Описание работы программы. Руководство пользователя

 

Разработанное программное обеспечение является типовым для среды разработки Visual FoxPro. Оно включает в свой состав базы данных, процедурный файл, файл меню, экранные формы для ввода данных и заполнения справочников.

Выполнение программы начинается с загрузки программного модуля Project.exe. Действие этого программного модуля начинается с системных установок: отключения системного меню Visual FoxPro, установки системной даты формата ДД.ММ.ГГ., установки пути для нахождения файлов, из которых состоит приложение.

Все управление программой осуществляется с помощью меню, которое состоит из главного горизонтального меню и нескольких ниспадающих меню.

Строка меню позволяет производить все необходимые операции по ведению учета ОС:

1) ведение картотеки основных средств;

2) начисление износа основных средств;

3) начисление проводок;

4) формирование и просмотр журнала хозяйственных операций;

5) формирование оборотной ведомости по бухгалтерским счетам;

6) ведение специальных справочников;

7) формирование и вывод отчетов по учету ОС.

Главное горизонтальное меню включает в себя шесть пунктов:

1) Просмотр / Ввод.

2) Коррекция.

3) Расчет.

4) Печать.

5) Обслуживание.

6) Выход.

Первый - предназначен для просмотра всех имеющихся средств, ввода новых, ведения книги хозяйственных операций, а также для выполнения операций списания и перемещения ОС.

Второй - позволяет проводить модификацию (формирование) справочников и некоторых экранных форм с сохранением текущих изменений.

Третий - предназначен для выполнения расчетов по начислению износа и проведения операции переоценки основных средств.

Четвертый - служит для вывода всевозможных отчетов.

Пятый - осуществляет резервное копирование и переход на следующий месяц.

Шестой - осуществляет выход из программы.

Практически все пункты главного меню имеют вложенные подменю, детализирующие данный режим работы.

Поступление ОС, как уже упоминалось ранее, оформляется актом (накладной) приемки-передачи основных средств, а также заполняется инвентарная карточка приобретенного объекта. В электронном учете применяется аналог бумажного документа - экранная форма для ввода инвентарной карточки (рис.2.4).

 

Рис. 2.4. Экранная форма для ввода инвентарной карточки

 

Для ввода нового основного средства необходимо нажать кнопку <Добавить>, после чего заполнить все необходимые реквизиты:

Номер инвентарной карточки - вводится вручную (должен быть уникальным).

Инвентарный номер объекта - инвентарный номер может быть таким же как и номер инвентарной карточки, а может и не совпадать с ним. Это зависит от сложившейся практики предприятия (организации). Он должен быть уникален и даже после списания основного средства инвентарный номер не может быть присвоен другому средству.

Код подразделения - указывается код подразделения к которому относится данное основное средство. При вводе можно обратится к справочнику двойным нажатием кнопки мыши.

Табельный номер материально-ответственного лица- поле заполняется из справочника или вручную.

Группа ОС - код группы ОС проставляется вручную или берется из справочника групп ОС.

Статус ОС - статус ОС может иметь три значения: в учете, в эксплуатации, списан. Проставляется вручную.

Начальный износ - вводится износ ОС по документам поступления.

Начисленный износ - вычисляемое поле.

Шифр начисления износа и годовая норма износа — вводятся по справочнику норм износа.

Балансовая стоимость — указывается начальная стоимость ОС на момент поступления.

Остаточная стоимость - автоматически вычисляется как только будет введена балансовая стоимость (ОСТАТ. СТОИМ. = БАЛС. СТОИМ. -НАЧАЛЬНЫЙ ИЗНОС.)

Номера счетов либо вводятся вручную, либо путем вызова справочника счетов.

Номера актов вводятся вручную.

После заполнения всех полей необходимо нажать кнопку <Сохранить> в результате чего сведения об основном средстве записываются в базу данных OSl.dbf, а программа готова к вводу нового средства. Для завершения режима достаточно нажать кнопку <Выход>.

При входе в пункт меню «Просмотр» / «Основные фонды» на экране появляется реестр основных средств, выводится наиболее полный перечень полей базы данных OSl.dbf. Причем данные предоставлены только для просмотра. Для модификации данных служит пункт меню «Коррекция» / «Основные фонды». Чтобы отредактировать запись курсор подводят к нужной строке списка и производят изменения. Можно целиком удалить запись на которой находится курсор для этого необходимо нажать кнопку <Удалить>. Перед удалением программа запрашивает разрешение на удаление строки. Для сохранения всех изменении достаточно нажать кнопку < Выход> после чего текущая форма закрывается.

Учитывая то, что реестр основных средств может быть достаточно велик, предусмотрены развитые средства сортировки и поиска. Сортировка может производится по:

1) номерам карточек;

2) по инвентарным номерам;

3) по наименованиям.

Поиск осуществляется по инвентарному номеру объекта и по наименованию.

Пункт меню «Просмотр» / «Начисление проводок»

(рис. 2.5)предназначен для:

1) просмотра журнала хозяйственных операций;

2) формирования оборотной ведомости по бухгалтерским счетам;

3) начисление проводок.

 

Рис. 2.5. Экранная форма для начисления проводок

 

Форма «Журнал хозяйственных операций» (рис. 2.6) предназначена для просмотра списка проводок, которые были сформированы в данной подсистеме. В основной части экрана представляется главная информация по проводке:

1) дата совершения операции;

2) номер документа, на основании которого выполнена проводка;

3) содержание хозяйственной операции или проводки;

4) дебетуемый и кредитуемый счета проводки;

5) сумма проводки.

Данные могут быть добавлены, отредактированы, удалены.

 

Рис. 2.6. Экранная форма для просмотра журнала хозяйственных операций

 

Для печати журнала хозяйственных операций используется кнопка «Печать». Образец журнала хозяйственных операций приведен в Приложении 2.

Для формирования и вывода оборотной ведомости используется кнопка «Проводки и обороты». «Оборотная ведомость» предназначена для просмотра и печати оборота по счетам. Данная ведомость содержит следующую информацию:

1) номер счета;

2) наименование счета;

3) оборот по дебету;

4) оборот по кредиту.

Образец оборотной ведомости приведен в Приложении 3.

В процессе использования основные средства могут перемещаться внутри предприятия, переоцениваться и списываться. Для всех этих операций разработаны экранные формы, позволяющие осуществлять эти действия с удобством для пользователя.

Выбытие основных средств (Рис. 2.7) оформляется документами на выбытие (списание ОС). Как только выбран пункт меню «Ввод» / «Списание ОС» появляется экран списания. Пользователь освобождается от поиска вручную нужного ему средства, ему достаточно ввести в поле ввода инвентарный номер объекта, который соответствует номеру по накладной и нажать кнопку <Найти>.

Рис. 2.7. Экранная форма для выполнения операции списания основных средств

 

Программа сама ищет нужную запись в БД и в случае удачного поиска устанавливает на нее указатель, в результате чего в поле наименование появляется наименование найденного основного средства. Затем вручную вводится № акта и дата списания. Для ввода номеров счетов можно воспользоваться планом счетов по двойному нажатию левой кнопки мыши или ввести вручную. Статус ОС также может быть введен вручную или автоматически, для этого нужно дважды щелкнуть на этом поле левой кнопкой мыши, после чего поступит запрос на подтверждение операции списания. После успешного завершения операции списания форму закрывают, все изменения при этом сохраняются.

Экранная форма для перемещения (рис. 2.8) ОС схожа по своему внешнему виду на предыдущую форму с тем лишь отличием, что имеет другие реквизиты. При этом старый код подразделения появляется в случае удачного поиска основного средства, а пользователь вводит новый код подразделения, за которым будет числиться основное средство.

Рис. 2.8. Экранная форма для выполнения операции перемещения основных средств

 

Операции расчета амортизации и начисления износа, откат амортизации и переоценки выполняются в пункте меню «.Расчет». По основным средствам, находящимся в эксплуатации, ежемесячно начисляется износ. Учитывая то, что на данный момент все работа на рабочем месте ведется вручную, некоторые операции по учету ОС имеют свои специфические особенности. В частности износ основных средств (фондов) учреждений и организации, состоящих на государственном бюджете, определяется ежегодно, исходя из норм износа, утвержденных Госпланом РФ.

Износ ОС исчисляется один раз в конце года путем умножения балансовой стоимости соответствующих инвентарных объектов по состоянию на конец отчетного года (независимо от того в каком месяце отчетного года они приобретены или построены) на установленную норму износа. Сумма начисления износа ОС за отчетный год отражается в бухгалтерском учете по дебету счетов "Фонд в основных средствах" и кредиту счета "Износ основных средств" (рис. 2.9).

 

Рис. 2.9. Экранная форма для начисления износа за год

Таким образом, возможно, что при переходе на машинную обработку учет можно будит усовершенствовать, например, рассчитывать амортизацию за каждый месяц отдельно если понадобится. При возникновении ошибки можно будет воспользоваться откатом амортизации, при которой восстанавливаются исходные данные.

Часто возникает необходимость получения различных ведомостей и списков. Для этого в программе предусмотрен пункт меню «Печать», с помощью которого легко получить документ требуемой формы.

При ведении учета ОС невозможно обойтись без операции перехода к следующему месяцу. При переходе происходит перезапись данных из одной таблицы в другую, с удалением записей о списанном оборудовании, а также установлением нового значения текущего износа. Данная операция осуществляется через пункт меню «Обслуживание» / «Следующий месяц». Кроме того, в этом пункте заложены еще две немало важные операции — резервное копирование и упаковка данных.

Наибольший интерес представляет операция упаковки данных, благодаря которой пользователь имеет возможность очистить базу от помеченных ранее на удаление записей. Дело в том, что в Visual Fox Pro имеется одна особенность, пользователь может не видеть на экране помеченных записей и для него они будут удаленны безвозвратно. Однако на самом деле они все еще существуют в базе данных как помеченные, в результате чего база данных раздувается до неимоверных размеров. Чтобы этого не происходило необходимо периодически производить физическое удаление записи. Для этого то в программе и предусмотрена упаковка. Такая особенность Visual Fox Pro может оказаться даже полезной. Допустим бухгалтер удалил какую-то запись по ошибке, несмотря на то, что перед удалением на экране всегда появляется запрос на подтверждение. До тех пор, пока не произведена упаковка базы данных, удаленную запись можно еще восстановить, но сделать это может только оператор, сопровождающий программу. Таким образом, упаковку всей базы данных советую производить периодически по окончанию рабочего дня. После чего все изменения в базе данных будут сохранены.

Т.о. представленное ранее описание главного меню программы является одним из вариантов возможной реализации проекта. Программный модуль включает в себя следующие разделы основного меню: «Просмотр»/0сновные фонды, Инвентарные карточки, Начисление проводок, Списание ОС, Перемещение ОС; «Корректировка»/ Основные фонды. Справочники; «Расчет»/ Расчет износа; «Печать»/ Инвентарная опись. Справочник норм износа. План счетов; «Обслуживание»/ Упаковка, Архивирование.

 

Экономическая часть