Методика проведения экспертизы ценности

Методика проведения экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов:

· руководства;

· планирования;

· финансирования;

· контроля работы организации;

· деятельности подведомственных организаций;

· результатов этой работы.

Второй этап экспертизы начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения:

· постоянного;

· длительного (свыше 10 лет);

· временного (до 10 лет включительно).

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПЛ просмотреть полистно в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры.

Ответственный момент экспертизы – выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК организации.

Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.

В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек [12, с.45].

Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление акта и уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем организации.

Третий этап экспертизы ценности документов предусматривает подготовку дел к сдаче в государственный архив (при необходимости).

 

 

Заключение

При отборе материалов с целью помещения ее в различные архивы существуют особые параметры, по которым определяется ценность отбираемых бумаг. Задачами экспертизы в таком случае являются:

· Определение состава документации соответствующего архивного фонда.

· Установление срока хранения. Такие задачи решаются изучением справочных материалов и распределением их на соответствующие группы для долговременного, кратковременного либо временно хранения.

· Выяснение степени сохранности ценных бумаг и восполнение архивного фонда в случае утраты каких-либо материалов.

Документация подвергается экспертизе ценности и во многих других случаях. Ведомственные и государственные архивы рассматривают бумаги в связи с необходимостью публикации некоторых материалов, при создании различных справочников, путеводителей, каталогов, при отборе для микрофильмирования, при передаче дел из одного архивного фонда в другой.

Также такие экспертные работы проводятся при покупке документов или при передаче музейным фондам.

Весь объем сведений, передаваемый государственным фондам, требует тщательной проверки, так как часто восполнить его после потери многих ценных бумаг уже не представляется возможным. Но также нельзя и оставлять на хранение существенный объем второстепенной маловажной документации. Особенно это актуально сейчас при появлении большого количества различных предприятий, организаций и учреждений, занимающихся самыми разнообразными видами деятельности.

Проблема выбора и определения оптимального объема документации, передаваемой в архивные фонды – это задача, требующая решения не только архивистами, но и специалистами из других областей деятельности. Принципы, по которым ценные бумаги предаются в государственные архивные фонды, следующие: историзм, целостность, системность.

На основе таких положений и разработана система критериев, определяющих ценность. Ориентирами выступают признаки, по которым и определяют ценность того или иного документа. Они не являются статичными, на протяжении всей истории - неоднократно изменялись, подстраиваясь под потребности общества.

Можно выделить этапы экспертизы ценности документов, которые применимы для любой организации. Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документации, подлежащей постоянному хранению, на которую составляется опись в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации или полномочным

Чтобы избежать возможного уничтожения ценных бумаг, рекомендуем проводить составление актов об уничтожении только после утверждения руководителем компании описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Экспертная комиссия должна выявить точное количество документации, которую необходимо уничтожить. Кроме того, в их обязанности входит взвешивание уничтожаемых бумаг (при наличии такой возможности).

По завершению процедуры взвешивания составляется акт о выделении документов к уничтожению. Уничтожение можно провести самостоятельно (путем полного сжигания) в присутствии экспертной комиссии либо воспользоваться услугами специализированной компании по утилизации документов. Следует запомнить, что на секретные и общедоступные дела составляются отдельные акты. Если комиссией выявлено, что в дело подшиты документы постоянного хранения и с истекшими сроками, то такое дело расшивается в целях сортировки документов для дальнейшего хранения и предназначенных к уничтожению. Из документов постоянного хранения в дальнейшем оформляются самостоятельные дела, однако производится эта процедура только после окончания экспертизы.

Если при проведении экспертизы ценности в документальном и архивном фондах организации, обнаружены документы постоянного срока хранения с повторяющейся информацией (оригиналы, копии или дубликаты), то проводится проверка на наличие оригинальных документов, которые и подлежат дальнейшему хранению. Остальные документы подлежат уничтожению. Если будет обнаружено несколько копий одного документа с постоянным сроком хранения, но оригинал не найден, то для последующего хранения оставляется одна копия (лучшего качества или наиболее полная по содержанию), остальные копии должны быть уничтожены.

 

ЛИТЕРАТУРА

1. Басаков, М.И. Делопроизводство: Конспект лекций / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2010. - 192 c.

2. Басовская, Е.Н. Делопроизводство: Учебное пособие / Е.Н. Басовская. - М.: Форум, 2012. - 256 c.

3. Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 364 c.

4. Гваева, И.В. Делопроизводство: учебный справочник / И.В. Гваева. - Минск: ТетраСистемс, 2011. - 224 c.

5. Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, Наука, 2009. - 296 c.

6. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие / М.В. Кирсанова. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2012. - 312 c.

7. Козлов, Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой. Учебный курс / Н.В. Козлов. - СПб.: Наука и техника, 2007. - 304 c.

8. Кузнецов, Д.Л. Кадровое делопроизводство (правовые основы): Практическое пособие / Ю.П. Орловский, Д.Л. Кузнецов, И.Я. Белицкая, Ю.С. Корякина. - М.: ИНФРА-М, Контракт, 2013. - 239 c.

9. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник для бакалавров / И.Н. Кузнецов.. - М.: Юрайт, ИД Юрайт, 2013. - 576 c.

10. Куняев, Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: Учебник / Н.Н. Куняев. - М.: Логос, 2015. - 500 c.

11. Леонов, В. Кадровое делопроизводство на компьютере / В. Леонов. - М.: Эксмо, 2011. - 368 c.

12. Ловчева, М.В. Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М.В. Ловчева. - М.: Проспект, 2013. - 80 c.

13. Михайлов, Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по персоналу / Ю.М. Михайлов. - М.: Альфа-Пресс, 2014. - 224 c.

14. Пожникова, Н.М. Практикум по предмету "Документы, корреспонденция и делопроизводство": Учебное пособие для нач. проф. образования / Н.М. Пожникова. - М.: ИЦ Академия, 2012. - 192 c.

15. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие / О.П. Сологуб.. - М.: Омега-Л, 2013. - 207 c.

16. Стенюков, М.В. ВПС: Документоведение и делопроизводство. КЛ. / М.В. Стенюков. - М.: А-Приор, 2007. - 176 c.