Глава 1. Общие документы перечень документов, которые подлежат утверждению руководителем и на которые ставится печать

 

Наименование документа	Печать	Утверждение
1. Коллективный договор	Да	Нет
2. Инструкции	Да	Да
3. Правила внутреннего трудового распорядка	Да	Да
4. Трудовой договор	Да	Нет
5. Сметы	Да	Да
6. Штатное расписание	Да	Да
7. Акты	Да	Да
8. Доверенности	Да	Нет
9. Приказы	Да	Нет
10. Договоры	Да	Нет
11. Командировочные удостоверения	Да	Нет
12. Гарантийные письма	Да	Нет
13. Справки	Да	Нет
14. Реестр	Да	Нет
15. Образцы оттисков печатей	Да	Нет
16. Поручения	Да	Нет
17. Программы	Да	Да
18. Положения	Да	Да
19. Отчеты	Да	Да
20. Заявления	Нет/Да	Да

 

Начат "________"20г.

Окончен "________"20г.

Записи в настоящем журнале производятся до полного его использования ЖУРНАЛ учета выдачи доверенностей

Итого в настоящем журнале содержится пронумерованных и про шнурованных листов (количество листов указывается прописью)

№ включительно.

Руководитель организации Главный бухгалтер "________"20г.

м. п.

ДОВЕРЕННОСТЬ (типовая форма)

"________"20_ г (место составления)

(для физических лиц - Ф.И.О., паспорт: серия, №, выдан (кем, когда), адрес. Для юридических лиц - полное наименование и номер государственной регистрации, Ф. И.О. уполномоченного лица)

доверяю, (для физических лиц - паспорт: серия, №, выдан (кем, когда), адрес. Для юридических лиц - полное наименование и номер государственной регистрации) совершать от моего имени следующие действия:

(перечень действий должен быть прописан как можно более детально - что, когда и как должно быть сделано)

Настоящая доверенность действует в течение (срок) с момента ее выдачи.

Подпись доверителя  Доверенность на совершение сделок, требующих нотариального удостоверения, должна быть нотариально удостоверена.

Нотариальное удостоверение сделок обязательно:

в случаях, указанных в законе;

в случаях, предусмотренных соглашением сторон, хотя бы по закону для сделок данного вида эта форма не требовалась.

Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной, может быть удостоверена также организацией, в которой доверитель работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

Доверенность на получение представителем гражданина его вклада в банке, денежных средств с его банковского счета, адресованной ему корреспонденции в организациях связи, а также на совершение от имени гражданина иных сделок, указанных выше, может быть удостоверена соответствующими банком или организацией связи. Такая доверенность удостоверяется бесплатно.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на. получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

ДОВЕРЕННОСТЬ (формы № N1-2 и М-2а)

Применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Форму Тм-2а применяют организации, у которых получение. материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих ценностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Выдала доверенностей лицам, не работающим в допускается Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи - как правило 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в Грядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

 

Типовая межотраслевая форма № М-2

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России от 30.10.97 № 71а

 

Код

0315001

 

Форма по ОКУД

Организация по ОКПО

ДОВЕРЕННОСТЬ №

Дата выдачи "________"20г.

Доверенность действительна по "________"20г.

(наименование потребителя и его адреса)

(наименование плательщика и его адреса)

Счет №в (наименование банка)

Доверенность выдана (должность)

(фамилия, имя, отчество)

Паспорт: серия №

Кем выдан Дата выдачи "________"20г.

На получение от (наименование поставщика)

материальных ценностей по (наименование, номер и дата документа)

Оборотная сторона формы № М-2

 

ПЕРЕЧЕНЬ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПОЛУЧЕНИЮ

Номер по порядку	Материальные ценности	Единица измерения	Количество (прописью)
1	2	3	4

 

Подпись лица, получившего доверенность удостоверяем.

Руководитель (подпись) (расшифровка подписи)

М.П.

Главный бухгалтер (подпись) (расшифровка подписи)

Типовая межотраслевая форма № М-2а Утверждена

Постановлением

Госкомстата России от 30.10.97 № 71а

Оборотная сторона формы № М-2а

ПЕРЕЧЕНЬ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПОЛУЧЕНИЮ

Форма по ОКУД Организация по ОКПО

ДОВЕРЕННОСТЬ №

Дата выдачи "________"20г.

Доверенность действительна по "________"20г.

(наименование потребителя и его адреса)

(наименование плательщика и его адреса)

Счет №в (наименование банка)

Доверенность выдана (должность)

(фамилия, имя, отчество)

Паспорт: серия №

Кем выдан

Дата выдачи "________"20г.

На получение от (наименование поставщика)

материальных ценностей по (наименование, номер и дата документа)

 

Номер по порядку	Материальные ценности	Единица измерения	Количество (прописью)
1	2	3	4

 

Подпись лица, получившего доверенность удостоверяем.

Руководитель (подпись) (расшифровка подписи)

М.П.

Главный бухгалтер (подпись) (расшифровка подписи)

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор наименование предприятия подпись, Ф. И.О.

дата М.П.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

наименование предприятия на год

Секретарь-референт подпись Ф. И.О.

Зав. архивом подпись Ф.И.О.

В 2003 году заведено дел.

цифрой и прописью Секретарь-референт подпись Ф.И.О.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ПО ОТДЕЛУ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА И КАДРОВ наименование предприятия

 

№ дела	Наименование дела	Срок хранения	Кол-во томов дела
03-01	Журнал исходящих телефонограмм	1 год
03-02	Приказы по личному составу (подлинники)	75 лет
03-03	Приказы о предоставлении очередных отпусков (подлинники)	50 лет
03-04	Личные карточки рабочих и служащих	75 лет
03-05	Личные дела уволенных	75 лет
03-06	Награждения, поощрения (копии)	10 лет
03-07	Графики режима рабочего времени	1 год
03-08	Подготовка кадров	10 лет
03-09	Трудовая дисциплина	3 года
03-10	Социальное страхование	5 лет
03-11	Письма, жалобы и заявления	5 лет
03-12	Утвержденные графики очередных отпусков, документы по их использованию	1 год
03-13	Материалы к приказам по личному составу	1 год
03-14	Материалы по пенсионному обеспечению	75 лет
03-15	Личные листки по учету кадров не принятых на работу	1 год
03-16	Должностные инструкции работников	3 года после замены
03-17	Книга учета трудовых книжек	50 лет
03-18	Анкеты, описи передачи дел в архив	Постоянно

 

Номенклатура дел - перечень всех наименований дел, заводимых в организации. Номенклатура дел составляется с учетом структурных подразделений организации и утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел по отделу организации труда и кадров является разделом сводной номенклатуры для организации, которая утверждена руководителем организации. Данная номенклатура дел необходима для учета и сохранности документации по личному составу, используемой в работе.

 

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

№ п/п	Дата отправления входящего документа	Номер входящего документа	Дата поступления документа	Краткое содержание документа	Исполнитель	Подпись исполнителя	Срок исполнения

 

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В ЖУРНАЛЕ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Графики, наряды, заявки.

Информация, присланная для сведения.

Рекламные извещения.

Прейскуранты и прайс-листы.

Поздравительные письма.

Справки для внутреннего использования.

Объяснительные записки.

Технические условия.

Программы.

Учебные планы.

Пригласительные билеты.

10. Журнал регистрации входящих документов необходим для сохранности и оперативного поиска документации. Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

 

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

№ п/п	Адресат	Дата отправления	Исполнитель	№ дела	Краткое содержание документа
131	ООО "Минск"	22.12.2003	Иванов К.Г.	5-3	Ответ на письмо от 18.11.2003 № 115

 

№ п/п	Дата документа	Индекс (номер) документа	Краткое содержание	Исполнитель (кто подписал)	Отметка об исполнении	№ дела
1	05.10.2003	38Л	Приказ о приеме на работу	Винокур		03-05

 

Журнал регистрации внутренних документов используется для обеспечения учета внутренних документов. Журналы регистрации внутренних документов ведутся секретарем-референтом или секретарем по делопроизводству предприятия. Все документы, регистрируемые в журнале, делятся по видам: приказы, указания, акты ревизии, протоколы совещаний и т.д.

 

СПРАВКА

О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ на дата составления

№ п/п	Название документа	№ документа, дата	Краткое содержание	Исполнитель	Срок исполнения	Состояние исполнения		Причины неисполнения

 

Секретарь-референт подпись Ф.И.О.