Организация работы по формированию базы данных для составления отчетов

Известно, что 50% своего рабочего времени бухгалтерам в кредитных организациях приходится затрачивать на расчет, оформление и заполнение бухгалтерских документов. Одним из перспективных направлений развития бухгалтерии в России является использование компьютерной техники как одной из форм ведения бухгалтерского учета на предприятиях. Компьютерные программы значительно облегчают составление базы данных для составления отчетов. С каждым днем все большее число компьютеров становится необходимым атрибутом на рабочем месте рядового бухгалтера. Применение компьютеров позволяет снижать трудоемкость работы бухгалтера, контролировать правильность операций, упрощает учет, расчеты и анализ бухгалтерских документов, ускоряет обработку информации, снижает расходы на оплату труда, уменьшает объем документооборота, позволяет использовать технические носители первичной информации, упрощает расчеты между предприятиями, обеспечивает оперативность и длительность хранения полученной информации.

Основой работы на компьютере является программное компьютерное обеспечение для бухгалтерии. За последние годы предложение этих программ заметно увеличилось. Наиболее известны такие пакеты бухгалтерских программ как: «1С Бухгалтерия», «Финансы без проблем», «Парус», «Дела в порядке», «Balans», «LADY.FIN», «X-Door», «Толстый Ганс», «Финансы», каждая из которых имеет множество версий, с различной специализацией. Но на наш взгляд более целесообразней является разработка собственного программного обеспечения, именно для бухгалтерии своей кредитной организации, так как любое предприятие имеет свои особенности учета, а приобретение бухгалтерских пакетов может быть не совсем совместимым с спецификой работы конкретного предприятия. Основными языками программирования, на которых создаются такие программы являются: «Microsoft Fox-Pro & Microsoft Visual Fox Pro for Windows», «Clipper», «KARAT», «C / C++», «Pascal», и др. Так же в последнее время все большую популярность завоевывают так называемые универсальные программы - электронные таблицы. Наиболее популярные из них на данное время это «Microsoft EXEL » и «Quadro PRO». Они очень просты в программировании и в них, после небольшого обучения, можно легко и быстро создавать минибухгалтерские программы, автоматизировать заполнение форм, бланков, платежных поручений, таблиц и графиков. Так же не последнюю роль в современной автоматизации бухгалтерии играют программы - текстовые редакторы, предназначенные для быстрого набора и распечатки профессионального вида документов - договоров, бланков, таблиц и т.д. - наиболее популярным среди них сейчас являются «Microsoft WORD for Windows». А также, в последнее время, все большей популярностью пользуется сервис предоставляемый многими современными банками - система «Клиент - Банк», предназначенная для удаленного управления операциями со своим расчетным счетом, находясь за компьютером в бухгалтерии с помощью модема и телефонной линии.

Основой любой программы являются базы данных, в которые вводится, хранится и перерабатывается бухгалтерская информация. Таких баз может быть несколько, по каждому фрагменту учета бухгалтерских операций, но все они связаны между собой и в совокупности образуют единую программу. Работа с этими базами данных происходит в диалоговом или запросно-ответных режимах. Наиболее широко применяются следующие типы диалога, учета, контроля и анализа бухгалтерской информации: меню, вопросы, требующие ответа да/нет, шаблоны, простой запрос, команды.

При составлении ФО на компьютере используется почти все существующие базы данных бухгалтерских программ, так как осуществляется обобщение информации на всех аналитических и синтетических счетах, с дальнейшей группировкой данных по одному или ряду счетов, для формирования данных для составления отчетности. Счета служат средством экономической группировки хозяйственных средств и их источников, позволяя получить в удобном виде информацию, необходимую для управления предприятием. После обобщения счетов, в соответствии с требованиями предъявляемыми составлению ФО, осуществляется этап заполнения бухгалтерского баланса и отчетности, который является завершающим этапом учетного процесса и выполняется систематически, по окончанию отчетного периода.

Саму суть составления ФО можно описать на основании «Схемы составления ФО при использовании компьютерной обработки данных». Структурные элементы этой схемы представляют собой отдельные подпрограммы, общей программы бухгалтерского учета, каждая из которых выполняет свою функциональную задачу. Так, программа по учету труда и заработной платы решает такие задачи как: расчет начисленной заработной платы, расчет удержаний из заработной платы, расчеты с работниками в межрасчетные периоды, сводный учет расчетов с рабочими и служащими, управленческий учет труда и заработной платы. В конце месяца программа подводит итоги, которые обобщаются с итогами по другим программам и на основании этого сводного учета заполняется ФО кредитной организации. Заполнение годовой ФО осуществляется путем сбора всей учетной информации за год.