История развития экспертизы ценности документов

Современные экспертиза ценности документов и комплектование архивов ведут начало с 1920-х годов. Первыми декретами по архивному делу было сформулировано принципиальное положение экспертизы ценности документов, которому архивисты следуют и в настоящее время: хранить только то, что имеет значение «для изучения каждой жизни в ее проявлениях».

Архивоведение 1920-х гг. XX в. не располагало аппаратом оценки научного значения документов, не существовало теории экспертизы, не употреблялся термин «экспертиза ценности документов». Разработка такого аппарата в достаточно полном виде осуществлена во второй половине 30-х гг. XX в., что свидетельствовало о начале формирования архивоведческой теории экспертизы. Дальнейшее развитие теории экспертизы было связано с использованием достижений источниковедения (в форме источниковедческого подхода) и теории информации (в форме информационного подхода).

В 20-30 годы XX века в России сформировались экспертные органы: экспертные и экспертно-проверочные комиссии (ЭК и ЭПК) для определения ценности документов.

ЭК и ЭПК – постоянно действующие совещательные органы, на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания.

Нормативно-методические документы 1940-х - 1950-х гг. определяли основную задачу экспертизы ценности документов как отбор документов на хранение и уничтожение. Положение о Государственном архивном фонде 1958 г. внесло существенные уточнения в организацию и методику экспертизы ценности документов. На первое место выдвигалась задача отбора документов на хранение.

В последующие годы (1950-1960-е) было проведено исследование проблемы повторения документной информации; разработана теория определения источников комплектования государственных архивов; заложены основы и апробированы положения выборочного отбора документов; совершенствовалась система критериев оценки документов и методов их отбора; проведено исследование документных комплексов отраслей народного хозяйства и социально-культурной сферы; совершенствовалась нормативно-методическая база экспертизы ценности документов и комплектования архивов [4, с.22].

В 1977 г. Главархив СССР разработал и опубликовал типовые положения о постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) и о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения. В них указаны правовые положения и функции комиссий, также порядок их работы и взаимоотношения с ЦЭПК и ЭПК. Основное назначение этих комиссий – проведение практической и методической работы по экспертизе ценности документов и осуществление руководства и координации деятельности ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций.

В 1970-1990-е годы XX в. ВНИИДАД при участии архивных учреждений были подготовлены следующие документы: «Основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на государственное хранение» (М., 1976); «Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов по личному составу» (М., 1976); «Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах» (М., 1988); «Отбор на государственное хранение, фондирование, описание, учет документов источников комплектования выборочного приема: методические рекомендации» (М., 1990); «Отбор на государственное хранение предложений, заявлений, жалоб граждан: методические рекомендации» (М., 1991); «Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов: методические рекомендации» (М., 1993). Перечисленные пособия содержат общие подходы, методы, приемы оценки и отбора на госхранение соответствующих видов документов.

В последующие годы было проведено исследование повторения дублетной информации; разработана теория определения источников комплектования государственных архивов; заложены основы и апробированы положения выборочного отбора документов; совершенствовалась система критериев оценки документов и методов их отбора; проведено исследование документных комплексов отраслей народного хозяйства и социально-культурной сферы; совершенствовалась нормативно-методическая база экспертизы ценности документов и комплектования архивов.

Начиная с 2007 года, идут поиски наиболее оптимальных форм и методов отбора документов на основе дифференцированного подхода к ценности различных категорий документов по личному составу, включая возможности использования выборочных методов отбора. Мнение о целесообразности постоянного хранения всех личных дел высказывается рядом архивистов. Отбор на государственное хранение документов по личному составу нуждается в дальнейшем исследовании как часть проблемы отбора массовых документов [6, с.31].

Целевая комплексная экспертиза ценности документов предполагает: выявление и экспертизу ценности документов с повторяющейся информацией, выделение к уничтожению документов, не имеющих научно-исторической ценности; определение наиболее рационального распределения документов внутри взаимосвязанного комплекса архивных фондов; восполнение состава документов взаимосвязанных фондов. Целевая комплексная экспертиза документов проводится на основе общих критериев экспертизы и специфических критериев отбора документов с повторяющейся информацией. Ведущая роль среди общих критериев принадлежит критерию значения информации, заключенной в документе.

На момент 2014 года отдельные сроки хранения документов органов власти всех уровней, государственных и коммерческих организаций закреплены законодательно, а также в различных правилах, положениях, инструкциях. Некоторые сроки ведомственного хранения документов установлены Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации». Негосударственные организации часто опираются на сроки исковой давности. Однако основными документами, применяемыми в процессе экспертизы ценности, являются перечни, право утверждения которых принадлежит Федеральному архивному агентству и другим государственным органам. Современные перечни делятся на два типа: перечни документов постоянного хранения и перечни документов с указанием сроков хранения, которые могут быть типовыми, ведомственными и примерными. Главный недостаток данной системы – несогласованность разных нормативных актов друг с другом в определении сроков хранения одних и тех же документов, в том числе электронных [8, с.23].

Следуя из вышесказанного, можно говорить о том, что появление экспертизы ценности документов является важным этапом в развитии делопроизводства в России. На данный момент она решает такие важные задачи как:

- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения документов.

Главной задачей экспертизы ценности документов является выявление документов, имеющих ценность для общества и государства на основании выработанной системы принципов, методов и критериев отбора документов.