СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ ТЕРМИНОВ

Делопроизводство; документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Архивное дело: отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Внешние признаки документа: признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Носитель документированной информации: материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Текстовой документ: документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Письменный документ: текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Рукописный документ: письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Машинописный документ: письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Документ на машинном носителе: документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Автор документа: физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Документ личного происхождения (Ндп. личный документ): документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Служебный документ: официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа: первый или единичный экземпляр официального документа.

Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Дублетный документ: один из экземпляров копии документа.

Документирование: запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Правила документирования: требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Система документации: совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированная система документации; УСД: система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Вид письменного документа: принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Наименование документа: обозначение вида письменного документа.

Организационно-распорядительный документ: вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Реквизит документа: обязательный элемент оформления официального документа.

Постоянная часть реквизита документа: неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Переменная часть реквизита документа: изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Формуляр документа: набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа: модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Унифицированная форма документа; УФД: совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Служебное поле унифицированной формы документа: зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.

Зона унифицированной формы документа: часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

Оформление документа: проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Подпись: реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Гриф ограничения доступа к документу: реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования: реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата официального документа: реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Заголовок официального документа: реквизит документа, кратко излагающий его содержание

Виза официального документа: реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Резолюция документа: реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Текст официального документа: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Организация работы с документами: организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот: движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Объем документооборота: количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Входящий документ; поступивший документ: документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ; отправляемый документ: официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ: официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Регистрация документа: запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Срок исполнения документа: срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Типовой срок исполнения документа: срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа: срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Дело: совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дела: группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Заголовок дела: краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Номенклатура дел: систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Индекс дела; номер дела: цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Фондирование документов: распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям

Ценность архивного документа: свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.

Запретная дата документа: дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат.

Экспертиза ценности документов: отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Перечень документов со сроками хранения: систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Выборочный прием документов на постоянное хранение: прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

Выделение документов к уничтожению: выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.