Порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится:

· когда составляется номенклатура дел;

· когда документы формируются в дела по окончании календарного года;

· когда дела готовятся к передаче в архив и необходимо перед этим проверить, насколько правильно документы были отнесены к тому или иному делу.

Те документы, которые постоянно или временно хранятся в структурных подразделениях организации, экспертизу проходят ежегодно, по окончании календарного года. После оценки и определения сроков хранения каждого документа они сшиваются в дела. Занимаются экспертизой ценности документов в подразделениях лица, приказом назначенные ответственными за делопроизводство. В оценке принимает участие экспертная комиссия, созданная на предприятии, а методическое руководство осуществляют работники архива предприятия.

Дела формируются таким образом, чтобы сроки хранения документов, входящих в них, были одинаковыми. Это позволит в дальнейшем, при отборе документов, срок хранения которых истек, не расшивать дела и не формировать их снова, уже без изъятых для утилизации бумаг. В ходе проведения экспертизы ценности документов из тех дел, которые будут храниться постоянно, изымаются дубликаты, копии и черновики, а также второстепенные документы, которые хранятся недолго [9, с. 57].

После проведения экспертизы ценности документов для каждого сформированного дела составляется опись и акты о выделении дел, предназначенных для утилизации. Утилизация может быть произведена только после того, как экспертная комиссия рассмотрит и утвердит описи уничтожаемых дел и акты на уничтожение. Образец акта уничтожения документов, выделенных для утилизации, приведен ниже.

В архивах экспертная оценка значимости единиц хранения производится, например:

1. когда некоторые материалы готовятся к публикации;

2. при создании тематических реестров, каталогов, справочников;

3. для принятия решения о необходимости микрофильмирования или перевода документа в электронно-цифровую форму;

4. при передаче документов в другие архивы.

Оценка в этих случаях производится на основании критериев экспертизы ценности документов, состав и характеристики которых зависят от целей и задач отбора. При этом участие в нем принимают не только сотрудники архива, но и специалисты, работающие в других областях. Основные критерии отбора при передаче в государственные архивы, это: системность, целостность, историческая или культурная значимость [13, с.22].

Состав критериев экспертизы ценности документов зависит от:

· происхождения, в том числе от того, где, когда и кем был создан документ, его общественно-политическое значение и функционально-целевое назначение, типовая принадлежность и роль;

· содержания, в том числе вид документа, значимость представленных в нем сведений, их уникальность и связь с другими источниками информации;

· внешних характеристик, в том числе степени сохранности, формы передачи, оформления и заверение подлинности.

Кроме того, на ценность документа оказывают влияние и такие факторы, как его:

· юридическая и историческая значимость;

· автобиографичность;

· языковые, культурные и художественные особенности.

Поскольку выбор критериев при экспертной оценке зависит от ее целей, их значимость в каждом конкретном случае будет различной.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов на предприятии приказом руководителя создается экспертная комиссия (ЭК), действующая на постоянной основе. На крупных предприятиях с большими объемами документооборота такие комиссии могут быть сформированы в отдельных структурных подразделениях. Образец приказа о создании экспертной комиссии представлен ниже.

Кроме этого, в компании должен быть разработан отдельный локальный нормативный акт, регламентирующий порядок и методику проведения экспертной оценки, функции и права экспертной комиссии. Это может быть положение, утверждаемое руководителем предприятия. Этот документ необходимо согласовать с курирующим работу ЭК на предприятии архивом. В качестве образца при разработке данного регламента можно использовать Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 [14, с.19].

Общий порядок организации работы экспертных комиссий определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.).

На основе Примерного положения должно разрабатываться индивидуальное положение об экспертной комиссии конкретной организации, предприятия. Индивидуальное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Положение об экспертной комиссии состоит из разделов. Текст каждого раздела делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Положение определяет цель создания экспертной комиссии, ее статус как совещательного органа при руководителе организации, порядок формирования и назначения персонального состава комиссии, ее председателя и секретаря.

Положение должно содержать перечень правовых и нормативных актов и нормативно-методических документов, которыми комиссия руководствуется в своей работе. В перечень включают законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

В задачи экспертной комиссии входит:

· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

· организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

· организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

· В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций главными функциями экспертных комиссий являются:

· организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

· рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):

· проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

· описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

· описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.);

· актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

· подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

· участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации [16, с.17].

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

Для выполнения своих функций экспертная комиссия наделяется определенными правами, которые также закрепляются в положении.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости (как правило, 1-2 раза в год).

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии, зафиксированные в протоколе, вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Методическое и организационное обеспечение работы ЭК также возлагается на экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) того архивного учреждения, которое курирует предприятие.

В задачи комиссии, занимающейся проведением экспертизы ценности документов в организации, входит [2, с.25].

1. организация проведения и проведение экспертной оценки документов на стадии делопроизводства – составления номенклатуры и формирования дел;

2. организация проведения и проведение экспертной оценки документов на стадии передачи дел в архив предприятия;

3. организация проведения и отбор документов, срок хранения которых истек, на передачу в государственный или муниципальный архив и на утилизацию.

В функции экспертной комиссии в том числе входит:

· ежегодная оценка и отбор архивных дел и документов для дальнейшего хранения или для утилизации;

· разработка и согласование с ЭПК проектов номенклатур дел предприятия, внутренних описей сформированных на предприятии дел долговременного и постоянного хранения, а также актов с перечнем документов и дел, подготовленных на уничтожение;

· разработка предложений для согласования с ЭПК по изменению сроков хранения некоторых категорий документов, установленных типовыми или отраслевыми перечнями, а также тех документов, которые в перечнях не упоминаются;

· участие в подготовке и рассмотрении проектов регламентов и методик по вопросам ведения документооборота на предприятии и работы с отдельными видами документов.