Организационно-технический раздел учетной политики

1. Организация учетной работы

В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете", в зависимости от объема учетной работы бухгалтерский учет в организации может осуществляться:

- бухгалтерией как самостоятельным структурным подразделением;

- бухгалтером, принятым на работу по трудовому договору и состоящим в штате организации;

- специальной профессиональной организацией (централизованной бухгалтерией) или бухгалтером-специалистом на договорных началах;

- руководителем лично.

К учетной политике могут прилагаться положение о бухгалтерской службе, должностные инструкции работников бухгалтерии, форма договора (контракта) с организацией или бухгалтером-специалистом, ведущим бухгалтерский учет, иные аналогичные документы.

Положение о бухгалтерской службе и должностные инструкции работников бухгалтерии обычно включают в себя шесть разделов:

- общие положения;

- функции; права и обязанности;

- ответственность;

- взаимоотношения (служебные связи);

- организация работы.

2. Учет в филиалах (обособленных подразделениях)

При наличии у организации филиалов (иных обособленных подразделений) следует иметь в виду, что учетная политика утверждается по организации в целом. Филиалы (обособленные подразделения) не могут применять учетную политику, отличную от учетной политики головной организации, так как это нарушает пункт 10 ПБУ 1/98.

Организация должна встать на учет в налоговой инспекции по месту своего нахождения и по местонахождению каждого своего филиала (как выделенного на отдельный баланс, так и невыделенного), где ей присваивается КПП код причины постановки на учет в налоговом органе. Кроме того, необходимо определить уровень централизации учетных работ: при централизованной форме весь учет ведется центральной бухгалтерией, при децентрализованной форме на местах функционируют свои учетные подразделения.

Если организация производит распределение расходов между головной организацией и филиалами, то в учетной политике следует оговорить порядок документального подтверждения такого перераспределения.

3. Система и План счетов бухгалтерского учета

В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете", а также с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, каждая организация на основе утвержденного Минфином России Плана счетов бухгалтерского учета должна разработать собственный рабочий план. В нем следует предусмотреть счета, необходимые для ведения в организации синтетического и аналитического учета. При этом дополнительные счета первого порядка, не предусмотренные в утвержденном Плане счетов, могут вводиться только по согласованию с Минфином России.

4. Форма бухгалтерского учета

Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета, то есть определяет совокупность учетных регистров, которые будут использоваться для отражения хозяйственных операций.

Под формами бухгалтерского учета понимается строение учетных регистров и их взаимосвязь, а также последовательность и способы учетной регистрации. Основными формами бухгалтерского учета в России являются:

- журнал-главная;

-мемориально-ордерная;

- журнально-ордерная;

- автоматизированная форма с применением ЭВМ;

- упрощенная форма для малых предприятий.

5. Применяемые формы первичных учетных документов

Основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете являются первичные учетные документы. Как правило, применяются типовые формы документов, предусмотренные общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Если для оформления какой-либо хозяйственной операции типовые (унифицированные) формы первичных документов не утверждены, то организация может утвердить их самостоятельно. При этом такие формы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дату составления;

- наименование организации, составившей этот документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- перечень должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

В зависимости от характера операции в первичные документы могут быть включены и дополнительные реквизиты.

6. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Данный порядок установлен Федеральным законом "О бухгалтерском учете". Как правило, это директор организации, его заместители, главный бухгалтер и заместитель главного бухгалтера.

7. График и правила документооборота

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ Работники организации создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: размера организации, вида деятельности, структуры управления и т.п. и пересматриваться по мере изменения этих показателей. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

8. Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств

Инвентаризация - метод определения фактического наличия товарно-материальных ценностей, заключается в прямом пересчете с последующей сверкой количества с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационные ведомости становятся основой для внесения исправлений на счета бухгалтерского учета. Инвентаризация проводится на каждом предприятии не реже одного раза в год. Кроме того, инвентаризация должна проводиться в следующих случаях: смена материально-ответственных лиц, ликвидация, реорганизации предприятия, кражи, стихийные бедствия и т.п. Приказом директора утверждается постоянно действующая комиссия, включающая в себя не менее трех человек. В ходе ее проведения составляются инвентаризационные ведомости по типовой форме. Каждая страница инвентаризационной ведомости подписывается всеми участниками инвентаризации. По окончании инвентаризации материально-ответственное лицо дает подписку о том, что ему предъявлены для проверки все ценности, инвентаризация проведена правильно и претензий к комиссии нет. Для сравнения фактических (натуральных) остатков материальных ценностей с остатками, числящихся на счетах бухгалтерского учета, бухгалтерия составляет сличительные ведомости. На их основании устанавливаются недостачи или излишки товарно-материальных ценностей.

После этого производится обобщение данных, полученных инвентаризацией и принятие на ее основе административных решений и внесение исправлений на счета бухгалтерского учета. В ходе инвентаризации могут быть выявлены как недостача материальных ценностей и денежных средств, так и их излишки. Сумма недостачи может быть удержана с материально-ответственных лиц, а излишки являются доходом предприятия.