Установка критериев отбора записей

 

При создании запроса можно задать критерии, вследствие чего по запросу будет осуществлен отбор только нужных записей.

Чтобы найти записи с конкретным значением в каком либо поле, нужно ввести это значение в данное поле в строке бланка QBE Условие отбора (см. рис.3).

Критерии, устанавливаемые в QBE – области, должны быть заключены в кавычки. Если ACCESS идентифицирует введенные символы как критерии отбора, то заключает их в кавычки автоматически, а если нет, то сообщает о синтаксической ошибке.

Например, как показано на рис.3, построен запрос, по которому из данных по баллам будут выбраны фамилии и имена студентов с оценками только 4 и 5.

 

 2.7. Виды критериев

 

Для создания запроса с несколькими критериями пользуются различными операторами.

Можно задать несколько условий отбора, соединенных логическим оператором ИЛИ (or), для некоторого поля одним из двух способов:

1) можно ввести все условия в одну ячейку строки Условие отбора, соединив их логическим оператором или (or). В этом случае будут выбраны данные, удовлетворяющие хотя бы одному из условий.

Например, запись 4 or 5 соответствует тому, что будут выбраны фамилии с оценками 4 или 5.

2) ввести второе условие в отдельную ячейку строки или. И если используется несколько строк или, то чтобы запись была выбрана, достаточно выполнения условий хотя бы в одной из строк или, как, например, показано на рис. 4.

 

Рис 4. Пример записи условия с использованием оператора или (or)

 

При такой записи условия также будут выбраны фамилии с оценками 4 или 5.

Логическая операция  И.

Логическая операция И (and) используется в том случае, когда должны быть выполнены оба условия и только в этом случае запись будет выбрана.

Например, записав условие

>2 and <5

будут выбраны только оценки 3 и 4.

Чтобы объединить несколько условий отбора оператором И (and), следует привести их в одной строке.

Например, на рис 5 показано как можно задать условие для выбора фамилий студентов, проживающих в городе Уфе, которые учатся только на 5.

 

Рис 5. Пример записи условия с использованием оператора и (and )

 

Исключить группу данных из состава анализируемых запросом записей позволяет следующий критерий

< > 4

В этом случае можно не использовать кавычки.

Операторы и,  или применяются как отдельно, так и в комбинации. Следует помнить, что условия связанные оператором и выполняются раньше условий, объединенных оператором или.

Оператор Between позволяет задать диапазон значений, например:

between 10 and 20

Оператор In позволяет задавать используемый для сравнения список значений. Например:

in (“первый”,”второй”,”третий”)

Оператор Like полезен для поиска образцов в текстовых полях, причем можно использовать шаблоны:

* — обозначает любое количество ( включая нулевой) символов;

? — любой одиночный символ;

# — указывает что в данной позиции должна быть цифра.

Например: для выбора фамилии, начинающейся с буквы П и с окончанием “ов” можно записать

like П*ов

Можно ввести дату и время, при этом значения должны быть заключены между символами #. Например:

#10 мая 1998#

>#31.12.96#

В Access используется ряд других функций, которые помогут задать условия отбора для даты и времени, например:

Day(дата) – возвращает значение дня месяца в диапазоне от 1 до 31

Month(дата) – возвращает значение месяца года в диапазоне от 1 до 12

Year(дата) – возвращает значение года в диапазоне от 100 до 9999

 

 2.8. Вычисляемые поля

 

Можно задать вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в запросе.

Для этого в строке Поле бланка QBE вводится формула для вычисления, причем имена полей заключаются в квадратные скобки.

Например: =[ Оклад]*0.15

В выражениях можно использовать следующие операторы:

- арифметические: * умножение; + сложение; - вычитание; / деление; ^ возведение в степень;

- соединение частей текста при помощи знака & , например:

=[ Фамилия] & “ “&[Имя]

В кавычки заключен пробел для того, чтобы запись не была слитной.

 

 2.9. Использование построителя выражений

 

При создании выражений для вычисляемых полей можно использовать Построитель выражений . Для этого нужно щелкнуть по пустому полю в бланке QBE, а затем по кнопке панели инструментов Построить, при этом откроется окно Построитель выражений.

В верхней части окна расположена пустая область ввода, в которой создается выражение. Можно самим ввести выражение, но проще использовать различные кнопки, расположенные под областью ввода.

Для начала нужно щелкнуть дважды в левом списке по папке Таблицы, и выбрать саму таблицу ,а затем в колонке Код само поле и щелкнуть по кнопке Вставить.

Все имена объектов, из которых строится выражение для вычисления, заключены в квадратные скобки, причем перед именем поля может стоять восклицательный знак ( ! ) разделяющий его и имя таблицы.

 

 2.10. Итоговые запросы

 

Итоговые запросы значительно отличаются от обычных. В них поля делятся на 2 типа:

- поля, по которым осуществляется группировка данных;

- поля, для которых проводятся вычисления.

Для составления итогового запроса, находясь в режиме конструктора, следует нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов или воспользоваться командой Групповые операции из меню Вид.

В результате чего в бланке запроса появится строка Групповая операция. Если для соответствующего поля из списка выбрать функцию Группировка (рис 6), то при выполнении запроса записи по этому полю группируются по значениям в этом поле , но итог не подводится.

Группировка в итоговом запросе производится только по одному полю. Во всех остальных полях вводятся итоговые функции.

Рис 6. Строка Групповая операцияв бланке QBE

 

Access предоставляет ряд функций, обеспечивающих выполнение групповых операций. Можно задать нужную функцию, набрав на клавиатуре ее имя в строке, Групповая операция или выбрав ее из раскрывающегося списка.

Основные групповые функции, которыми можно воспользоваться:

SUМ - вычисляет сумму всех значений заданного поля (для числовых или денежных полей), отобранных запросом;

AVG - вычисляет среднее значение в тех записях определенного поля, которые отобраны запросом ( для числовых или денежных полей);

MIN - выбирает минимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом;

MAX – выбирает максимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом;

COUNT – вычисляет количество записей, отобранных запросом в определенном поле, в которых значения данного поля отличны от нуля;

FIRST - определяет первое значение в указанном поле записей;

LAST -. определяет последнее значение в указанном поле записей.

 

Выполнение запроса

Готовый запрос выполняется после щелчка по кнопке панели инструментов в режиме Конструктора запросов или при активизации команды Запуск из меню Запрос. В результате будет получена таблица с ответом на заданные условия . Например, на рис 7 показан результат запроса, построенного на рис. 3.

 

Рис.7. Результат выполненного запроса

 

Запросы можно создавать для отбора данных как из одной, так и из нескольких таблиц. Запросы к нескольким таблицам производятся аналогично запросам к однотабличным БД с той лишь разницей, что в окно конструктора запроса добавляются все таблицы, данные которых нужны в запросе.

При этом следует учитывать наличие связей между таблицами.