Проведение аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

В ходе аудиторской проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками аудитор выполняет определенные процедуры для получения гарантий реального финансового положения клиента, однако некоторые нарушения могут остаться незамеченными. Любое подозрение аудитора о возможном нарушении, которые могут привести к материальным искажениям отчетности, заставляет аудитора расширить процедуры подтверждения, чтобы рассеять свои сомнения или подтвердить подозрения.

При проверке полноты и достоверности расчетов с поставщиками и подрядчиками аудитор может выявить нарушения, которые классифицируют следующие отклонения:

- от действующего законодательства;

- от нормативных актов, определяющих организацию и методологию учета;

 - вследствие несоблюдения в течение отчетного года принятой учетной политики отражения в бухгалтерском учете отдельных хозяйственных операций и оценки имущества;

- из-за нарушения принципа отнесения доходов и расходов к своим отчетным периодам;

- вследствие несоблюдения тождества данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам аналитического учета.

Рассмотрим аудиторские процедуры, которые могут присутствовать в зависимости от результатов проведенного анализа в программе проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Процедура 1: Наличие подтверждающих документов на приобретение ТМЦ, работ, услуг.

В качестве источников информации используются: договоры на потсавку товарно-материальных ценностей; договоры подряда; договоры на оказание услуг; письма-запросы на поставку товарно-материальных ценностей; счета и счета-фактуры поставщиков; акты выполненных работ; приходные документы (приходные накладные, приемные акты, приходные ордера).

Используемые методы сбора аудиторских доказательств: проверка документов, подготовленных на предприятии; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; получение письменного подтверждения от третьих лиц; устный опрос.

Техника исполнения состоит в следующем. Аудитор или ассистент выборочно просматривает приходные документы (например, приходные накладные), выписывая наименования поставщиков товарно-материальных ценностей. Далее, просматривая папку с договорами и текущими документами, ассистент должен выявить наличие договоров на поставку с соответствующим поставщиком либо письмо-заявку на поставку ТМЦ. Затем необходимо проверить наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке. Если на предприятии ведётся журнал регистрации счетов-фактур, целесообразно использовать его.

Полученные данные заносятся в таблицу (Табл. 12)

Данные такой таблицы позволяют аудитору оценить: состояние учета поступления товарно-материальных ценностей, оприходования выполненных работ, оказанных услуг; качество заключаемых договоров (нет ли среди договоров просроченных); добавленную стоимость по оприходованным и оплаченным ценностям, по которым нет счетов-фактур.

Важным моментом является проверка расчетов по неотфактурованным поставкам. Если аудитор выявил отсутствие счетов-фактур на полученные товарно-материальные ценности, необходимо установить посредством устного опроса: были ли затребованы счета-фактуры от поставщиков или нет. Если запросы были, аудитор должен просмотреть ответы на них. При отсутствии запросов аудитор может сам провести сверку с таким поставщиком. Данные, полученные в ходе опроса, проведения сверок и прослеживания произведенных клиентом запросов, заносятся в таблицу.

 

Таблица 12 - Наличие оправдательных документов на приобретение ТМЦ

№ п/п	Наименование поставщика	Приходный документ, №, дата	Договор, №, дата, срок действия	Письмо-заявка, №, дата	Счет-фактура, №, дата
1	2	3	4	5	6
1	ООО «Бетон+»	ТН б/н от 26.11.08	29/1-НК 20.11.08, до декабря 2008г.	-	779 от 26.11.08.
2	ООО «Стройснаб»	ТН б/н от 19.11.08	НП/011 12.02.08 до декабря 2008г.	-	1182 от 19.11.08
3	ООО «Берпров»	ТН 4898 от 15.11.08	07/345 29.02.08 до декабря 2008г.	-	4898 от 15.11.08

 

Состояние учета поступления и оприходования товарно-материальных ценностей, выполненных работ, оказанных услуг в ОАО «Борма» аудитор оценил наличие договоров на поставку ТМЦ, качество заключаемых договоров. Были выявлены незначительные нарушения по неправильному оформлению документов (в приходных накладных не заполнены все необходимые реквизиты, использованы лишние или не надлежащие реквизиты). Были зафиксированы случаи присутствия копий приходных накладных, также не ведется журнал регистрации счетов – фактур от поставщиков и покупателей. Неотфактурованные поставки в ОАО «Борма», не обнаружены.

Процедура 2. «Проверка своевременности предъявляемых претензий по качеству и количеству товарно-материальных ценностей и по качеству выполненных работ и оказанных услуг».

При оприходовании товарно-материальных ценностей, выполненных работ и оказанных услуг могут быть выявлены расхождения по качеству и количеству с характеристиками и количеством, указанными в документах поставщика. В таких случаях составляют акт о выявленной недостаче. На сумму недостачи продукции предприятие-получатель предъявляет отправителю (поставщику) претензию.

 Источники информации:

• сопроводительные документы или сличительные ведомости фактического наличия продукции с данными, указанными в документах поставщика;

• акт о выявленной недостаче продукции;

• другие документы, свидетельствующие о причинах возникновения недостачи (анализ на влажность продукции, имеющей соответствующие допуски на влажность, коммерческие акты и проч.).

Методы сбора аудиторских доказательств:

• метод получения письменных подтверждений;

• проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

• проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

• наблюдение за выполнением хозяйственных операций.

Техника исполнения заключается в следующем.

Аудитор последовательно просматривает акты о выявленной недостаче. При проведении детальной проверки аудитор принимает решение об участии в приемке каких-либо ТМЦ, а также дает указания о выборочном сопоставлении данных приходных документов поставщика и данных приемных актов склада, сверяя их со сроками предъявления претензий.

Претензии ОАО «Борма», поставщику не были предъявлены т.к. по акту приема – передачи ТМЦ расхождений нет.

Процедура 3. «Проверка правильности определения поставщиком НДС».

Источники информации:

· счета-фактуры поставщиков;

· инструкция о порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на добавленную стоимость.

Методы сбора аудиторских доказательств:

• проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

• проверка арифметических расчетов.

Техника исполнения включает проверку правильности определения поставщиками НДС. Выборке необходимо подвергнуть максимальное число счетов-фактур по разным поставщикам, сделать пересчет сумм налога на добавленную стоимость. При расхождении данные заносятся в таблицу 13.

 

Таблица 13-Правильность изъятия поставщиками НДС

№ п/п	Наименование поставщика	Дата	Счет, №	Сумма по счету, руб.	НДС по счету, руб.	НДС по перечету, руб.	Отклоне-ния, +/-
1	2	3	4	5	6	7	8
1	ООО «Берпров»	15.11.08	4898	46020,00	7020,00	7020,00	-
2	ООО «Стройснаб»	19.11.01	1181	549762,00	83862,00	83862,00	-
3	ООО «Бетон+»	26.11.01	779	14930,0	2430,00	2430,00	-

 

Если количество отклонений велико, то аудитор может расширить процесс проверки. На практике возникают случаи, когда в счетах поставщиков НДС не выделен (например, услуги поставщика не подлежат обложению этим налогом), а на предприятии клиента самостоятельно выделяют НДС. Исчисленные таким образом суммы ставятся к возмещению из бюджета при ежемесячном (или ежеквартальном) декларировании налога.

После проверки правильности определения поставщиком НДС в ОАО «Борма», выявлено, что НДС выделен правильно в соответствии с инструкцией о порядке исчисления и уплаты в бюджет НДС, т.е. отдельной строкой и занесен в регистры бухгалтерского учета, случаи самостоятельного выделения НДС отсутствуют.

Процедура 4. «Соответствие занесения данных поставщиков в учетные регистры».

Источники информации:

• счета-фактуры поставщиков;

• регистры бухгалтерского учета.

Метод сбора аудиторских доказательств включает проверку документов, предъявляемых клиентом, с использованием приема прослеживания. Аудитор прослеживает данные первичных документов и их отражение на счетах бухгалтерского учета.

Для отражения на счетах бухгалтерского учета операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками на предприятии могут использоваться следующие регистры при использовании автоматизированной системы учета:

• подробная оборотная ведомость по сч.60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

• аналитическая карточка по сч.60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Техника исполнения заключается в следующем.

Аудитор отбирает определенное количество счетов и прослеживает их отражение в применяемом на предприятии учетном регистре (журнале-ордере № 6). Проверку соответствия данных счетов поставщиков данным учетных регистров отражает в таблице 14.

Если отклонения значительны, аудитор может расширить проверку, увеличив количество проверяемых счетов.

Соответствие занесения данных счетов поставщиков в учетные регистры в ОАО «Борма», занесены верно, т.е. данные первичных документов совпадают с их отражением на счетах бухгалтерского учета.

 

Таблица 14 - Соответствие данных счетов поставщиков журнала-ордера 6.

№ п/п	Наименование поставщика	Счет, №, дата	По счету поставщика, руб		Фактически отражено в учете, руб.		Отклонения, руб. +/-
			Всего	В т.ч. НДС	Всего	В т.ч. НДС	Всего	В т.ч. НДС
1	ООО «Петорг»	95 от 02.10.08	2000,0	305,1	2000,0	305,1	-	-

 

Процедура 5. «Проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженности».

 Это одна из важнейших процедур аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как операции с кредиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными средствами предоставляют возможность для мошенничества, растрат и искажений данных финансовой отчетности. Необходимо принимать это во внимание и знать типичные методы совершения и сокрытия подобных действий. Наиболее значительных размеров мошенничество может достигать при осуществлении закупочных операций. В частности, это возможно при закупке товаров. Нарушения при закупках товара могут быть как простыми, например, предъявление в качестве оправдательных документов накладных и счетов фиктивных фирм, что легко выявляется в ходе инвентаризации и сверок расчетов, так и очень сложные, которые почти невозможно вскрыть при помощи аудиторской проверки, когда мошенничество осуществляется по взаимной договоренности должностных лиц обеих сторон сделки в целях обеспечения неверных кассовых выплат.

Источники информации:

• регистры бухгалтерского учета;

• ответы на запросы (тесты);

• акты сверок.

Методы сбора аудиторских доказательств:

• проверка документов, подготовленных на предприятии ОАО «Борма»,;

 • проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

• получение письменных подтверждений от третьих лиц.

Техника исполнения состоит в следующем.

Аудитор, просматривает регистры бухгалтерского учета, выписывает наименование поставщиков, дату возникновения задолженности и сальдо задолженности на определенный момент, затем сверяет все эти данные с ответами на запросы. Вся эта информация группируется в таблице 10.

 

Таблица15 - Реальность дебиторской, кредиторской задолженности, числящейся по сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

№ п/п	Наименование поставщика	Дата возникновения задолженности	Сальдо задолженности на 1 января 2008 г.		Соответствие сальдо выпискам и запросам
			Дебет	Кредит	Сумма	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1	ООО «Проект»	31.12.08	-	659036,91	659036,91	-
	Итого		-	659036,91	659036,91

 

 При выявлении реальности дебиторской и кредиторской задолженности в ОАО «Борма» аудитор выявил с помощью источников информации, что нарушений при получении товара и его оплаты в сроки не обнаружены, искажения данных финансовой отчетности также отсутствуют, отраженная кредиторская задолженность является реальной.

Процедура 6. «Проверка полноты оприходования материальные ценностей материально-ответственными лицами»

Источники информации:

• счета поставщиков услуг;

• приходные документы (приходные накладные);

• приемные акты;

Методы сбора аудиторских доказательств:

- проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

- проверка документов, подготовленных на предприятии клиента.

Техника исполнения включает: просмотр счетов поставщиков.

Проверка полноты оприходования товарно-материальных ценностей, полученных от поставщиков в ОАО «Борма», показала, что записи в учетных регистрах соответствуют с документами поставщиков.

 

Таблица 16- Проверка полноты оприходования ТМЦ, полученных от поставщиков.

№ п/п	Наименование поставщика	Документ, №, дата	Материальные ценности	Числится по счету, руб.	Фактически оприходовано, руб.	Отклонения, руб., +/-
1	2	3	4	5	6	7
1	ООО «Берпров»	4898, 15.11.08	Песок	39000,00	39000,00	-
2	ООО «Стройснаб»	1181, 19.11.08	Цемент м-400 Цемент м-500 щебень	183000,00 276000,00 6900,00	183000,00 276000,00 6900,00	- - -
3	ООО «Бетон+»	779, 26.11.08	Щебень гранитный	13500,00	13500,00	-

 

Процедура 8. Проверка правильности составления корреспонденции счетов.

Источники информации:

• регистры бухгалтерского учета;

• счета поставщиков ;

• банковские и кассовые документы.

Методы сбора аудиторских доказательств:

• проверка документов, подготовленных на предприятии ОАО «Борма»,;

 Техника исполнения состоит в прослеживании операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками. Для определения правильности корреспонденции счетов особое внимание следует делать тому, как отражаются операции на счетах, учитывающих издержки обращения, поскольку в них содержится множество ошибок, влияющих на себестоимость продукции и финансовый результат.

В ОАО «Борма» проверка показала, что корреспонденция счетов составлены верно в соответствии с их видом деятельности, т.е. правильно отражены операции на счетах, учитывающих издержки обращения.

 

Выводы и предложения

 

Проведенные исследования позволяют сделать вывод, что ОАО «Борма» является средним по размерам предприятием района. Хозяйство занимает площадь 3500 га, их них пашня составляет 3500 га, представлена территориальной структурой управления, одним отделением – село Борма.

ОАО «Борма» специализируется на отрасли животноводства и растениеводства . Доля продукции растениеводства в структуре товарной продукции составила в 2006 году 50,5%, в 2007 году 46,7 % и в 2008 году 62,9% , в том числе на долю зерновых и зернобобовых приходится 33,5% в 2006 году, 34,6 % в 2007 году и 51,2 % в 2008 году. На долю продукции животноводства приходится соответственно по годам 46,6 %,51,2 % и 33,6 %.

По результатам производственно – хозяйственной деятельности за 2008 год в ОАО «Борма» получена прибыль. В 2006 году 4630 тыс.руб., 5108 в 2007 г.,и 7140 тыс.руб. в 2008 г.

В целом структура баланса кооператива удовлетворительна, предприятие платежеспособно, и в будущем может продолжать свое развитие.

Коэффициенты абсолютной, критической и текущей ликвидности ОАО «Борма» в пределах нормы и показывают на платежеспособность организации.

За анализируемый период увеличился удельный вес дебиторской задолженности в структуре актива баланса. Долги покупателей и заказчиков увеличилась в 2008 году на 1,4% или 162 тыс. руб. по сравнению с 2006 годом и уменьшилась на 0,6 % или 326 тыс.руб. по сравнению с 2007 годом. Увеличение суммы долгов в основном за счет увеличения объемов продажи готовой продукции, из-за увеличения его объемов производства, высоких закупочных цен, высокой конкуренции.

Удельный вес кредиторской задолженности увеличился в 2007 году на 81 тыс.руб. по сравнению с 2006 годом, и уменьшился на 331 тыс.руб. в 2008 году . Это произошло за счет увеличения задолженности по оплате труда до 4 тыс.руб., уменьшились долги во внебюджетные фонды, на конец 2008 года долги погашены полностью., задолженность перед бюджетом в 2008 году отсутствует .

На основании проведенного анализа кредиторской и дебиторской задолженности можно сделать вывод, что дебеторская задолженность организации составляет меньшую долю общей суммы пассивов, что положительно повлияло на состояние расчетов организации и в целом на состоянии пассивов ОАО «Борма». Рост кредиторской задолженности говорит о серьезных финансовых затруднениях организации, для покрытия которых и были привлечены значительные суммы кредиторской задолженности.

Одним из условий снижения кредиторской задолженности является правильная организация бухгалтерского учета.

В целом в хозяйстве бухгалтерский учет ведется на основании принятой Учетной политикой, которая разработана главным бухгалтером и утверждена председателем кооператива, но есть и недостатки. Бухгалтерская служба учреждена как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером Филипповой Н.И. Учетный аппарат состоит из шести работников, все работники с большим стажем работы и всегда взаимозаменяемы. Для правильного и достоверного ведения бухгалтерского учета принято раздельное ведение учета по рабочим местам. Каждый бухгалтер обрабатывает первичные документы, отчеты на закрепленном участке и дают сводные данные для занесения в журналы ордера и главную книгу. Есть перечень служебных обязанностей и график документооборота разработанный и утвержденный для всех работников учета в бухгалтерии и всех материально- ответственных лиц. Из - за отсутствия средств предприятие не покупает специализированные типовые формы аналитической и синтетической отчетности. Очень много документов на приспособленных бланках, простых листах, книгах учета, что значительно затрудняет работу бухгалтера и усложняет ведение бухгалтерского учета.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом МинФина РФ №94н, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками товарно-материальных ценностей и услуг в ОАО «Борма» организован на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» независимо от времени оплаты предъявляемого счета.

Корреспонденция счетов в целом по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» составляется правильно.

Аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками организуется в разрезе поставщиков, договоров, расчетных документов, видов расчетов.

Поступление материалов, в ОАО «Борма» от поставщиков, выполнение различных работ и услуг подрядчиками производится на основании договоров. В договоре оговорены виды поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ, услуг; коммерческие поставки; количественные и стоимостные показатели поставок; сроки отгрузки; порядок расчетов.

В состав форм учета расчетов с поставщиками и подрядчиками входят договор, счета на оплату, счет фактура, накладные на приобретение товара и материалов, акты выполненных работ, книга учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, журнал- ордер №6, главная книга.

В ОАО «Борма» при расчетах с поставщиками и подрядчиками в основном используют , платежные поручения и наличные расчеты при покупке в розничной торговле подотчетными лицами.

Все счета- фактуры по мере поступления регистрируются в папке учета поступивших счет фактур в хронологической последовательности, после оприходования товаров, услуг и оплаты делают запись в «Книге покупок». При проведении взаимозачетов отражается отгрузка. При этом счета - фактуры на отгрузку регистрируются в папке учета выбывших счет - фактур и включаются в «Книгу продаж». К учету иногда принимаются недоофромленные счета-фактуры, отсутствуют обязательные реквизиты.

Есть замечания : не ведется "Журнал регестрации счет-фактур", счета-фактуры складываются в папку.

Исходя из всего вышеизложенного, необходимо принять меры для совершенствования учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Уделить особое внимание правильной организации аналитического учета, его своевременности, ежедневному поступлению документов, для составления реестра по поставщикам и подрядчикам, регистрировать в журнале поступающие счета - фактуры в хронологической последовательности. Требовать от поставщиков и подрядчиков, чтобы все поступающие счета фактуры были оформлены в соответствии с требованиями статьи 169 НК РФ, “Книгу покупок” и привести в соответствие с правилами их ведения. Регулярно контролировать, расчеты с поставщиками и подрядчиками, чтобы сократить просроченную дебиторскую и кредиторскую задолженности, улучшить расчетно-кассовую дисциплину, правильно выбрать форму расчетов и своевременно отразить обороты в журнале - ордере №6. Правильно выбрав форму расчетов, можно достичь более полного и рационального использования денежных ресурсов, увеличить их кругооборот.

Реальная картина по расчетам с поставщиками и подрядчиками в текущем режиме позволит руководству ОАО «Борма» планировать расчеты и принимать оперативные решения для снижения кредиторской задолженности.

Необходимо повышать уровень квалификации управленческого персонала, рационализировать систему управления предприятием, чтобы добиться достоверного и своевременного оформления первичных документов по всем производственным участкам производства.

Наладить налоговый учет в соответствии с Налоговым Кодексом РФ (гл.25).

Руководство ОАО «Борма» должно уделять больше внимания работникам учета и контроля, создавать и улучшать им условия труда, обеспечивать необходимой литературой, инструкциями и новыми положениями по ведению бухгалтерского учета в оперативном режиме, канцелярскими принадлежностями, материально заинтересовать.

Для облегчения организации сводного и аналитического учета в хозяйстве имеются компьютеры, приобретена программа 1С: «Предприятие», «Зарплата и Кадры».