Классификация первичных учётных документов

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

По назначению:

1. Распорядительные - документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение - передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) - документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители - кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств,

квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.

3. Бухгалтерского оформления - документы, которые служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе.

Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские справки о допущенных ошибках.

4. Комбинированные - документы, которые сочетают признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда.

По содержанию хозяйственных операций:

Материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей

Пример: приходный ордер

Денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия

Пример: платёжное поручение

расчётные - используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам. Пример: счёт-фактура

По порядку составления:

Первичные - хозяйственная операция отражается впервые Пример: накладная, приходный ордер.

Сводные - документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов. Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

По способу отражения операций:

Разовые - документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

Накопительные - документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции

Пример: табель рабочего времени

По месту составления:

Внешние - документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

Пример: счёт-фактура

Внутренние - документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

6. Учетные регистры, их назначение, классификация, выявление и исправление ошибок в счетных записях.

Учетный регистр – это Совокупность специально разграфленных листов бумаги, приспособленных для регистрации бух. проводок и записей по счетам.

Все бух. операции после их проверки и подсчета зарегистрированы в определенной последовательности на основании первичных документов. В УР производится группировка данных первичных документов по однородным признакам, которые используются для ведения б/у и управления хоз. деятельностью п/п.

Существует несколько признаков группировки УР:

По характеру бух. записей:

а)хронологические (на них отражаются хоз. операции по мере их совершения; если в первичных документах отражена корреспонденция счетов, то она находит отражение в регистрах хронологического учета),

б)систематические (в них группируются однородные по эконом. содержанию операции; такая систематическая группировка осуществляется на счетах синтетич. и аналитич. учета.

По внешнему виду:

а)книги (скрепленные листы бумаги одного формата, на переплете книги пишут ее наименование и название п/п; бух. книги используются как для ведения синтетич., так и аналитич. учета; страницы книги д/б пронумерованы, прошнурована, на последней странице указывается общее кол-во страниц и ставится роспись гл. бухгалтера и печать),

б)карточки (таблицы на бланках стандартных размеров, применяемые для отражения аналитич. данных по каждой номенклатуре учета),в)свободные листы (таблицы специального формата со специальным графлением; на них ведутся различные ведомости и журналы; они используются также для ведения синтетич. и аналитич. учета).

По объемамсодержания:

регистры синтетич. учета,

регистры аналитич. учета,

комбинированные.

Запись в учетные регистры осуществляется ручным или машинным способом. В первом случаи операции регистрируются вручную чернилами или шариковой ручкой. Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. Записи д/б краткими аккуратными, четкими, ясными. После утверждения годовой отчетности УР группируют, переплетают и сдают в архив.

При заполнении УР возможны ошибки. Ошибки возникают по разным причинам: вследствие халатности работника, неисправности компьютера. Однако в тексте не обусловленные исправления не допускаются.

Ошибки м/б локальными – искажение информации только в одном УР (например, неправильно проставленная дата), и транзитными если ошибка автоматически проходит через несколько УР, например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к ошибкам на счетах, ведомостях и балансе.

Чаще всего ошибки случаются в тексте операции, тогда они приводятся к неправильной корреспонденции счетов – проводке. Часто случаются ошибки при записи сумм. Записав сумму в дебет одного счета, бухгалтер забывает записать ее в кредит другого счета и наоборот. Бывает, что записав сумму в журнал он забывает разнести ее по бух. счетам.

В зависимости от характера допущенных ошибок, определяются и способы их исправления: корректурный, дополнительных проводок, «красное сторно».

Ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отчетах, созданных ручным способом, исправляются корректурным способом. Корректурный способ применяется в случае, если ошибка обнаружена до составления баланса и не требуется вносить изменения в корреспонденцию счетов. Неправильная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркиваемое, и над зачеркнутым надписываются правильный текст или цифры.

Способ дополнительных проводок применяется в том случае, если корреспонденция счетов указана правильно, но сумма хоз. операции занижена. В этом случае составляется дополнительная бух. проводка.

Ошибки в УР за прошедший отчетный период исправляются способом «красного сторно». Этот способ используется, если была допущена ошибка в корреспонденции счетов. Исправление производится в одной и той же сумме и в той же корреспонденции счетов. Этот способ предусматривает составление бух. справки, в которую ошибка (корреспонденция счетов, сумма) вписывается красными чернилами, а правильная запись производится чернилами темного цвета. Внесением этих данных в УР в месяце, в котором обнаружена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отражаются правильная сума и корреспонденция счетов бух. учета. Исправление ошибки д/б обусловлено надписью «Исправлено» и подтверждено подписью лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления. Порядок исправления ошибок в документах, регистрах, созданных машинным способом, устанавливается указаниями по организации бух. учета с использованием вычислительной техники. В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции с ценными бумаг., исправления не допускаются.