Анализ существующих систем
Обозначения и сокращения
Введение
Современный порядок ведения дел на предприятиях и в организациях требует большого объема работы с документами. Базовой единицей информации в теории управления документами является непосредственно документ. Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки - набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота - системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно сложными и обременительными процедурами, исключить которые, не представляется возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации является использование современных технологий и максимальная автоматизация всех этапов работы с документами. К тому же, появление за последние время достаточного количества доступных вычислительных мощностей и качественного программного обеспечения к ним делает подобное решение легко реализуемым и экономичным. Автоматизация документооборота позволяет более продуктивно организовывать работу предприятия. Быстрое получение бумажного и электронного образцов документа посредством использования технологий сканирования, распознавания и печати документа, делает легко доступным переход от бумажной версии документа к электронной и обратно. Таким образом, открывается способ безболезненного переноса документов из бумажного представления в электронное, при этом появляется возможность использования преимуществ компьютеров. Рынок систем управления документооборотом в нашей стране представлен программными решениями, как российских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на базе собственных разработок, так и несколькими иностранными брэндами. Отечественный софт лучшим образом учитывает специфику российского документооборота, нежели ПО иностранных производителей, и дело здесь в несколько других принципах построения западного документооборота. Рассмотрим, какие существуют возможности для разрешения проблем, связанных с документооборотом предприятия, открывающиеся после внедрения и последующей эксплуатации такой системы. Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом. Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов. Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Интернет и архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия. Поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным. Обеспечение информационной безопасности достигается разграничением прав и защитой от несанкционированного доступа, а также защитой от сбоев и возможностью восстановления данных. В базе данных к каждому документу приписывается пользователь или группа пользователей, которые имеют на него либо полный, либо частичный доступ. Порой пользователь, которому не предоставлен доступ к документу, даже не догадывается о самом его существовании. Разграничение прав пользователей совместно с использованием ЭЦП обеспечивает комплексный контроль обеспечения безопасности документа. Причем, если в случае бумажного документа, содержащего более чем одну страницу, подпись ставится только на последнем листе, то в случае электронной версии подпись ставится одновременно для всех страниц, а так же сопутствующих документах. Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения. Внедрение системы электронного документооборота по критерию экономичности так же является выгодным. Доказательство этого содержится в цифрах. При бумажном документообороте цена одного документа по разным оценкам варьируется от 10 до 100 рублей. Практика показывает, что если в результате роста бизнеса и увеличения штата сотрудников на 20% было принято решение о внедрении системы электронного документооборота, то экономия, относительно даже первоначальной цифры расходов, до роста штатов, составляет 30%. При массовом переходе на электронный документооборот цена одного документа дополнительно снижается за счет сокращения расходов на выпуск документов, ускорение их обработки, уменьшения объемов хранения. Но, пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь в результате внедрения системы электронного документооборота - это повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели. улучшения оперативности и качества обработки информации; уменьшения времени и трудоемкости создания документации; обеспечения накопления и хранения информации; автоматизированной работы; повышения точности и достоверности информации; автоматизированного создания необходимых отчетов; Разработка данной системы является актуальной, так как возникающие проблемы с поиском информации и созданием отчетов приводят к потере рабочего времени, остановке рабочего процесса, потере информации. Поэтому быстрая и бесперебойная работа автоматизированной системы является одной из главных задач, производящей учет и контроль. В соответствии с этим очевидна необходимость существования программного обеспечения, позволяющего быстро и своевременно находить и обрабатывать необходимые данные. Для данной кафедры проект является новшеством, возможности на закупку нового программного обеспечения невелики. Данная работа предоставляет возможность более эффективного функционирования, а также обеспечения своевременности выполнения поиска и распечатки необходимых данных, что позволит увеличить производительность целом. Проект упрощает работу специалистов и процесс поиска и учета информации и контроля. В ходе работы определены цели и назначение разработки системы, автоматизируемые функции. Проведено обоснование разработки проекта, определена входная и выходная информация, обоснован выбор общего программного обеспечения, языка программирования и описание структуры проекта. На основании выполненного анализа создан программный продукт, позволяющий решить поставленные задачи. В первой главе основной части данной работы представлен анализ существующих систем обучения и средств их разработки, выделены их достоинства и недостатки. Во второй главе описаны цели, назначение и выделена технологическая сущность задачи, а также описана входная и выходная информация. В третьей главе описан алгоритм работы программного обеспечения, определены данные, которыми должна оперировать создаваемая система, и представлена схема базы данных, на которой основана система. В четвертой главе приведены средства разработки программного обеспечения, выбор и обоснование операционной системы. В пятой главе обоснован выбор технических средств. В шестой представлено руководство пользователю. В седьмой главе представлен расчет себестоимости разработки программного продукта. В восьмой главе решаются прикладные задачи по безопасности жизнедеятельности. Анализ существующих систем
Популярное: Почему человек чувствует себя несчастным?: Для начала определим, что такое несчастье. Несчастьем мы будем считать психологическое состояние... Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... Как распознать напряжение: Говоря о мышечном напряжении, мы в первую очередь имеем в виду мускулы, прикрепленные к костям ... Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (235)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |