Формат данной книги позволяет лишь наметить некие мейнстримы (течения, потоки) инструктивных знаний. Представим некоторые практические советы по тайм-менеджменту.

Самопланирование времени, или тайм-менеджмент – это планирование собственного времени для достижения поставленных целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов.

1. Планируйте свое время. План следует составлять не только на один день, но и на более продолжительные сроки. Принципиальное значение имеет письменная форма плана. Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются. Письменные планы обеспечивают разгрузку памяти. Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Он, конечно, будет нарушаться и его придется корректировать, но делать это надо постоянно и заблаговременно. Очень полезно использовать специально издаваемые деловые ежедневники.

2. Точно определите цель. Цели должны быть реальными, планируемыми и достойными, а результат достижения цели должен быть видимым и возможным для оценки. Таким образом, цель – это предполагаемый результат, охарактеризованный качественно и желательно количественно, который реально можно достичь к определенному моменту времени.

Как поставить цель, чтобы достичь нужного результата? Запомните несколько простых принципов целеполагания.

1. Ясно представьте себе результат, которого вы хотите достичь.

2. Определите проблему: что не получается, чего не хватает?

3. Преобразуйте проблему в задачу: что нужно сделать, чтобы достичь результата?

4. И помните – цель должна быть сформулирована только в безусловной положительной форме! Например:

1. Я хочу сдать экзамен по физике на «отлично».

2. Проблема: я не умею решать задачи по электродинамике.

3. Задача: мне нужно понять и выучить основные законы электродинамики (закон сохранения электрического заряда, закон Кулона, закон Ома).

3. Сосредоточьтесь на главном. Известная формула Вильфредо Парето[5] (В процессе работы за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога) находит свое косвенное выражение в «матрице Эйзенхауэра».[6] Весьма полезно при составлении списка всех дел расставлять приоритеты и планировать свой день, учитывая следующие позиции:

- Дела категории А – важные и срочные. Нужно сделать немедленно, коли уж такие дела у вас есть.

- Дела категории Б – важные, но не срочные. Это наиболее ущемляемые дела, обычно связанные с собственным развитием.

- Дела категории В – срочные, но не важные. Именно эти дела «прикидываются важными», маскируясь под дела «А». Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным.

- Дела категории Г – не срочные и не важные. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому убивают лучшие часы. Старайтесь избавляться от дел категории В (в крайнем случае переводить их в категорию Г), иначе они займут всё ваше время и вы погрязнете в рутине.

Запишите на листе в порядке важности самые срочные дела. Сначала примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем так же поступите с делами № 2, 3 и т.д. Не тревожьтесь, если к концу дня вы разделаетесь только с одним делом или двумя. На завтра снова сосредоточьтесь на самом главном.

4. Придумайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Отсюда задача: как-то перевести свои занятия из категории «надо» в категорию «хочу» – продуктивность вашей деятельности повысится почти автоматически.

5. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством – назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Но одно дело сказать себе: «Я отвечу на письмо при первой же возможности», и совсем другое – «Я отвечу на письмо к такому-то сроку». В первом случае вы даете себе возможность находить оправдания проволочке, во втором – ставите себя в определенные рамки.

6. Научитесь быть решительным. Не откладывайте сложных дел со дня на день из-за колебаний и сомнений в выборе решений. Располагая определенными фактами, решайте и действуйте. И уж если вы что-то сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о том, наилучшее ли решение вы приняли или нет.

7. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приняться за работу, множество людей приводит в порядок свои столы, просматривает журналы, газеты и т.д., а потом удивляется, куда девалось время. Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Только вы можете помочь себе избавиться от привычки отвлекаться по мелочам.

8. Пользуйтесь записной книжкой. Всякий, кто хоть раз испытывал муки, вспоминая, что ему еще надо сделать, подтвердит справедливость правила – записывать все предстоящие дела, номера телефонов, новые мысли и т.п.

9. Сберегайте время, затраченное на поиски справок, и поэтому держите в порядке списки часто требующихся адресов, телефонов. Не загружайте память тем, что не нужно.

10. Учитесь слушать. Во избежание серьезных ошибок, повторений и переделок стремитесь с первого раза получать исчерпывающие сведения и указания. Прежде чем что-то делать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-нибудь остается неясным, сразу спросите.

11. Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретайте привычку мысленно давать своему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет судить о том, стоит ли именно заниматься теми небольшими делами, которые, может быть, «пробиваются» в ваше учебное время.

12. Используйте время полностью. Всегда есть возможность намного увеличить полезную часть своего рабочего времени. Время поездок, ожидания можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание конспектов учебных занятий.

13. Меняйте занятия, и вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, постарайтесь заняться работой, которую можно делать стоя. Такая перемена улучшит самочувствие и повысит производительность труда.

14. Сознательно учитывайте в планах колебания уровня работоспособности. Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек «жаворонком» или «совой». В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ, домашних заданий по трудным для вас учебным предметам на периоды повышения работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время.

15. Систематически контролируйте организацию своего труда, анализируйте, насколько рационально он организован, устанавливая, как и на что расходуется рабочее время, в чем его непроизводительные затраты.

Каждый вечер подводите итог: что из запланированного на сегодня выполнено полностью или частично, что не выполнено и почему? Исходя из этого, составляйте план на следующий день.

Возьмите себе за правило каждый день записывать, на какое дело сколько времени ушло. Проанализируйте записи: сколько времени потрачено неэффективно (отметьте красным цветом), сколько – эффективно (отметьте жёлтым цветом), на какие дела нужно впредь отводить больше времени (отметьте зелёным цветом), на какие – меньше (отметьте синим цветом). Занимаясь таким хронометражем постоянно, вы увидите потери и ресурсы своего времени, научитесь оценивать эффективность своей работы и влиять на неё.

Осуществляйте контроль времени, затраченного на разговоры по телефону и «посещение» Интернета. Телекоммуникационные средства – источник как дополнительного времени, так и искушений. Сосредоточьтесь на целях, для достижения которых вы их используете.

В качестве примера высочайшей организации своего времени, работоспособности и производительности обычно приводят уникальный опыт ученого-биолога А. Любищева, который с 26-летнего возраста в течение 56 лет (!) ежедневно записывал: сколько времени потрачено на основную работу, сколько – на дополнительную, какие еще были работы, сколько времени потеряно зря и почему. Точность учета до 10 минут.

Такой учет выявляет потери времени, делает ясными их причины. Это значительно повышает коэффициент полезного использования времени. Вырабатывается способность точно оценивать в часах любую предстоящую работу и сравнивать эффективность разных способов выполнения одной и той же работы. Из года в год Любищев сокращал потери времени, увеличивал точность планирования, производительность возрастала и освобождалось время для получения широких знаний.