации, предприятия, фирмы) о введении в действие Инструкции по ТБ.

2. Составить сопроводительное письмо на листе бумаги формата А4.

Исходные данные: направление на утверждение программы развития (предприятия, организации, фирмы).

3. Составить приказ по личному составу о приеме на работу.

4. Составить должностную инструкцию делопроизводителя.

5. Составить акт ревизии кассы.

Вариант 2

 

1. Составить приказ по основной деятельности руководителя о введении Инструкции по делопроизводству.

2. Составить информационное письмо на листе бумаги формата А4.

Исходные данные: о презентации фирмы.

3. Составить приказ по личному составу о перемещении по работе.

4. Составить должностную инструкцию секретаря-референта.

5. Составить акт приема-передачи документов

Вариант 3

 

1. Составить приказ по основной деятельности о комплектовании библиотечного фонда (организации, предприятия, фирмы).

2. Составить письмо-приглашение (на конференцию).

3. Составить приказ по личному составу на увольнение с работы.

4. Составить должностную инструкцию инспектора по делопроизводству.

5. Составить акт о списании материалов.

 

Вариант 4

 

1. Составить приказ по основной деятельности о проведении торжественного вечера, посвященного празднованию Нового года.

2. Составить рекламное письмо о рекламируемых услугах на товары.

3. Составить приказ по личному составу о предоставлении очередного отпуска.

4. Составить должностную инструкцию архивиста.

5. Составить акт приема-передачи работ.

 

Вариант 5

 

1. Составить приказ по основной деятельности о введении Инструкции по сохранности персонального компьютера.

2. Составить письмо-подтверждение о получении заказа № 12365.

3. Составить приказ по личному составу о взыскании.

4. Составить должностную инструкцию инспектора кадровой службы.

5. Составить акт о выделении документов к уничтожению.

 

Вариант 6

 

1. Составить приказ по основной деятельности о сохранности оборудования в структурных подразделениях (предприятия, организации, фирмы).

2. Составить письмо-напоминание о приближении сроков сдачи жилого дома.

3. Составить приказ по личному составу о командировании.

4. Составить должностную инструкцию секретаря структурного подразделения.

5. Составить акт о ревизии кассы.

 

Вариант 7

 

1. Составить приказ по основной деятельности о создании экспертной комиссии в (организации, предприятии, фирме).

2. Составить гарантийное письмо об изготовлении мебели для организации (предприятия, фирмы).

3. Составить приказ по личному составу, о премировании за достигнутые успехи.

4. Составить должностную инструкцию зав. архивом.

5. Составить акт приема-передачи документов в бухгалтерии.

 

Вариант 8

 

1. Составить приказ по основной деятельности о научно-исследовательской работе в организации (предприятии, фирме).

2. Составить письмо-претензию о недопоставке товаров на сумму 5000 руб.

3. Составить приказ по личному составу об изменении фамилии.

4. Составить должностную инструкцию зав. канцелярией.

5. Составить акт о приеме работ.

 

Вариант 9

1. Составить приказ по основной деятельности об обеспечении противопожарной безопасности в организации (предприятии, фирме).

2. Составить письмо-ответ о поставках холодильников.

3. Составить приказ по личному составу об увольнении в связи с призывом на военную службу.

4. Составить должностную инструкцию для своей должности на работе.

5. Составить акт приема-сдачи материальных ценностей.

 

Вариант 10

 

1. Составить приказ по основной деятельности о введении службы охраны в (организации, предприятии, фирме).

2. Составить письмо-подтверждение на получение заказа на поставку телевизоров.

3. Составить приказ по личному составу о переводе на другую работу в отдел маркетинга.

4. Составить должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя

 

 

ТЕСТЫ

 

ТЕМА 1. ДОКУМЕТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Задание 1

Вопрос 1. Документ – это:

1. информация, зафиксированная только на бумажном носителе, не имеющая реквизиты

2. информация, зафиксированная на бумажном или любом другом носителе, имеющая реквизиты

3. информация, зафиксированная на любом носителе, не имеющая реквизитов

 

Вопрос 2. Что понимают под делопроизводством?

1. группировку, систематизацию документации

2. хранение информации

3. все перечисленное

 

Вопрос 3. В какое время начали существовать приказы?

1. с 14-15 вв.

2. с 15-17 вв.

3. с 17-18 вв.

 

Вопрос 4. В каком году был введен «Генеральный регламент»?

1. в 1720 г.

2. в 1725 г.

3. в 1730 г.

 

Вопрос 5. В чем заключалась особенность регистрации документов в коллежской системе?

1. регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела и в архиве

2. регистрация сопровождала документы в архиве

3. регистрация сопровождала документацию в начале производства дела

 

Задание 2

Вопрос 1. В каком делопроизводстве дата становится самостоятельным элементом формуляра?

1. в столбцовом

2. в коллежском

3. в исполнительном

 

Вопрос 2. В какое время документы стали изготавливаться на бланках?

1. в 17 в.

2. в 18 в.

3. в 19 в.

 

Вопрос 3. Между собой коллегии переписывались:

1. промемориями

2. указами

3. рапортами

 

Вопрос 4. По какому признаку группировались документы в исполнительном производстве?

1. по номинальному

2. по авторскому

3. все перечисленное

 

Вопрос 5. В каком году был учрежден ВНИИДАД?

1. в 1966 г.

2. в 1970 г.

3. в 1988 г.

 

ТЕМА 2. ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОУ

Задание 3

Вопрос 1. Каково главное требование ЕГСД к организации документооборота?

1. максимально возможная централизация операций по обработке документов

2. регулирование движения документов внутри учреждения

3. все перечисленное

 

Вопрос 2. Из скольких частей состоит система ДОУ?

1. одной

2. двух

3. трех

 

Вопрос 3. Какие организационно-распорядительные документы относятся к УСОРД?

1. постановления, распоряжения, приказы

2. протоколы, акты, письма

3. все перечисленное

 

Вопрос 4. Какие документы включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)?

1. постановления, распоряжения, приказы

2. протоколы, акты, письма

3. все перечисленное

 

Вопрос 5. Когда была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ?

1. 6 июля 1992 г.

2. 10 августа 1995 г.

3. 15 марта 1999 г.

 

Задание 4

Вопрос 1. На чем основывается стандартизация?

1. на результатах науки и техники

2. на практическом опыте

3. все перечисленное

 

Вопрос 2. Принцип трафаретизации позволяет:

1. ускорить создание однотипных документов

2. избежать излишних ошибок

3. все перечисленное

 

Вопрос 3. Переписка занимает в объеме документации предприятия:

1. до 20%

2. до 50%

3. до 80%

 

Вопрос 4. Важными средствами информационного обеспечения являются:

1. классификаторы технико-экономической информации

2. классификаторы социальной информации

3. 3. все перечисленное

 

Вопрос 5. Какая система классификации принята в ОКУД?

1. одноступенчатая иерархическая

2. двухступенчатая иерархическая

3. трехступенчатая иерархическая

 

ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕТАМИ

Задание 5

Вопрос 1. Сколько каналов поступления входящих документов должно существовать в организации?

1. один

2. два

3. три

 

Вопрос 2. Сколько существует основных маршрутов прохождения документа?

1. один

2. два

3. три

 

Вопрос 3. Официальные письма бывают:

1. одноаспектные

2. многоаспектные

3. все перечисленное

 

Вопрос 4. Что относят к справочным данным об организации?

1. почтовый и телеграфный адрес

2. номера телефона, факса, номер счета в банке

3. все перечисленное

 

Вопрос 5. Реквизит «подпись» помещается:

1. слева под текстом письма сразу от поля

2. справа под текстом письма

3. в центре под текстом письма

 

Задание 6

Вопрос 1. На бланке какого формата обычно оформляют сопроводительное письмо?

1. А4

2. А5

3. А10

 

Вопрос 2. Письмо-напоминание состоит:

1. из напоминания о выполнении действий

2. из указания мер, которые будут приняты в случае невыполнения этих действий

3. все перечисленное

 

Вопрос 3. Положения бывают:

1. типовые

2. индивидуальные

3. все перечисленное

 

Вопрос 4. Распоряжения могут быть:

1. общего, длительного действия

2. касающиеся конкретного, отдельного случая

3. все перечисленное

 

Вопрос 5. Сколько стадий подготовки распорядительного документа можно выделить?

1. одну

2. две

3. три

 

ТЕМА 4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ (ПРОДОЛЖЕНИЕ)

Задание 7

Вопрос 1. Какие документы подлежат регистрации?

1. традиционные машинописные (рукописные)

2. создаваемые средствами вычислительной техники

3. все перечисленное

 

Вопрос 2. Сколько раз должны регистрироваться документы в организации?

1. один

2. два

3. три

 

Вопрос 3. Сколько видов номенклатуры дел различают?

1. один

2. два

3. три

 

Вопрос 4. На дела какого вида хранения описи не составляются?

1. временного

2. долговременного

3. по личному составу

 

Вопрос 5. Чему посвящена большая часть зарубежной переписки?

1. 1.продажам и покупкам

2. импорту и экспорту

3. все перечисленное

 

Задание 8

Вопрос 1. Где проставляется дата в международных письмах?

1. в верхней правой части бланка

2. в верхней левой части бланка

3. в нижней правой части бланка

 

Вопрос 2. Коммерческая тайна включает:

1. научно-техническую информацию

2. деловую информацию

3. все перечисленное

 

Вопрос 3. Как осуществляется защита служебной и коммерческой тайны?

1. на основе норм гражданского, административного права

2. на основе норм уголовного права

3. все перечисленное

 

Вопрос 4. В течение какого срока хранится обязательство о неразглашении коммерческой после увольнения сотрудника?

1. не менее 2 лет

2. не менее 3 лет

3. не менее 5 лет

 

Вопрос 5. Что указывается на документе с грифом «КТ»?

1. количество экземпляров документа

2. место нахождение каждого экземпляра

3. все перечисленное

 

ТЕМА 5. АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Задание 9

Вопрос 1. Программы резервирования:

1. позволяют быстро скопировать на съемные носители информацию

2. позволяют обеспечить быстрый и удобный доступ к информации на диске

3. приспосабливают другие программы для работы с русскими буквами

 

Вопрос 2. Текстовый редактор Word Pad позволяет:

1. работать с уже существующими файлами

2. создавать новые тексты

3. все перечисленное

 

Вопрос 3. По какой причине может быть потеряна информация?

1. выход из строя аппаратуры

2. личные ошибки, чьи-то предумышленные действия

3. все перечисленное

 

Вопрос 4. На каком уровне может быть реализована парольная защита?

1. на аппаратном

2. на программном

3. все перечисленное

 

Вопрос 5. Где могут использоваться программы подготовки презентации?

1. для проведения рекламных акций

2. на заседаниях совета директоров

3. все перечисленное