РАССМОТРЕНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Работа с документами в учреждении — это прежде всего их составле­ние, рассмотрение поступивших документов и решение вопросов, затро­нутых в них. При составлении, оформлении документа и принятии ре­шения происходит движение документа, которое определяется структу­рой службы управления, его документационными связями, функциями должностных лиц.

Порядок разрешения вопросов и их документального оформления в Боярской думе, приказах и местных учреждениях определялся обычаем, восходящим к древности.

Решение ключевых вопросов политического, административного и военного управления находилось во власти царя. Всякое повеление, ис­ходившее от него, считалось законом. Оно оформлялось именным ука­зом.

Рычаги феодальной экономики и социальных отношений держала в своих руках Боярская дума. По этим вопросам законодательные акты принимались царем совместно с Боярской думой. Такое заседание назы­валось "сиденье великого государя с боярами о делах". "Государь объяв­ляет свою мысль и приказывает, что бояре и думные люди, помысля я, к тому делу дали способ... Состоится приговор и государь и бояре приказы­вают думным дьякам пометить и приговор записать" .

Дума не имела особой канцелярии и постоянных отделений. Доклады по вопросам, подлежавшие ее рассмотрению, готовились приказами. Ду­ма выносила приговор. В случаях, когда необходимо было записать мнения думных людей, составлялся протокол думного заседания.

Если по принятому приговору необходимо было написать грамоту, чтобы довести содержание указа до должностных лиц, то по указанию дьяка ее писал подьячий, дьяк правил и зачитывал ее сначала боярам, а потом царю. Дела, не представлявшие особой важности, решались боя­рами без царя. Принимались собственно боярские приговоры.

Кроме обычных заседаний ("сидений великого государя с боярами") созывались чрезвычайные совещания — соборы. На них приглашались высшее духовенство и выборные (советные) из других сословий, которые имели совещательный голос.

В центральных учреждениях спорные (судебные) дела решались судьей вместе с дьяками, неспорные (административные) дела — судьей или дьяком . Приказы рассматривали вопросы в соответствии со своими функциями: объявляли указы царя, местным учреждениям посылали наказные памяти согласно Судебнику 1550 г., посылали царю и Бояр­ской думе доклады. В указе 1695 г. давались разъяснения приказным чинам, как составлять проекты законодательных актов (статейных спи­сков). Последние приобретали свою силу только после санкционирова­ния их царем. Существовала процедура доклада дел приказов государю. Так, в "понедельник докладывались дела из Разряда и Посольского при­каза, во вторник из Приказов большой казны и большого прихода, в среду из Казанскою дворца и Поместного приказа" и т.д.

С целью освободить главу государства от решения мелких дел, а так­же для ускорения рассмотрения документов статьей 7 Судебника 1550 г. и указом 1639 г. запрещалось подавать просьбы непосредственно царю, за исключением дел о государственных преступлениях. В Соборном Уло­жении 1649 г. вновь подчеркивалось, что запрещается непосредственное обращение к царю или патриарху с челобитной. Приказ объявлялся обя­зательной инстанцией, предшествующей обращению к суду государя: "А не бив челом в приказе, ни о каких делах государю никому челобитен не подавати" .

В приказы поступали сведения о личном составе местных учрежде­ний, о неправильных действиях их должностных лиц и др.

Движение входящего документа начиналось с установления факта его получения. Отметка об этом делалась обычно под адресом;]" 166 года тенваря в 8 день подал отписку Тобольский конский казак Васька Кеть-менев". После регистрации документ рассматривался дьяком, который писал на нем помету (резолюцию) — распоряжение: что должен сделать подьячий для подготовки ответного документа. Помета собственно явля­лась основой его составления, поскольку в ее содержании давалось реше­ние вопроса. Так, согласно помете дьяка на челобитной подьячий по пис­цовым, переписным и другим книгам составлял выписку, в которой ука­зывал, например, где находилось земельное владение, за кем оно записа­но. Делались выписки из законодательных актов поданному вопросу. На

основе всех документов составлялась записка с изложением содержания вопроса, решение по нему оформлялось приговором, после вынесения которого дело поступало в стол или повытье, ведавшее определенной территорией или вопросом. В соответствии с приговором челобитчику выдавали грамоту или выпись из книг, воеводе посылали грамоту или память. Если документ не требовал ответа или исполнения, ставилась помета: "к отпуску", "в столп".

Спорное дело решалось путем судебного разбирательства и сопровож­далось не только соответствующими выписками, но и допросами, сказка­ми и другими документами . В постановлениях Судебника 1497 г. ука­зывались документы, которые сопровождали разрешение каждого вопро­са. Подготовка документов первой инстанции для рассмотрения высшим боярским или княжеским судом была сложной процедурой. Составлялся докладной список (протокол судебного заседания с записью о докладе). Судья первой инстанции докладывал о деле. Указания высшего судьи (великого князя или его боярина) были по существу приговором. Реше­ние суда второй апелляционной -инстанции писалось на обороте судного (докладного) списка, на основании которого судья первой инстанции вы­давал выигравшей стороне правую грамоту.

В приказной (губной) избе входящий документ (челобитная, извет) рассматривался воеводой с дьяком. После чего составлялся судный спи­сок, где излагались содержание просьбы, доводы противника, содержа­ние представленных им документов и приговор. В уголовных делах такой список не всегда составлялся, но все действия при следствии: обвинение, допросы, показания свидетелей — записывались отдельно на листах, а потом склеивались. К этим документам приобщался приговор. Если ре­шение вопроса было затруднено, документ пересылался в Москву. До­вольно часто для решения какого-либо дела, особенно о земельных спо­рах, на место посылали приказного служилого человека или группу лю­дей, которые разбирали дело на месте, а решение принимали в Москве.

Документы, подготовленные к отправке, свертывали в столбец, а не­которые правительственные документы складывали в виде конверта и запечатывали сургучной печатью.

До учреждения в 1666 г. почты документы переправлялись с нароч­ными.