Цель и назначение системы

Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме. Задачи, которые должна выполнять автоматизированная система:

Работа с регистрационной карточкой

Регистрация документов - базовый процесс, начало существования документа в системе. Должна быть реализована возможность изначального заполнения реквизитов документа, присоединения файлов различного типа и возможность их последующей (частичной) модификации.

Составные документы - функция поддержки нескольких выделенных частей (файлов) в одном документе и установление логических связей с другими документами.

Номенклатура дел - функция поддержки стандартной (входящие, исходящие, внутренние) номенклатуры, а также других потоков документов, определяемых пользователем.

Дизайнер форм карточек - дает возможность настройки как самого набора реквизитов, так и размещения их в необходимом порядке в электронной форме регистрационной карточки.

Словари и справочники - возможность добавления и редактирования пользовательских данных для ускоренного ввода в поля регистрационной карточки.

Контроль исполнительской дисциплины.

Сроки поручений - возможность задания временного (в течение определенного времени), точного (требуемая дата) или бессрочного графика исполнения контрольных поручений по документу.

Автоматические уведомления - генерируются системой для периодических или разовых напоминаний исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях.

Задание маршрута - выбор очередности и относительного порядка прохождения документа по инстанциям.

Протокол обработки - функция, позволяющая выяснить, где и на каком участке находится (находился) документ и каким изменениям он был подвергнут.

Поиск документов.

Реквизитный поиск - задание точных или частичных значений одного или нескольких известных реквизитов, набора или промежутка значений (для перечислимых типов), задание номенклатуры, обеспечение корректного поиска и выдача списка результатов.

Поиск по форме - задание значений реквизитов непосредственно на форме, соответствующей регистрационной карточке по выбранной номенклатуре дел.

Полнотекстовый поиск - индексация и последующий поиск по присоединенным файлам с текстовой информацией.

Ввод документов.

Ручной ввод информации.

Импорт - перевод из растровых форматов (*. doc, *. txt, *.html).

Вывод документов.

Генерация отчетов - создание выходных документов в виде журналов регистрации, отчетов по исполнительской дисциплине и других форм.

Средства просмотра и печати отчетов - наличие в системе встроенных средств для просмотра и печати выходных документов либо функция их экспорта (с возможным последующим редактированием) во внешнее приложение-обработчик.

Редактор отчетов - возможность задания запросов на выбор информации из базы данных и создания соответствующей этому запросу формы вывода итогового документа (отчета либо журнала).

Организация защищенного документооборота в сети

Разграничение прав доступа - задание пользователю или группе пользователей прав на чтение/модификацию для каждого документа или для выбранной номенклатуры дел.

Шифрование -передача документов и информации о поручениях в зашифрованном виде.

Веб-доступ - организация защищенного доступа к текущей информации по движению документов и к самим документам через интернет при помощи обычного браузера.

Перечень подразделений, для которых решается задача.

Система ориентирована на УЗ на уровне кафедры. Реализация модулей “Зав. лаб" (АРМ заведующего лабораториями), “Методист" (АРМ методиста кафедры), “Секретарь” (АРМ секретаря кафедры), “Преподаватель” (АРМ преподавателей кафедры) в виде готового ПО.

Техническая сущность задачи.

Данная оболочка позволяет структурировать и заметно упростить работу сотрудников кафедры. Благодаря ей ППС может всегда узнать изменение расписания занятий, вести отчетность по успеваемости студентов, оформить графики замен, УВП облегчит учет рабочей техники и комплектующих, следить за своевременным ремонтом и заменой оборудования, с учетом затрат на ПО, методист сведет в один документ планы загрузки преподавателей, секретарю позволит организовать списки студентов и информацию о преподавателях что в общем повысит производительность каждого подразделения и кафедры в целом, уменьшит утомляемость и исключит по возможности бумажную волокиту.

Разделение прав пользователей.

Для корректной работы системы и защиты от несанкционированного использования необходимо четко разделить права пользователей. Это можно осуществить с помощью системы паролей.

Пользователей системы можно разделить на правовые категории, такие как:

заведующий лабораторией;

методист;

секретарь;

ППС;

администратор

Пользователи регистрируются в системе во время первого сеанса работы с ней. Они не имеют права на изменение информационной структуры системы, выше своего разрешения и на получение информации о работе в системе других пользователей.

Пользователь может:

1) создать новый документ;

2) редактировать старые документы;

4) получать отчет.

Входная информация

Входная информация для системы:

расписание занятий;

информация о преподавателях;

списки МЦ на балансе кафедры;

информация о студентах.