Общие понятия об отчетах в среде MS Access 2016

Отчет – это отформатированное представление информации из базы данных в виде печатного документа.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Отчеты предоставляют два принципиальных преимущества:

– отчеты предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

– отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных материалов, наклеек и других документов.

Таким образом, запросы позволяют выбрать из базы нужные сведения, а отчеты - представить эти сведения в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

В окне диалога Новый отчет можно выбрать один из шести вариантов.

- Конструктор – позволяет создавать отчет «с нуля» и редактировать уже созданный отчет.

- Мастер отчетов – запускает основного мастера для создания отчетов, позволяющего выбрать поля для отчета, задать форматы, условия группировки и итоговые функции.

- Автоотчет: в столбец – этот мастер создает отчет, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представлена в виде простого списка, названия и значения полей, что содержит.

- Автоотчет: ленточный – в отчете этого типа данные записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке. При создании отчета используется последний стиль, который был выбран в мастере отчетов или применен с помощью автоформата в конструкторе отчетов.

- Мастер диаграмм – этот мастер помогает построить диаграмму и создает в отчете свободную рамку объекта OLE с встроенной диаграммой Microsoft Graph.

- Почтовые наклейки – этот мастер позволяет выбрать поля с именами и адресами, отформатировать их и создать отчет для печати почтовых наклеек. Вы можете выбрать любой тип и настроить размер наклеек.

Конструктор отчетов

Отчет в режиме конструктора имеет следующую структуру:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета.

Верхний\нижний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, которые печатаются сверху\снизу на каждой странице отчета.

Область данных – расположена между верхним и нежным колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета, который формируется из полей, перечисленных в Списке полей.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Примечания печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета.

Пустой макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, между которыми находится Область данных.

Добавить или удалить разделы отчета можно с помощью соответствующей команды контекстного меню. При создании отчета можно задать заголовок, который будет напечатан только в самом начале отчета, и примечание, что выводится в конце отчета.

Линейка с делениями по верхнему и левому краям окна отчета помогают планировать расположение данных на странице. Изменить размер любого отдела можно, перетащив его границу. В каждом разделе Access выводит сетку.

Панель элементов содержит кнопки для всех элементов управления, которые можно использовать при создании отчета. Это поля, надписи, рисунки, флажки и т.д. Чтобы разместить в отчете конкретный элемент управления, щелкните по кнопке на панели элементов нажмите кнопку мыши, проведите указатель мыши до того места, где должен быть элемент, и отпустите кнопку.

Список полей упрощает размещение в отчете присоединенных элементов управления (элементов управления, связанных с полями таблицы или запроса). Он открывается щелчком на кнопке Добавить поля на панели инструментов. В строке заголовка списка полей Access выводит имя базовой таблицы или запроса.

В окне свойств можно установить свойства самого отчета, его разделов и элементов управления. Набор свойств, представленных в нем зависит от объекта. Чтобы открыть окно свойств, выделяем нужный объект и щелкаем на кнопке Страница свойств на панели инструментов.

Отчеты предоставляют возможность группировать информацию, что выводится с помощью окна Группировка, сортировка и итоги. Чтобы открыть его, щелкните кнопку Группировка на панели инструментов. В окне Группировка, сортировка и итоги можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент списка определяет основную группу, а последующие подгруппы внутри групп.

 В первой строке столбца Поле/выражение раскрывается список полей базовой таблицы или запроса. Начав ввод со знака равенства (=), можно ввести в этом столбце выражение, содержащее ссылку на любое поле базовой таблицы или запроса.

В отчете должно быть зарезервировано место для заголовка каждой группы и заметки, в которой могут выводиться вычисляемые итоговые поля. Чтобы добавить в отчет эти разделы, установите для свойств Заголовок группы и Примечание группы значение Да. Кроме того, можно попросить Access выводить все подробные данные для данного уровня группировки на одной странице (если это возможно), выбрав для той же свойства значение Вся группа.

Обширные возможности отчетов Access во многом определяются их способностью выполнять простые и сложные вычисления с данными базовых таблиц или запросов. Access предоставляет десятки встроенных функций, предназначенных для обработки данных или для добавления информации в отчет.

Для дат Microsoft Access предоставляет две встроенные функции, которые можно использовать для включения в отчет текущей даты и времени. Функция Date возвращает текущую системную дату и время в виде значения даты/времени.

Для получения промежуточных итоговых значений для групп в эти разделы можно поместить дополнительные свободные элементы управления, в которых используется выражение, построен с применением итоговых функций: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev и Var.

Используя раздел примечаний отчета, можно получить общие итоги по всем записям для какого-либо поля или выражения. В примечании отчета, как и в примечаниях групп, допустимы любые итоговые функции.