ПЕРЕЧЕНЬ КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 1

 

1. Составить приказ по основной деятельности.

2. Составить служебное письмо.

3. Составить приказ по личному составу.

4. Составить должностную инструкцию.

5. Составить акт.

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 2

 

1. Составить номенклатуру дел.

2. Составить опись дел любого подразделения.

3. Составить приказ о создании экспертной комиссии ЭК.

4. Составить акт о выделении дел к уничтожению.

5. Оформить обложку дела.

 

ЗАДАНИЯ ДЛЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ 1

Вариант 1

 

1. Составить приказ по основной деятельности руководителя (организации, предприятия, фирмы) о введении в действие Инструкции по ТБ.

2. Составить сопроводительное письмо на листе бумаги формата А4.

Исходные данные: направление на утверждение программы развития (предприятия, организации, фирмы).

3. Составить приказ по личному составу о приеме на работу.

4. Составить должностную инструкцию делопроизводителя.

5. Составить акт ревизии кассы.

Вариант 2

 

1. Составить приказ по основной деятельности руководителя о введении Инструкции по делопроизводству.

2. Составить информационное письмо на листе бумаги формата А4.

Исходные данные: о презентации фирмы.

3. Составить приказ по личному составу о перемещении по работе.

4. Составить должностную инструкцию секретаря-референта.

5. Составить акт приема-передачи документов

Вариант 3

 

1. Составить приказ по основной деятельности о комплектовании библиотечного фонда (организации, предприятия, фирмы).

2. Составить письмо-приглашение (на конференцию).

3. Составить приказ по личному составу на увольнение с работы.

4. Составить должностную инструкцию инспектора по делопроизводству.

5. Составить акт о списании материалов.

 

Вариант 4

 

1. Составить приказ по основной деятельности о проведении торжественного вечера, посвященного празднованию Нового года.

2. Составить рекламное письмо о рекламируемых услугах на товары.

3. Составить приказ по личному составу о предоставлении очередного отпуска.

4. Составить должностную инструкцию занимаемой вами должности.

5. Составить акт приема-передачи работ.

 

Вариант 5

 

1. Составить приказ по основной деятельности о введении Инструкции по сохранности персонального компьютера.

2. Составить письмо-подтверждение о получении заказа № 12365.

3. Составить приказ по личному составу о взыскании.

4. Составить должностную инструкцию инспектора кадровой службы.

5. Составить акт о выделении документов к уничтожению.

 

Вариант 6

 

1. Составить приказ по основной деятельности о сохранности оборудования в структурных подразделениях (предприятия, организации, фирмы).

2. Составить письмо-напоминание о приближении сроков сдачи жилого дома.

3. Составить приказ по личному составу о командировании.

4. Составить должностную инструкцию секретаря структурного подразделения.

5. Составить акт о ревизии кассы.

 

Вариант 7

 

1. Составить приказ по основной деятельности о создании экспертной комиссии в (организации, предприятии, фирме).

2. Составить гарантийное письмо об изготовлении мебели для организации (предприятия, фирмы).

3. Составить приказ по личному составу, о премировании за достигнутые успехи.

4. Составить должностную инструкцию зав. архивом.

5. Составить акт приема-передачи документов в бухгалтерии.

 

Вариант 8

 

1. Составить приказ по основной деятельности о научно-исследовательской работе в организации (предприятии, фирме).

2. Составить письмо-претензию о недопоставке товаров на сумму 5000 руб.

3. Составить приказ по личному составу об изменении фамилии.

4. Составить должностную инструкцию зав. канцелярией.

5. Составить акт о приеме работ.

 

Вариант 9

1. Составить приказ по основной деятельности об обеспечении противопожарной безопасности в организации (предприятии, фирме).

2. Составить письмо-ответ о поставках холодильников.

3. Составить приказ по личному составу об увольнении в связи с призывом на военную службу.

4. Составить должностную инструкцию для своей должности на работе.

5. Составить акт приема-сдачи материальных ценностей.

 

Вариант 10

 

1. Составить приказ по основной деятельности о введении службы охраны в (организации, предприятии, фирме).

2. Составить письмо-подтверждение на получение заказа на поставку телевизоров.

3. Составить приказ по личному составу о переводе на другую работу в отдел маркетинга.

4. Составить должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя.

5. Составить акт о ревизии кассы.

 

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ

КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 1

Задание 1.Составление приказа по основной деятельности на заданную тему.

Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий.

Все приказы оформляются на общем бланке предприятия как с угловым, так и продольным расположением реквизитов.

Реквизиты приказа по основной деятельности и их расположение на бланке представлены в прил. 1.

Задание 2.Составление письма на заданную тему.

Письмо– обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяет сообщить различные сведения, уведомлять о событиях.

Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Образец письма приведен в прил. 2, 3.

Задание 3.Составление приказа по личному составу.

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах: прием на работу, увольнение с работы, перемещение по работе, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания. Образец приказа приведен в прил. 3.

Задание 4.Составление должностной инструкции.

Должностная инструкция – организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые стороны деятельности организации, её подразделений и должностных лиц.

Все инструкции делят на две основные группы:

1) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

2) должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Образец должностной инструкции приведен в прил. 4.

 

Задание 5.Составление акта.

Акт– справочно-информационный документ. Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризации, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий). Он может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Образец акта приведен в прил. 5.

КОНТРОЛЬНая РАБОТа 2

Задание 1.Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это перечень заголовков дел с указанием сроков хранения. Номенклатуры бывают трех видов: типовые; примерные конкретные. Номенклатура дел предназначена для: классификации документов, порядка оформления дел в делопроизводстве, учета дел, систематизации дел, индексации дел, использования архивом, фиксации результатов по экспертизе ценности документов, текущего делопроизводства при установлении сроков хранения документов.

Задание 2.Составление описи дел.

Внутренняя опись составляют для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела. Наличие внутренней описи дел оговаривается специальными инструкциями и положениями, а также в инструкции по ведению делопроизводства в данной организации.

Образец внутренней описи приведен в прил. 7.

Опись дел структурного подразделения предназначена для учета и обеспечения сохранности дел, и обеспечивающая быстрый поиск документов. Форма описи дел структурного подразделения организации приведена в прил. 8.

 

Задания 3 и 4 по составлению приказа и акта выполняются в соответствии
с методическими указаниями к первой контрольной работе.

Задание 5.Оформление титульного листа обложки дела на предприятии.

Обложки делпостоянного хранения и по личному составу оформляют после согласования описей на данные группы дел. Оформление обложек дел со сроками хранения свыше 10 лет (не считая дел по личному составу) производят после согласования и утверждения описей с ЭК и руководителем организации.

Обложки дел должны содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Образец титульного листа обложки дела приведен в прил. 9.

ПЕРЕЧЕНЬ КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ

 

1. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?

2. Цели и задачи, функции службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

3. Классификация документов.

4. Каковы основные цели унификации документов?

5. Что понимается под унифицированной системой документации?

6. Какие документы относятся к организационным?

7. Положение о персонале.

8. Инструкция.

9. Положение о службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

10. Должностная инструкция.

11. Какие виды организационно-распорядительных документов, относятся к распорядительным?

12. Приказ по основной деятельности.

13. Приказы по личному составу.

14. Распоряжение.

15. Какие документы относятся к группе справочно-информационных?

16. Классификация служебных писем.

17. Телеграмма.

18. Телефонограмма.

19. Протокол.

20. Акт.

21. Докладная записка.

22. Служебная записка.

23. Справка. Заявление.

24. Правила оформления и выдачи копий документов.

25. Трудовой контракт.

26. Трудовая книжка. Оформление титульного листа и «Сведений о работе. Вкладыш к трудовой книжке.

27. Дубликат трудовой книжки, выдача при увольнении, внесение изменений в записи.

28. Личное дело. (Автобиография, резюме, характеристика, личный листок по учету кадров, анкета, дополнение к личному листку, личная карточка ф. Т2.

29. Как называется служба, осуществляющая документационное обеспечение управления, в зависимости от принадлежности в пределах фонда?

30. Как определяют фондовую принадлежность документов? Формирование фонда.

31. Как определяются хронологические границы документов фонда организации и крайние даты документов?

32. Систематизация дел в пределах фонда.

33. Учетные документы архива и необходимость их учета.

34. Научно-справочный аппарат к документам архива. Дать краткую характеристику.

35. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек.

36. Какими нормативными документами регламентируется работа службы ДОУ?

37. Что устанавливает инструкция по делопроизводству, и какие разделы текста могут быть включены в неё.

38. Прием поступающих документов, организация доставки документов.

39. Каковы основные правила организации документооборота?

40. Назовите этапы работы исполнителя с документом.

41. Какие требования предъявляются к обработке исходящих документов?

42. Регистрация документов. Что такое регистрация документов, и какова её основная цель?

43. Какие формы регистрации документов существуют?

44. Какие документы не подлежат регистрации?

45. С какой целью создаётся в организации информационно-поисковая система?

46. Кто в организации осуществляет контроль исполнения документов, и какова его цель?

47. Организация отправки исходящих документов.

48. Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве.

49. Номенклатура дел.

50. Требования к формированию дел в делопроизводстве.

51. Экспертиза ценности документов. Что называется экспертизой ценности документов, и каковы её основные задачи?

52. Перечислите основные этапы экспертизы ценности документов.

53. Что представляют собой перечни документов с указанием сроков хранения? Какие действующие перечни документов вы знаете?

54. Подготовка дел к архивному хранению.

55. Каким образом подшиваются документы постоянного срока хранения в твердую обложку? Всегда ли дела переплетаются?

56. Что предусматривает полное оформление дела при подготовке его к передаче на хранение в ведомственный архив?

57. Какие виды систематизации нормативно-правовых актов вы знаете?

58. Что такое кодификация? Каковы её основные черты?

59. Что такое фондирование документов?

 

 

Нормативно-методические материалы,

регламентирующие работу с документами

 

Гражданский кодекс Российской Федерации : по сост. на 08,06,2005. Ч. 1–3. – М. : Омега-Л, 2005. – 442 с. – (Библиотека российского зконодательства).

Положение о Федеральной архивной службе России : утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 28 дек. 1998 г. № 1562.

Положение об Архивном фонде Российской Федерации : утв. указом президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552.

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации : утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации : утв. приказом Росархива от 17.03.1998.

ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003.

ГОСТ 17914–72. Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы. Технические требования : с изм. № 1, 2. – М., 1972.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования. – М., 1991.

ГОСТ Р 1.0.–92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения. – М., 1993.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. – М. : НИПИстатинформ Госкомстата России, 1998.

Информационное обеспечение деятельности архивных учреждений. – М., 1999.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. – М. : Минтруд Рос. Федерации, 1998.

Квалификационный справочник должностей служащих. – М., 2001.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 : с изм. по состоянию на 1 окт. 2007 г. – М., 1995.

Организация использования документов ГАФ СССР : пособие для архивистов. – М., 1991.

Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 1986.

Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 1988.

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. – М. : Гос. архив. служба России, 1993.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. – М., 1989.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2000.

Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архивном деле. – М., 2002.

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М. : Росархив, 1994.

Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. – М., 1994.

Рекомендуемая литература