Объекты и средства регламентации деятельности

"А чего тут рассматривать - надо людей регламентировать!" - такой ответ кажется очевидным для любителей должностных инструкций, но только на первый взгляд. Потому, что регламентировать надо не людей, т.е. сотрудников компании, а их работу (деятельность). Если принять первую точку зрения, то можно ограничиться только должностными инструкциями. Если - вторую, то надо разобраться из чего деятельность состоит. На эту тему проведено множество исследований и написано много научных трудов и даже учебных пособий. Мы постараемся не грузить читателя лишней информацией, но основные понятия вынуждены ввести, так как в противном случае будет непонятна технология постановки регулярного менеджмента.

Для того чтобы деятельность коммерческой организации была управляемой надо регламентировать три типа объектов: субъектов деятельности, процессы деятельности и ресурсы, необходимые для успешного выполнения деятельности.

С субъектами деятельности всё просто - это те, кто выполняет работу. Они могут быть индивидуальными, в таком случае говорится о должностях (синонимы: должностные позиции или рабочие места). Могут быть и коллективные субъекты - подразделения, смысл выделять их появляется в связи с тем, что распределение работ внутри коллективного субъекта может быть ситуативным, но содержание и объем работ подразделения в целом - четко очерчен. Для регламентации деятельности субъектов традиционно используются организационные документы: должностные инструкции и положения о подразделениях или должностных лицах.

Ресурсы - это деньги, материалы, люди, которые обеспечивают деятельность компании. Их распределение естественно необходимо регламентировать и наиболее удобно такая регламентация производится через планово-учетные документы: планы продаж, производства, финансовые планы (бюджеты), а также нормативные справочники, содержащие нормативы расходования средств. Планы включают конкретные управляющие воздействия по распределению людей денег, материалов, работ и т.п., а также данные о фактическом выполнении (хороший план - тот, который работает по принципу "план-факт"). Справочники содержат правила и конкретные показатели расходования ресурсов на выполнение различных типовых задач, например, на ремонт оборудования или производство продукции.

С процессами ситуация несколько сложнее. Процессы - это части деятельности компании, в ходе которой субъекты выполняют свою работу, используя ресурсы. Из-за того, что деятельность компании очень сложная при регламентации деятельности выделяется несколько уровней процессов. На нижнем уровне отдельный сотрудник выполняет свою работу, совершая определенную последовательность действий, например, оформляет документы на отгрузку. В данном случае регламентация нужна, если действия сложные или требуют особой точности. В качестве регламентирующих документов обычно используются технологические инструкции или карты.

На среднем уровне регламентируется взаимодействие между должностными лицами (сотрудниками). Регламентация идет по схеме: взял, сделал, отдал. В один процесс среднего уровня чаще всего объединяется последовательность взаимодействия, проходящая без разветвлений.

Например, процесс продажи заканчивается оформлением документов на отгрузку, а затем начинается несколько разветвляющихся процессов: отгрузка для самовывоза, доставка автотранспортом и доставка по железной дороге. В качестве регламентирующих документов используются "Процедуры" (от английского термина Procedure используемого для такого рода документов) или производственные инструкции.

На верхнем уровне регламентируется взаимодействие между процессами и принципы организации работ. Данный уровень регламентации необходим, когда процессов много и есть необходимость отслеживать связи между многими Процедурами. В качестве регламентирующих документов используют Положения о направлениях деятельности или "Политики" (от аналогичного английского термина).

Общепринятого названия для документов, регламентирующих процессы, нет, но давайте далее их называть нормативными. Схема, иллюстрирующая различные типы нормативных документов приводится на рисунке.

Как видно из схемы, есть ещё один тип регламентирующих документов - распорядительные (приказы, распоряжения, служебные записки с разрешительной резолюцией, решения и т.п.). Данные документы могут регламентировать и процессы, и субъектов, и ресурсы. Только используются они для передачи краткосрочных управляющих воздействий, когда нет смысла разрабатывать полноценный документ долговременного действия или надо срочно передать управленческое воздействие.

На этапе "развитого" регулярного менеджмента и последующих этапах развития используются все типы регламентирующих документов, и охват регламентации по объектам приближается к 100%. Там, куда не добрались организационные, нормативные или планово учетные документы - используются распорядительные. Однако объем действия распорядительных документов при регулярном менеджменте очень мал и когда мы говорим о регламентации - то имеем в виду в первую очередь регламентирующие документы долговременного действия: организационные, планово-учетные и нормативные.