Организация управления внешнеэкономической деятельностью предприятия

В соответствии с действующим законодательством предприятие является самостоятельным хозяйствующим субъектом, созданным для производства продукции, выполнения работ или оказания услуг с целью удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли.

Реформирование внешнеэкономической сферы радикально изменило статус предприятия. В условиях демонополизации и децентрализации внешнеэкономических связей предприятие, оставаясь объектом управления в системе государственного управления ВЭД, стало равноправным субъектом внешнеэкономической деятельности. Оно и раньше участвовало во внешних связях государства, но как технический исполнитель, а в новых условиях стало участником, самостоятельно распоряжающимся результатами своего труда, в том числе и во внешнеэкономической деятельности. Трансформация предприятия из состояния исполнителя в положение субъекта внешнеэкономической деятельности вызвала необходимость перестройки системы управления ВЭД на предприятии как в направлении появления новых функций, так и формирования новой организационной структуры управления, отражающей возросшую роль предприятия в развитии внешнеэкономической сферы [5].

Структура управления внешнеэкономической деятельностью на предприятии зависит от целей и задач, которые она призвана решать, от характера специализации предприятия на внешнехозяйственной деятельности. На выбор организационных форм ВЭД большое влияние оказывает степень зависимости предприятия от внешнего рынка, т.е. насколько оно включено в международное разделение труда. На специализированных внешнеторговых предприятиях (типа экспорт-импорт) управление строится по одной системе, на тех, где ВЭД является лишь частью хозяйственной деятельности, — по другой, что предполагает различные варианты организационных структур.

В силу многообразия конкретных целей, задач и условий не может быть единой стандартной структуры внешнеторговой фирмы (ВТФ) для всех предприятий. Как пример на рисунке 2 приведена схема управления на специализированном внешнеторговом предприятии [33].

Рисунок 2 – Примерная схема организации управления внешнеторговой фирмой

Блок финансово-экономический:

- планово-экономический отдел — планирование объема экспортно-импортных операций, контроль выполнения плана, анализ хозяйственной деятельности;

- валютно-финансовый отдел — валютное планирование, контроль за банковскими, кредитными и расчетными операциями;

- бухгалтерия — учет и отчетность, расчеты с банками, поставщиками, покупателями, работниками.

Блок маркетинга:

- отдел конъюнктуры и цен — исследование спроса и предложений, динамики цен, структуры рынков;

- отдел рекламы и выставок — рекламная деятельность, организация работы по участию в международных ярмарках и выставках;

- инженерно-технический отдел — изучение действующих на мировом рынке технических требований к товарам, информирование о них производителей товаров, анализ технического уровня, качества, конкурентоспособности продукции;

- отдел техобслуживания — организация гарантийного, послегарантийного обслуживания экспортируемых фирмой товаров в зарубежных странах и создание технических центров (если фирма работает с товарами, требующими технического обслуживания) [33].

Блок административно-хозяйственный:

- административно-хозяйственный отдел — снабжение материалами и другая хозяйственная работа;

- канцелярия — работа с организационно-распорядительной документацией и перепиской;

- отдел кадров — расстановка кадров, ведение личных дел;

- отдел загранкомандировок — оформление командировок за границу (визы, проездные билеты и т.д.);

- юридический отдел — правовое обеспечение деятельности фирмы;

- протокольный отдел — встречи, организация приемов, проводы иностранных делегаций [33].

Возглавляет такую фирму руководитель (директор, президент), в зависимости от объема работы ему помогают один-два заместителя, например, по маркетингу и по финансам. В других вариантах директор может непосредственно руководить и финансовым, и административно-хозяйственным блоками.

Специализированные внешнеторговые фирмы могут создаваться как при отраслевых и крупных предприятиях, причем в последнем случае и в качестве подразделения предприятия, так и как самостоятельное юридическое лицо с собственным балансом. Для всех видов специализированных внешнеторговых предприятий характерно наличие в их штатах высококвалифицированных специалистов, имеющих большой практический опыт международного экономического сотрудничества и специальную внешнеэкономическую подготовку.

Следует иметь в виду, что такие внешнеэкономические объединения предпочитают заниматься крупными, высокоэффективными экспортно-импортными сделками, вступая в контакты с довольно солидными партнерами.

На предприятиях, которые активно участвуют во внешнеэкономической деятельности, но где она является лишь частью хозяйствования, структура управления этой сферой может быть представлена внешнеэкономическим отделом (отделом внешнеэкономических связей).

Функции отдела внешнеэкономических связей предприятия заключаются в следующем:

- исследование внешнего рынка, изучение и учет рыночного спроса, потребностей потребителей продукции с целью ориентации научной, производственной, технической и сбытовой деятельности предприятия на выпуск конкурентоспособной продукции;

- организация работы по подбору партнеров, заключению договоров, их продлению, составление и ведение картотеки потребителей и поставщиков, досье на фирмы партнеров, работа с биржами, брокерами, фирмами, таможней;

- организация протокольных мероприятий, связанных с внешнеэкономической деятельностью (прием и проводы делегаций, переговоры, обеспечение переводчиками и т.д.);

- контроль, регулирование и учет результатов внешнеэкономической деятельности;

- участие в ярмарках, выставках, подготовка и издание проспектов, рекламная деятельность [33].

Отдел внешнеэкономических связей на неспециализированных на ВЭД предприятиях не является автономным образованием, а представляет собой часть аппарата управления. В этой связи ОВЭС работает в тесном контакте с соответствующими функциональными отделами предприятия: планово-экономическим, финансовым, производственным, техническим, бухгалтерией, юридическим и другими подразделениями. Все они образуют единую организационную структуру управления.

Наряду с организацией управления ВЭД на предприятии, при которой всю работу возглавляет отдел внешнеэкономических связей, а ведущая роль в нем принадлежит службе маркетинга, нередко встречаются иные построения, при которых руководство внешнеэкономической сферой осуществляет отдел маркетинга, иными словами, ОВЭС может быть трансформирован в отдел маркетинга. Такой вариант вполне оправдан, так как принципиальных, коренных различий между маркетингом для внутреннего рынка и маркетингом для внешнего рынка нет, хотя нельзя не учитывать более высоких требований, предъявляемых внешним рынком, что объясняется более острой конкуренцией и значительным превышением спроса над предложением [10].

В качестве примера такого подхода к управлению ВЭД можно рассмотреть управленческую структуру конкретного предприятия — Гродненского ОАО «Азот» — одного из ведущих предприятий Республики Беларусь, крупного экспортера минеральных азотных удобрений и капролактама на мировом рынке. Отдел маркетинга был создан на предприятии в 1995 г. на основе объединения функций отдела внешнеэкономических связей и отдела сбыта. К числу основных задач отдела маркетинга относятся: обеспечение эффективной деятельности предприятия за счет присутствия на традиционных рынках, изучение и поиск новых рынков с целью формирования спроса и стимулирования сбыта продукции, обеспечение выполнения поставок продукции в соответствии с заключенными договорами.

В соответствии с этими задачами отдела маркетинга выполняет следующие функции:

- поиск и изучение потенциальных рынков сбыта продукции;

- набор и анализ информации о рынках, структуре и динамике спроса;

- формирование спроса и стимулирование сбыта;

- сбор и систематизация данных о предприятиях и иностранных фирмах, выпускающих аналогичную продукцию;

- сопоставительный анализ потребительских свойств, качества и стоимости продукции предприятия и конкурентов;

- определение наиболее выгодных каналов продвижения продукции на рынок;

- изучение цен и ценовой политики;

- изучение условий квотирования и лицензирования, налоговой системы, таможенной очистки;

- участие в проведении предконтрактных и контрактных переговоров в сфере внешнеэкономической деятельности;

- разработка проекта контракта в соответствии с достигнутыми результатами переговоров;

- заключение контрактов и контроль за их исполнением;

- текущая деловая переписка;

- перевод документации, устный перевод в процессе переговоров;

- организация переговоров [33].

Организационная структура отдела маркетинга, построенная с учетом ориентации на вид рынка, приведена на рисунке 3.

Рисунок 3 – Организационная структура отдела маркетинга

Заслуживает внимания организация работы по предконтрактной проработке, оформлению, заключению договоров (контрактов) на поставку продукции, а также порядок организации контроля за их выполнением. Отдел маркетинга руководствуется стандартами предприятия, в частности, стандартом «Система качества. По модели МС ИСО 9002. Порядок заключения и организации контроля за исполнением договоров на поставку продукции». В соответствии с указанным стандартом можно выделить следующие основные этапы деятельности отдела маркетинга.

Инженеры отдела маркетинга проводят предварительные переговоры с потенциальными покупателями, запрашивают от них заявку (письмо, факс, телекс и т.д.). После получения заявок компаниям сообщаются сведения об имеющемся количестве продукции для продажи, при этом цены не указываются. В свою очередь, компании сообщают количество продукции, которое они могли бы закупить, предлагают свои цены, сообщают порт, где бы они могли загрузить товар, конечный пункт назначения. Из поступивших предложений отдела маркетинга выбирает наиболее предпочтительные и ведет с представителями иностранных фирм предварительные переговоры.

Анализ требований покупателя. В случаях если они содержат отклонение от стандартных ситуаций, отдел маркетинга привлекает для анализа другие структурные подразделения предприятия (например, ПТО или ОТК — для анализа требований по техническим условиям).

Отдел маркетинга готовит ответ, в котором сообщается о принятии заявки или отказе.

Продукция на экспорт поставляется в основном по рамочным контрактам, т.е. без указания цены и количества продукта, которые фиксируются помесячно в приложениях к контракту, там же оговариваются и базисные условия поставки.

Отдел маркетинга — основное звено управления внешнеэкономической деятельностью предприятия, часть его внутрипроизводственной структуры. Вместе с тем, стоящие перед ним задачи решаются в тесном взаимодействии с другими функциональными подразделениями (ПЭО, финансовый, юридический и другие отделы).

Иначе строится управление ВЭД на предприятиях с небольшим объемом внешнеторгового оборота и недостаточностью ресурсов, необходимых для создания специализированного управленческого подразделения. На таких фирмах оно осуществляется функциональными службами, совмещающими управление внутренними и внешними процессами одновременно [10].

Таким образом, структура управления внешнеэкономической деятельностью на предприятии зависит от целей и задач, которые она призвана решать, от характера специализации предприятия на внешнехозяйственной деятельности.

Обобщая все вышеизложенное, можно сформулировать следующие выводы.

Внешнеэкономическая деятельность представляет собой совокупность производственно-хозяйственных, организационно-экономических и коммер-ческих функций.

В отличие от внешнеэкономических связей, внешнеэкономическая деятельность осуществляется на уровне первичных производственных звеньев (фирмы, предприятия, организации и другие субъекты хозяйствования) с полной самостоятельностью в выборе иностранного партнера, номенклатуры товаров для экспортно-импортных сделок, определении цены и стоимости товара, объемов, условий и сроков поставки и является частью их производственно-хозяйственной и коммерческой деятельности.

Внешнеэкономическая деятельность предприятия осуществляется на принципах полного хозяйственного расчета, финансовой самостоятельности и самоокупаемости с учетом собственных валютно-финансовых и материально-технических возможностей.

Государственное регулирование внешнеэкономической деятельностипредставляет собой воздействие административных органов на данный вид предпринимательской деятельности с помощью экономических, организационных и правовых мер.

Основным документом, регулирующим внешнеэкономическую деятельность в Республике Беларусь, является Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2004 г. № 347-З «О государственном регулировании внешнеторговой деятельности».

Государственное регулирование внешнеторговой деятельности в Республике Беларусь осуществляется посредством таможенно-тарифного регулирования, нетарифного регулирования, запретов и ограничений внешней торговли услугами и объектами интеллектуальной собственности, мер экономического и административного характера, содействующих развитию внешнеторговой деятельности.

Структура управления внешнеэкономической деятельностью на предприятии зависит от целей и задач, которые она призвана решать, от характера специализации предприятия на внешнехозяйственной деятельности.