При общении по электронной почте.

Текст письма должен отвечать следующим требованиям:

1) Текст письма должен содержать приветствие. «Здравствуйте.» или «Доброго времени суток.». Если знаете имя, то «Уважаемый (ая) Имя (возможно, Отчество)»

2)  Текст письма должен быть грамотным и не содержать ошибок

3) Текст письма должен быть понятным по содержанию. Непонятные по содержанию письма могут вызывать у получателя только раздражение и досаду, поскольку он потратил время на чтение письма, но не понял суть

4) Текст письма должен охватывать рамки одной темы.

5) Текст письма должен быть структурированным по содержанию и по внешнему восприятию.

6) Текст письма должен иметь оптимальный размер.

7) Шрифт текста письма должен быть распространенного типа, который будет отображаться во всех почтовых сервисах. Также однообразный одного регистра

8) Тон письма ни в коем случае не должен иметь черты агрессивности, раздражительности.

9) В конце всегда следует оставлять подпись (имя, фамилия, ник, должность для деловых писем) с возможными пожеланиями к собеседнику. С уважением, С благодарностью и т.п.

13.  Деловое застолье как вид деловых коммуникаций.

Застолье и бизнес часто в деятельности предпринимателей идут рядом. Обсуждение многих вопросов ведения бизнеса и взаимоотношений партнеров ведутся на деловых завтраках, ланчах и обедах. Многие контакты начинаются со знакомств на различных приемах.

Застолье используется не только в качестве отдыха, но это - форма делового общения. Следовательно, она требует от деловых людей знания и выполнения правил и норм застольного этикета.Обо всех нас судят по манере вести себя за столом. И, к сожалению, компетентные в профессиональных вопросах люди порой оказываются в проблемных ситуациях, связанных с поведением за столом.

 

Типы приглашений на застольные деловые мероприятия могут быть: устными, по телефону, письменными. Самое большое нарушение - оставить без ответа приглашение, не сообщив, сможете ли Вы присутствовать на приеме, торжестве.

Ответить необходимо до того дня, на который назначен деловой прием.

Застольные деловые мероприятия организуются в кафе, ресторанах, в офисах. Существуют конкретные стили поведения партнеров на деловом завтраке, ланче.

 

Деловым завтраком лучше всего воспользоваться в следующих случаях:

- для беседы с иногородним партнером, приехавшим в ваш город;

- если Вам требуется немедленное решение вашего партнера;

- если необходимо срочно решить проблему с вашим партнером;

- если Ваше время ограниченно.

 

На деловой ланч приглашают партнера в том случае, если есть на то серьезная причина. Лично (не через секретаря) сообщают об этой причине и приглашают на ланч.

Если приглашают вас, знайте – отменить встречу можно только в случае крайней необходимости. Постарайтесь принять приглашение. Если отсутствует возможность принять приглашение, то необходимо перенести встречу на самое ближайшее время.

Знание конкретных правил делового общения в этих конкретных неформальных ситуациях помогает чувствовать себя уверенно, не попадать в затруднительное положение.

 

Подробно следует изучить виды деловых приемов: дневной и вечерний прием, прием с рассадкой, буфетный обед, «бокал шампанского», коктейль или фуршет, маленькие приемы. Каждый из них имеет свои специфические особенности, требует подготовки приемов, особых стилей поведения, формы одежды на приемах для женщин и мужчин.

14. Основные формы делового застолья.

Сегодня в международной практике чаще всего используются следующие виды официальных приемов.

· "Бокал шампанского" или "Бокал вина" начинается в 12.00 и заканчивается к 13.00. Во время такого приема обычно подаются только шампанское, вино, соки. Подача закуски не обязательна, но и не будет ошибкой. В качестве закуски предлагаются маленькие пирожные, бутерброды, орешки. Прием проводится стоя. Форма одежды - повседневный костюм или платье.

· Завтрак (с рассадкой) устраивается между 12.00 и 15.00. Меню состоит из одного-двух блюд холодной закуски, одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и десерта. По завершении завтрака подается кофе, чай.. Продолжительность завтрака -1,5 часа. Форма одежды - повседневный костюм или платье.

· Послеобеденный чай устраивается между 16.00 и 18.00, как правило, только для женщин. В зависимости от количества приглашенных накрывается один или несколько столиков. Подаются кондитерские изделия, фрукты, десертные и сухие вина Продолжительность приема - 1-1,5 часа. Форма одежды - повседневный костюм или платье.

· Прием типа "фуршет" устраивается в промежуток времени от 17.00 до 20.00 и длится около двух часов. Накрываются столы с угощением хо. годные закуски, кондитерские изделия, фрукты. На столах ставят стопкой тарелки и кладут рядом ножи, вилки, салфетки. Иногда подают и горячие закуски. Прием проходит стоя. Гости подходят к столам, кладут закуски на тарелки, которые берут из стойки. Форма одежды - повседневный костюм или платье.

· Прием типа "коктейль" также устраивается в промежуток времени от 17.00 до 20.00. В отличие от приемов типа "фуршет" столы обычно не накрываются и угощение подается вразнос официантами.. Форма одежды - повседневный костюм или платье.

· Обед (с рассадкой) - наиболее почетный вид приема. Он начинается в промежуток времени от 19.00 до 21.00. Меню обеда: холодные закуски, суп, одно горячее рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо, десерт. После обеда подаются кофе или чай

· Обед длится обычно 2-2,5 часа, при этом за столом примерно 50- 60 минут, остальное время - в гостиных. Форма одежды темный костюм, смокинг в зависимости от указаний в приглашении; для женщин - вечернее платье.

· Ужин (с рассадкой) начинается в 21.00 и позднее. Ужин отличается от обеда только временем его проведения. Форма одежды указывается в приглашении - темный костюм, смокинг или фрак; для женщин - вечернее платье.

 

15. Понятие рабочей группы. Профессиональная зрелость рабочей группы.

Рабочая группа (коллектив) – это социальная группа, общность людей, объединенных совместной деятельностью, единством целей и интересов, взаимной ответственностью, отношением товарищества и взаимопомощи.

Рабочая группа состоит из 2х компонентов:

1. Материальный( ее физические члены, конкретные индивиды)

2. Духовный(ее идеология и психология).

Психология раб. группы – совокупность определенных социально-психологических явлений, возникающих в процессе ее формирования и функционирования на основе становления внутренних связей в коллективе, форм и способов взаимоудовлетворения потребностей его членов.

 

Сферы отношений в раб. группе:

1. Профессиональная( отнош-я м-ду руководителем и подчиненным; отнош-я, координирующие совместную деят-ность; отнош-я в системе «Ч-к – комп»)

2. Ценностно-мировоззренческая ( отнош-я м-ду личными и корпоративными ценностями, нравственными установками данной соц группы)

3. Межличностных отнош.( реализация потребности в общении и самоутверждении личности в рамках коллектива, степенью удовлетворенности своей проф деятельностью, формальным и неформальным статусом).

 

Типы взаимоотношений в раб.группе: невмешательство, теплая компания, задача, золотая середина, команда(лучший вариант!)

 

Проблема проф.зрелости:

Проф.зрелость – качественная хар-ка раб.группы; характ-ся прочными связями м-ду ее членам, возникающими на основе общих ценностных ориентаций, позитивно окрашенных неформальных отнош.

 

Факторы, опред степень зрелости раб.группы:

1. технологические: совместное использование предметов труда, техники, компов, телефонов

2. экономические: формы оплаты, особенности формы собственности

3. организационные факторы: отнош-я в сист «руководитель – подчиненный»

4. Умственно-мировоззренческая и психологическая совместимость работников

16. Роль руководителя в становлении коллектива. Тактика поведения начинающего руководителя.

Руководитель - это ведущее лицо, поскольку именно он определяет целенаправленность работы коллектива, подбор кадров, психологический климат и другие аспекты деятельности предприятия.

 

Для начинающего руководителя важно определить, какой стиль руководства ему больше подходит. Стиль руководства выражается в том, какими приемами руководитель побуждает коллектив к инициативному и творческому выполнению возложенных на него обязанностей, как контролирует результаты деятельности подчиненных. Приятный стиль может служить характеристикой качества деятельности руководителя и руководящего органа, их способности обеспечивать эффективную управленческую деятельность, а также создавать и воспроизводить в коллективе особую атмосферу, порождающую определенные нормы взаимоотношений и поведения. Поэтому в нем выделяются два компонента: способы, с помощью которых оказывается воздействие на подчиненных, и взаимоотношения с ними, а также коллегами и вышестоящими руководителями.

Существует 3 наиболее распространенных стиля руководства по К.Левину (некоторые выделяют 4-6 и более видов):

1. Авторитарный стиль лидерства — характеризуется жесткостью, требовательностью, единоначалием, превалированием властных функций, строгим контролем и дисциплиной, ориентацией на результат, игнорированием социально-психологических факторов. Авторитарный руководитель:

· четко планирует предстоящую деятельность, требует неукоснительного того же от подчиненных. Любит планировать все до мелочей письменно. Часто скатывается к бюрократизму, так как признает только бумаги;

· проявляя сам разумную инициативу, в то же время пресекает инициативу подчиненных, свое мнение считает единственно правильным и непогрешимым;

· склонен иметь трудности в общении с людьми. Очень часто сам бывает инициатором конфликтной ситуации.

2. Демократический стиль лидерства — опирается на коллегиальность, доверие, информирование подчиненных, инициативу, творчество, самодисциплину, сознательность, ответственность, поощрение, гласность, ориентацию не только на результаты, но и на способы их достижения. Демократичный руководитель:

· всегда имеет четкий перспективный план как своих действий, так и действий подчиненных, однако умеет избегать излишнего бумаготворчества;

· способен критически осмысливать как свои действия, так и действия подчиненных, не пресекает критику, способен к самокритике;

· никогда не бывает сам инициатором конфликтных ситуаций, умеет «погасить» зарождающийся конфликт в зародыше;

· пользуется истинным неформальным авторитетом.

3. Либеральный стиль лидерства — отличается низкой требовательностью, попустительством, отсутствием дисциплины и требовательности, пассивностью руководителя и потерей контроля над подчиненными, предоставлением им полной свободы действий. Либеральный руководитель:

· никогда не имеет четкого плана действий, предпочитает работать «на авось»;

· полностью безынициативен на работе, стремится уйти от малейшей ответственности, целиком доверяет принятие решений подчиненным;

· держит слишком близкую дистанцию между починенными, стремится не потерять хороших отношений с ними, поэтому не выступает с открытой критикой и всегда соглашается с чужим мнением.

 

Наряду с умением выбрать оптимальный стиль руководства, менеджер должен прежде всего быть квалифицированным и знать типичные ошибки, присущие людям его статуса, правильно строить межличностные отношения с персоналом. К типичным ошибкам относятся случаи, когда:

- руководитель не дает конкретных заданий, но постоянно досаждает подчиненных большим количеством вопросов общего характера;
- "зациклен" на одной теме в общении с персоналом, например, трудовой дисциплине;
- ежедневно формулирует новые идеи для выполнения задания;
- постоянно проповедует свои замыслы;
- не доверяет своим сотрудникам, злоупотребляет мелочным контролем;
- увлекается бумаготворчеством;
- малодоступен территориально и во времени;
- не имеет готовых решений производственных задач, предлагаемых персоналу.

Успех неформальных отношений с подчиненными, без чего невозможно формирование чувства уважения к своему руководителю, зависит от соблюдения целого ряда принципов и правил делового общения.

1. Основополагающее значение имеет уважение чужого достоинства (Руководитель обязан видеть в каждом подчиненном не должность, а личность, проявлять доброжелательность и терпимость, с уважением относиться к его личной жизни, но при этом избегать советов в этой области)

2. Несмотря на личные симпатии и антипатии, руководитель обязан предъявлять ко всем подчиненным одинаковые требования (Ко всем относиться ровно, никого не выделять; при посторонних обращаться к своим сотрудникам по имени и отчеству, вне зависимости от их возраста)

3. Важно сохранять дистанцию, разделять личное и служебное, не допускать панибратства. В противном случае приказ как форма распоряжения будет неэффективен.

4. Любой начальник сталкивается с жалобами со стороны своих сотрудников. Даже если руководитель не в состоянии сам решить проблему, он обязан внимательно выслушать подчиненного.

Поведение руководителя, его умение управлять подчиненными, здоровый психологический климат в коллективе способствуют развитию творческой инициативы работников и в итоге дают не меньший производственный эффект, чем механизация и автоматизация труда. Поэтому руководитель должен обладать

 

 

17. Проблема лидерства. Основные модели лидерства в деловых коммуникациях.

Лидерство – это процесс, при котором происходит влияние на человека или группу, с целью реализации поставленных задач. Эффективное лидерство – это не просто достижение поставленных целей и четкое выполнение любых задач, это также реализация подчиненных в личных делах и карьере, это помощь работникам в групповой деятельности.

Выделяется четыре стиля лидерства: директивный, обучающий, поддерживающий, делегирующий. Директивное лидерство основывается на обучении и организации. Поддерживающее поведение базируется на поощрение и похвале. Что касается обучающего, то главными его целями являются стремления, желания и мечты работников. Делегирующий же стиль – это стиль, при котором руководитель отдает полномочия другим членам команды.