Носители исходной информации

 

В системах машинного преобразования информации применяются два вида носителей исходной информации: промежуточные и первичные документы.

Промежуточные массивы возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма передающего информацию от задачи к задаче (внутри) задачи.

Первичные документы являются носителями переменной информации. Они служат источником информации для оперативного, бухгалтерского и статистического учета, контроля за хозяйственными операциями и других целей.

При проектировании форм первичных документов следует учитывать требование ГОСТа 6.13.2-75 на систему первичной учетной документации. Формуляр на систему первичной учетной документации состоит из 3 частей:

А) общая или заголовочная. В этой части размещаются реквизиты действующие на весь документ и включает в себя зоны:

1 зона- зона наименования предприятия, структурных подразделений и их кодов;

2 зона- зона индекса формы документа и грифа его утверждения;

3 зона- зона наименования и значения документа;

4 зона-зона наименования и номера документа, реквизитов-признаков, постоянных для документа или группы документов.

Чаще всего реквизиты в данной части документа размещаются в линейной форме.

Б) предметная или содержательная; В этой части документа содержится существо хозяйственной операции. В ней размещается 5 зона – зона наименования строк и граф, их значения (переменные справочные и группировочные признаки, реквизиты – основания). Реквизиты располагаются по табличной форме размещения реквизитов.

В) оформительская. В оформительской части располагается 

6 зона – зона подписей и печати. Здесь содержатся подписи лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

В спроектированной форме первичного документа реквизиты, переносимые на машинный носитель, обводятся утолщенной линией.

 

Таблица 7

Эскиз промежуточного документа

С.х. предприятие	Код	Наименование подразделения	Код	Фамилия телятницы	Табельный №
АОЗТ «Татарский»	104	Ферма	04	Радченко С.Н.	4211

 

Распределения номеров животных по телятницам

Номер животного	Количество голов	Живая масса на начало месяца,кг
3720 3721 3740 3760	1 1 1 1	94 98 83 80

Подпись__________  

 

Таблица 8

Эскиз первичного документа

С.х. предприятие	Код	Наименование подразделения	Код	Фамилия телятницы	Табельный №	Дата
АОЗТ «Тартарский»	104	Ферма	04	Радченко С.Н.	4211	01.01.04

 

Ведомость учёта взвешивания животных

Номер животного	Живая масса на конец месяца ,кг
3720 3721 3740 3760	110 116 100 100

Подпись ______________

 

Макеты машинных носителей

 

Процесс создания форм первичных документов связан с дальнейшим порядком размещения данных этих документов в памяти машины. Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки информации предусматривает два способа ввода данных в машину.

Первый способ обеспечивает на специальных устройствах подготовки данных предварительный перенос информации с документа на машинные носители: магнитные ленты, магнитные диски.

Второй способ предусматривает применение ПЭВМ, не требующий наличия специальных устройств подготовки данных. Ввод информации здесь осуществляется непосредственно пользователем путем набора данных на клавиатуре, в ходе которого обеспечивается прямая запись информации на магнитные носители (магнитные диски, магнитные дискеты). Ввод информации с первичных документов выполняется по унифицированным макетам.

Макет – это условная система перенесения данных с документа на какой-либо машинный носитель информации.

В макете указывается перечень реквизитов, последовательность перенесения результатов в массив, тип и размер реквизита.

 

Таблица 9

Макет промежуточного документа МП01П

Реквизит	Шаблон
Код предприятия	999
Код подразделения	99
Табельный номер	9(4)
Номер животного	9(4)
Количество голов	9
Живая масса на начало месяца, кг	99

 

Таблица 10

Макет первичного документа МР01П

Реквизит	Шаблон
Код предприятия Код подразделения Дата Табельный номер Номер животного Живая масса на конец месяца, кг	999 99 Х (10) 9(4) 9(4) 9(3)

Выходная информация

 

Выходная (результативная) информация является целью обработки планово – учетных данных и представляет собой сведения, полученные в процессе решения задач, и используется работниками для планирования, учета, контроля, анализа, принятия решений.

Виды носителей результативной информации.

1. По форме представления информации:

- цифровое;

- буквенно–цифровое;

- графическое.

2. По назначению:

- основные документы;

- вспомогательные документы.

3. По месту использования:

- внешние;

- внутренние.

4. По периодичности составления:

- ежедневные;

- понедельные;

- ежемесячные;

- декадные;

- квартальные;

- полугодовые;

- годовые.

5. По срочности составления:

- оперативные;

- обыкновенные;

- несрочные.

6. По печати содержащегося в документе материала:

- построчные;

- итоговые.