Оптимизация численности аппарата управления на РУП ПО «Беларуськалий»

Снижение затрат предприятия видится в оптимизации аппарата управления РУП ПО «Беларуськалий», а также во внедрении единой автоматизированной системы управления на рудоуправлениях РУП ПО «Беларуськалий», подтверждением этому являются, представленные ниже данные в таблице 3.1 и диаграмме на рисунке 3.1.

Таблица 3.1

Динамика структуры персонала РУП ПО «Беларуськалий»

Рисунок 3.1 - Динамика структуры персонала РУП ПО «Беларуськалий»

За рассматриваемый период в структуре персонала на 0,32% увеличился удельный вес аппарата управления, таким образом необходимы мероприятия по его оптимизации

Решение проблем с необоснованным ростом управленческого аппарата РУП ПО «Беларуськалий» проведении следующих мероприятий:

- анализ существующих функций управления работников управленческого аппарата непосредственно в управлении, а также на обогатительной фабрике, руднике и других подразделениях РУП ПО «Беларуськалий»;

- инвентаризация и детальное рассмотрение существующих должностных инструкций работников аппарата управления, некоторые инструкции остаются неизменными с 2001 года;

Для решения данной проблемы возможны необходимо применение следующих мероприятий:

- выделение в штате кадровых служб на рудоуправлении работников для создания аналитической группы, которая будет наделена полномочиями по анализу действующих должностных инструкций и изучению функций различных отделов РУП ПО «Беларуськалий» и проверке наличия на рудоуправлении дублирования функций управления;

- проведение независимой аудиторской проверки управленческого аппарата с целью выявления дублирования функций управления;

- создание на РУП ПО «Беларуськалий» единой автоматизированной системы управления (АСУ).

После проведенной проверки необходимо разграничение функций, принятие решений по сокращении штата управления, а также централизация функций управления некоторых отделов рудоуправления и структурных подразделений.

Повышение эффективности действующей системы управления будет достигнуто во первых - за счет снижения дублирования функций, во вторых - за счет уменьшения фонда оплаты труда на содержание аппарата управления.

РУП ПО «Беларуськалий» является производственным предприятием и большинство работников аппарата управления имеет техническое образование, то есть на РУП ПО «Беларуськалий» в управленческом персонале превалируют производственники, необходимо повышение квалификации данных лиц в области управления, здесь необходимо обучение работников аппарата управления среднего звена на курсах менеджеров, которые предлагаются различными учреждениями высшего образования Республики Беларусь, для высшего менеджмента возможно повышение квалификации и обмен опытом за рубежом.

Кроме того, на рассматриваемом предприятии существует такая проблема, как соответствие уровня квалификации и способностей работника аппарата управления занимаемой им должности, то есть насколько обоснованно он занимает свой пост.

Для решения данной проблемы необходима аттестация работников аппарата управления.

Аттестация – это оценка результатов деятельности сотрудника за определенный период и оценка соответствия его квалификации (то есть его профессиональных знаний и навыков) занимаемой должности.

В полную процедуру аттестации должно входить:

- оценка результатов труда сотрудников;

- оценка профессиональных знаний и навыков;

- оценка свойств личности.

Далее, необходимо разработать критерии оценки результатов труда и порядок их учета; выбрать те навыки и личностные качества, которые являются профессионально важными для каждой должности (типа должностей) и построить профили успешности; определить порядок проведения самой процедуры оценки, а также процедур информационного обеспечения работы аттестационной комиссии.

После этого необходимо подобрать соответствующий диагностический аппарат и осуществить пробную эксплуатацию разработанной системы аттестации в одном из подразделений РУП ПО «Беларуськалий».

При проведении аттестации необходимо учитывать следующее, нормативная база в Республике Беларусь не позволяет в полной мере осуществить ротацию кадров или сокращение работников на основании результатов проведения аттестации, поэтому ее результаты должны быть сохранены в тайне и возможность их рассмотрения подлежит руководителям на уровне директора Рудоуправления, начальника СОФ и директора рудника.

Проведение аттестации на РУП ПО «Беларуськалий» необходимо осуществлять не с целью сокращения работников, а с целью выявления наиболее способных работников и составление резерва кадров для принятия решений по карьерному росту наиболее способных работников, а также работников, которые имеют более высокую квалификацию, способность принятия самостоятельных решений в ситуации, когда необходима оперативность действий.

Указанные мероприятия позволят повысить квалификацию имеющихся работников аппарата управления в части выполнения ими управленческих функций, что, несомненно, повысит эффективность деятельности предприятия, снизит себестоимость в части общехозяйственных расходов, а также позволит выявить наиболее способных работников.

Автоматизация управления предприятием нацелена на решение следующих основных задач:

- создание или оптимизация единой системы планирования деятельности предприятия.

- постановка или оптимизация внутренней учетной политики предприятия с детализацией, обеспечивающей управленческий учет и объективный анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности.

- поддержка принятия решений на всех уровнях управления на основе совершенствования процессов сбора и обработки различных видов информации.

В настоящее время на РУ РУП ПО «Беларуськалий» нет автоматизированной системы управления (АСУ) построенной на единой платформе. Так параллельно работает несколько программ автоматизирующих отдельные участки работы предприятия, так бухгалтерская информация обрабатывается с помощью программы, разработанной программистами РУП ПО «Беларуськалий» в 1997 году, учет кадров осуществляется в программе «1С: Кадры», сводная отчетность по производству ведется отдельным работником, который систематизирует данные по рудоуправлениям, сопоставляет их с бухгалтерской и отчетностью по персоналу. Отсутствие программного единства значительно ухудшает скорость обработки информации и усложняет предоставление, как централизованных отчетов, так и получение информации для руководителей различных уровней на РУП ПО «Беларуськалий», что в свою очередь снижает эффективность, а также оперативность принятия управленческих решений руководством рассматриваемого предприятия.

Автоматизацию процесса управления предприятием понимают, прежде всего, как информационное обеспечение лиц, принимающих решения. Сам процесс принятия решения невозможно формализовать, поскольку зачастую он определяется опытом и интуицией работника, принимающего решения и зависит от большого количества факторов, многие из которых имеют только качественные оценки. Автоматизация управления сегодня - это автоматизация различных областей учета, документооборота, анализа данных. с целью оперативной подготовки информации для принятия руководителями различных уровней обоснованных управленческих решений.

Сегодня на рынке Республики Беларусь представлено множество автоматизированных систем управления предприятиями самого разного назначения. Имеются системы, предназначенные для работы в условиях малых, средних, больших предприятий. Разработаны системы, специализирующиеся на отдельных задачах - склад, кадры и зарплата, бухгалтерия, производство. Известны системы, охватывающие почти весь комплекс учетных задач. В результате на каждом секторе IT-рынка присутствуют несколько конкурирующих систем.

Ниже определены критерии, которым должна соответствовать разрабатываемая АСУ на РУП ПО «Беларуськалий», к ним относятся:

- удобство работы с системой или, так называемый пользовательский интерфейс, основным критерием удобства интерфейса - насколько удобно получить необходимую информацию с минимальным нажатием на кнопки, надо ли для этого готовить дополнительные отчеты, а также низкий уровень сложности интерфейса, то есть возможность работы без дополнительного обучения сотрудников;

- гибкость применяемой системы, то есть насколько система адаптируема для внесения возможных изменений. Необходимо спрогнозировать возможные перспективы развития информационной системы предприятия и выяснить возможности адаптации рассматриваемой автоматизированной системы в дальнейшем;

- комплексность системы, так как РУП ПО «Беларуськалий» является крупным предприятием, то ему необходимо комплексное решение автоматизации, выраженное в возможности автоматизации бухгалтерского учета, кадровой отчетности, отношений покупателями и поставщиками, производственные решения и так далее;

- наличие качественного и оперативного обслуживания системы, оперативность обслуживания подразумевает быстрое решение разработчиками поставленных перед ними задач, а также обучение специалистов предприятия работе с автоматизированной системой;

- безопасность, то есть система должна обеспечивать защиту от несанкционированного доступа к информации из внешних источников, а также иметь высокий уровень защиты информации от ее потери или разрушения;

- совместимость, данное требование необходимо, так как на предприятии существует несколько других автоматизированных систем, например бухгалтерского учета, и необходимо возможность передачи данных из них в новую систему.

В настоящее время можно обратиться к отечественным разработчикам автоматизированных систем управления, которые уже зарекомендовали себя на белорусском рынке и чьими разработками уже пользуются белорусские крупные предприятия.

Крупнейшими разработчиками АСУ для крупных предприятий в Республике Беларусь являются ООО «Модис-М», ООО «Современные информационные технологии», Компания «IBA» (ЗАО «Международный деловой альянс») , Корпорация «Галактика».

Исходя из особенностей рассмотренных концепций управления персоналом для исследуемого предприятия с учетом размера и уровня потребности в автоматизации рекомендуется внедрение концепции управления по методологии ERP. Разработчиком данной концепции на рынке СНГ, с учетом особенности отечественных предприятий является «Корпорация «Галактика» – крупнейший в СНГ разработчик комплексных решений в области автоматизации управления производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия.

Внедряемая система позволит объединить в единое информационное пространство (единую базу), бухгалтерский и налоговый учет, управление персоналом и управление процессом производства.

Структура единого информационного пространства, которое охватывает АСУ, предлагаемого к внедрению разработчиком соответствует существующей на предприятии системе управления, так как объединяет в единое информационное пространство весь спектр работы рассматриваемого предприятия.

Внедряемая система позволяет решить задачи:

Во-первых, бухгалтерского учета. Предлагаемая для внедрения на РУП ПО «Беларуськалий» поддерживает автоматизацию всего комплекса задач бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет ведется в полном соответствии с текущими законодательными актами Республики Беларусь.

Единое информационное пространство системы обеспечивает автоматизированное отражение проведенных хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского и управленческого учета. Эта задача решается с помощью механизмов типовых хозяйственных и финансовых операций. Результатом обработки хозяйственных операций являются:

- для бухгалтерского учета — бухгалтерские проводки;

- для управленческого учета — финансовые операции.

Показатели в регистрах управленческого учета формируются на основании первичных документов и служат источником для расчета и контроля исполнения бюджетов. Контроль выполненных проводок производится с помощью Книги бухгалтерских проводок, контроль финансовых операций — с помощью Книги финансовых операций.

Реализована поддержка параллельного учета в нескольких планах счетов бухгалтерского учета. На этой возможности базируются развитые средства для раздельного ведения бухгалтерского и налогового учета. Отличительная особенность системы - гибкая настройка аналитического учета. Аналитический учет можно вести как по элементам большинства таблиц базы данных (организаций, подразделений, материальных ценностей, основных средств, документов-оснований и т.д.), так и по сформированным вручную пользовательским аналитикам с произвольным количеством уровней. Аналитический учет в системе ведется как по счетам, так и по субсчетам. Кроме того, в системе можно ввести внешнюю аналитику и закрепить ее за документом на этапе его создания и привязки к нему типовой хозяйственной операции.

Во-вторых, управления финансовыми потоками. В управлении финансами предоставляет надежные и гибкие средства автоматизации управления финансовыми ресурсами компании, поддерживающие классический управленческий цикл: планирование финансов, оперативный финансовый менеджмент, финансовый анализ. Обеспечивает формирование бюджета и моделирование различных вариантов бюджетов, согласование и утверждение бюджетов, формирование фактических показателей бюджетов.

Поддерживает оперативную деятельность по исполнению бюджетов, контроль лимитных статей. Содержит развитые средства для консолидации финансовой отчетности подразделений в итоговую отчетность предприятия, расчета, интерпретации и анализа финансовых показателей, анализа и оценки финансового состояния предприятия по произвольным настраиваемым методикам на основе оперативных и бухгалтерских данных

В-третьих, управления производством. В части управления производством система позволяет:

- формировать план добычи и производства минеральных удобрений на основании доведенных управлением РУП ПО «Беларуськалий» плановых заданий;

- рассчитывать предварительную оценку выполнимости плана по ключевым ресурсам предприятия (оборудование, трудовые ресурсы, материалы);

- корректировать план при недостатке ресурсов или оценка объемов пополнения ресурсов: закупка оборудования, наем рабочей силы, сверхурочные работы, субподряд и т. д.;

- производить расчет чистых потребностей в продукции и полуфабрикатах на всех стадиях производства, расчет объемов производственных заказов и сроков их выполнения с учетом календарно-плановых нормативов (правил пополнения, размеров партий, длительности циклов и т. д.)

- осуществлять контроль выполнения планов производства и снабжения;

- рассчитывать нормативные и фактические затраты на производство, нормативную и фактическую себестоимость продукции, анализировать отклонения в затратах и себестоимости;

- оценивать экономические и финансовые показателей деятельности предприятия.

В-четвертых, работа с персоналом. В данном направлении, предлагаемая система позволяет автоматизировать задачи учета кадров на предприятии и выполнение вычислительных процедур, связанных с оплатой труда персонала, в частности, обеспечить:

- расчет численности персонала и использования рабочего времени;

- правильное документальное оформления выработки рабочих-сдельщиков и других работников;

- своевременное и правильное начисление заработной платы, расчета отпускных, пособий и их выдачи;

- своевременного и правильное удержание налогов и платежей, перечисление их бюджету или по назначению;

- распределение заработной платы по объектам калькуляции;

- использование фонда заработной платы и выплаты премий;

- составление отчетности по труду и заработной плате и ее представление в соответствующие органы управления.

Отдел технической поддержки:

- консультирует пользователей по телефону и на своей территории;

- предоставляет новые версии программ, разработанные как в плановом порядке, так и в связи с изменениями в законодательстве;

- конвертирует базу данных заказчика при смене версии программы (если работы ведутся на территории корпорации);

- принимает рекламации и передает клиентам программные патчи, устраняющие обнаруженные ошибки.

Кроме того, за дополнительную плату специалисты корпорации могут выехать к заказчику, чтобы, например, внедрить ту или иную программную функцию, проконсультировать и обучить специалистов прямо на рабочих местах, исследовать причины неэффективного использования программы и т.д. Выезд на предприятие для конвертации или восстановления базы данных также требует оплаты.