В процессе делового совещания очень важно контролировать его ход.

1. Руководителю следует оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.

2. Постоянно поддерживать разговор. Если возникает неловкая пауза, сразу же вмешиваться: с помощью дополнительных вопросов, объяснений или путем подведения предварительных итогов.

3. Немедленно принимать меры в случае возникновения напряжения, обусловленного эмоциями.

4. Отклонять непродуманные решения. Только подкрепленные фактическим материалом решения должны приниматься во внимание.

5. Высказывание всех участников должно осуществляться путем поименного вызова.

6. Всегда должен говорить только один человек. Необходимо препятствовать возникновению дискуссий на совещании.

7. Руководитель совещания должен выслушивать мнения всех оппонентов.

38. Визитная карточка в деловых коммуникациях

Визитная карточка — небольшой лист тонкого картона (или плотной бумаги высокого качества), на котором напечатаны основные сведения о ее владельце. Визитная карточка – важная составляющая бизнеса. Это эффективная и к тому же не дорогая форма рекламы… Карточка – это стратегическое оружие.

Виды визитных карточек:

1. Карточка для специальных и представительских целей, на которой указывают ФИО, полное название фирмы, должность, но не проставляют координаты — адрес и телефон. Такую визитную карточку вручают при знакомстве. Отсутствие адреса и телефона указывает на то, что владелец карточки не намерен продолжать контакт с собеседником.

2. Стандартная деловая карточка, на которой указывают ФИО, место работы, должность, служебный телефон, телефакс (телекс). Такая карточка свидетельствует о намерении установить тесные взаимосвязи с представленным ему лицом. Данный вид визитных карточек используется в служебной сфере.

3. Карточка организации (фирмы), на которой указывают адрес, телефон, телефакс (телекс). С такой карточкой отправляют поздравления, подарки, цветы, сувениры по случаю знаменательных дат. Наличие на карточке нескольких телефонов указывает на многочисленность ее персонала, свидетельствует о ее солидности.

4. Визитные карточки для неофициального общения, на которых указывают ФИО, иногда — профессию, почетные звания, но не проставляют реквизиты, подчеркивающие официальный статус. Такие карточки прикладывают к подаркам, которые преподносят от имени владельца.

Функции визитных карточек:

1. Представительская. Основное назначение визитной карточки – представление официальных лиц, деловых партнеров в процессе переговоров, визитов, встреч.

2. Использование в качестве письменного послания. Визитка может быть средством заочного контакта, использоваться в частной и служебной переписке, как рекомендация, для знакомства, для кратких информаций, приглашений, поздравлений.

Подходы к использованию визитных карточек:

· Имидж владельца. Визитная карточка направлена на создание имиджа, ее владелец стремится подчеркнуть свою индивидуальность.

· Функциональность. Является средством коммуникации и способствует установлению деловых контактов и отношений.

При оформлении визитки желательно обратить внимание на:

· Бумагу – белого плотного картона высокого качества. 

· Размер – наиболее применим 50 х 90 мм.

· Шрифт – легко читаем. Имя, как правило, выделяется легко читаемым полужирным шрифтом немного большего размера. Не рекомендуется использовать сложные готические или декоративные шрифты.

· Текст - краткий, ясный, информативный. Не рекомендуют отходить от черно-белого шрифта.

· Логотип – должен представлять фирму, следует идеально соблюсти цветовую гамму.

Правила вручения визитных карточек:

· Визитные карточки чаще всего вручают лично.

· При вручении карточек принято обмениваться легкими поклонами.

· В этикете действует принцип первоочередности.

· При знакомстве первым вручает свою карточку тот, чей статус, должностное положение ниже, т.е. первым визитку подает подчиненный начальнику.

· Если социальный статус собеседников равный, первым вручает визитную карточку младший по возрасту. 

· Если и должностное положение, и возраст партнеров одинаковы, то большую оперативность может проявить более вежливый, более активный или более заинтересованный человек.

· Первым визитку подает мужчина женщине. 

39. Роль дресс-кода в эффективности деловых коммуникаций

Женщина

1. Украшения для деловой женщины не запрещены, однако они должны соответствовать образу, подчеркивать деловой стиль и оставаться строгими и неброскими, чтобы не отвлекать от работы.

2. Деловой стиль не сочетается с бижутерией и подделками, предпочтительны драгоценные или полудрагоценные металлы. Дорогие, драгоценные или блестящие аксессуары не должны выделяться. Важным элементом образа являются качественные, стильные деловые аксессуары: органайзер, ручка, брелок, визитница, папка. Женская деловая сумка изготовлена из натуральной кожи, часто вмещает формат листа А4, имеет крепкие ручки и лаконичную застежку. Если сумка небольшая, деловые бумаги хранятся в папке. В этом случае рекомендуется сочетание сумки с папкой по цвету и фактуре. Пакеты и сумки из ткани не рекомендуются.

3. Хороший деловой костюм должен быть качественным и аккуратным: юбка не короче середины колена и пиджак с английским воротником на подкладке, строгий темный брючный костюм или деловое платье.

Классические цвета, соответствующие деловой обстановке: черный, бежевый, серый, коричневый, темно-лиловый. Предпочтительны изделия из натуральных тканей. Не рекомендуются бархат, кружево, изделия из трикотажа.

Для сотрудниц среднего звена допустимы более яркие цветовые решения, а также платья и костюмы с модными элементами. Обязательным дополнением костюма в любую погоду являются чулки или колготы телесного цвета.

Изделия из джинсовой ткани часто запрещены правилами дресс-кода крупных концернов, международных фирм и банковских учреждений.

4. С деловым стилем сочетается классическая модель туфель со средним каблуком обычной толщины, однако допустима любая высота каблука. В дождливый и зимний сезоны рекомендуется иметь в офисе сменные туфли.

5. Деловому стилю соответствует аккуратная укладка, легко сохраняющая форму.

Мужчина

1. Деловой дресс-код является самым важным мужским дресс-кодом.

2. Мужской деловой костюм предполагает наличие соответствующих аксессуаров: галстук, зажим для галстука, запонки и ремень являются составляющими базового образа.

3. Перчатки, шарф, головной убор должны сочетаться с верхней одеждой.

4. Часы, портфель (кейс), очки, футляр для очков призваны подчеркнуть респектабельность и должностной статус. Ручка, бумажник, ежедневник, ключница изготавливаются из дорогих натуральных материалов и подчеркивают статус владельца.

5. Платки (носовой и карманный), зонт, брелок являются полезными аксессуарами, при этом они призваны подчеркнуть высокий должностной статус.

6. Деловые аксессуары должны сочетаться между собой по стилю и цене, особое внимание следует обратить на используемые марки.

7. Недопустимы золотые пряжки. Кейс и папку для бумаг не следует набивать до отказа.

8. Бизнес-стиль не предполагает складных зонтов. Предпочтительнее темный длинный зонт с металлическим наконечником.

9. Допустимые кольца для мужчин – обручальное или фамильное, в случае принадлежности к старинному роду. Категорически не рекомендуются печатки, кольца с камнями или символом корпорации. Не следует надевать одновременно подтяжки и ремень.