Классификация документов
Различие хозяйственных операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация. Под классификацией документов понимается их группировка по определенным признакам (рис. 14).
Рис. 14. Классификация документов
По назначению документы делятся на следующие группы: Распорядительные документы содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение – передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Например: - приказы, распоряжения, записи о приеме на работу, об отпуске Оправдательными документами оформляются уже произведенные операции. Они составляются в момент совершения операции и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения. Например: - расчетные ведомости по заработной плате, акты, счета-фактуры, квитанции и т.д. Документы бухгалтерского оформления создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также облегчения, сокращения и упрощения последних. Например: - расчет износа основных средств, расчеты товарных потерь и т.д. Комбинированные документы сочетают признаки нескольких видов документов. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операции и оправданием ее выполнения. Например: - приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д. По содержанию документы делятся на две группы: Первичные документы отражают операции непосредственно в момент их совершения. Например: - приходный ордер, накладная на выпуск продукции, приходный кассовый ордер, требование на отпуск материалов. Сводные документы составляются на основе первичных документов. Например: - авансовый отчет. По способу отражения хозяйственных операций Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Особенность этих документов – сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей.
Например: - приходный ордер по материалам, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, счета, платежные требования. Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых в организации в разное время (за неделю, декаду, месяц). Их составляют с целью уменьшения количества выписываемых документов. Например: - лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ. По месту составления и обращения Внутренние документы составляют внутри организации. Эти документы не выходят за пределы организации. Например: - приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости. Внешние документы составляются вне данной организации и ими оформляются операции между организациями. Например: - счета, накладные, платежные требования. Документооборот, его организация Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации о работе предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.
Документооборот– это движение документы от момента его составления до момента сдачи в архив. Документооборот регламентируется графиком. Составление графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя предприятия, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов. Для каждого документа в бухгалтерском учёте существует свой путь движения, т.е. свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации бухгалтерского учёта, специфики работы, уровня научной организации труда, степени компьютеризации научных работ, величины предприятия и т.д. Однако для всех документов наряду с этим существуют общие этапы движения. Этапы документооборота: - составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов; - передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи их для учебной обработки; - проверка принятых документов бухгалтером. Она осуществляется по форме (полнота и правильность оформления, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей), а также включает в себя обязательную арифметическую проверку, которая может быть выполнена вычислительным центром или вычислительной установкой под контролем главного бухгалтера; - обработка документов в бухгалтерии вручную или машинным способом. Прежде всего, документы группируют по необходимым для бухгалтерского учёта однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учётные регистры; - сдача документов в архив на хранение после составления по ним учётных регистров, форм отчётности. Проверка документов Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться по форме, арифметически и по существу – это является одним из этапов обработки документов. При формальной проверке выявляют, был ли использован соответствующий бланк документа, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и не оговоренных исправлений. Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов результатов таксировки. Цель проверки по существу – выявить законность и целесообразность зафиксированной в документе хозяйственной операции. Кроме того, проверяется, была ли выполнена эта операция на самом деле и в указанном объеме. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в учётный центр, при компьютерной обработке – отметку исполнения о вводе информации в компьютер. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Пример 7. Задание 1.Проанализировать документы, провести все виды проверок, найти ошибки в рисунках 15, 16, 17 (ошибки подчеркивать в документах). Исправить ошибки, правильно заполнить документы.
Выдать ивановой Анне Ивановне (фамилия, имя, отчество) Основание: Заработная плата
Сумма четырнадцать тысяч семьсот девяносто рублей (прописью)
Приложение
Получил (сумма прописью)
По (наименование, номер, дата и место выдачи документа,
удостоверяющего личность получателя)
Рис. 15. Расходный кассовый ордер
Выдать (фамилия, имя, отчество) Основание:
Сумма (прописью)
Приложение
Получил (сумма прописью)
По (наименование, номер, дата и место выдачи документа,
удостоверяющего личность получателя)
Рис. 15. Расходный кассовый ордер
Рис. 16. Расходный кассовый ордер
Рис. 16. Расходный кассовый ордер
Структурное подразделение
Рис. 17. Расходный кассовый ордер Один из путей совершенствования документооборота – сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов за счёт применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унифицированных документов.
Унификация документовпредставляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций.
Популярное: Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... Почему человек чувствует себя несчастным?: Для начала определим, что такое несчастье. Несчастьем мы будем считать психологическое состояние... Модели организации как закрытой, открытой, частично открытой системы: Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы... ©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (762)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |