Что нужно знать и уметь.

1) Знать основные приемы работы с инструментами меню Вставка и Формат.

2)  Уметь пользоваться инструментами меню Вставка и Формат.

3) Уметь форматировать и редактировать документы.

4) Уметь форматировать ячейки рабочего листа.

Занятие 3. Табличные вычисления

Цель.         Научиться создавать формулы и заполнять ячейки листа MS Excel.

Задачи.      1)Научиться записывать формулы.

                   2) Научиться автоматически заполнять ячейки рабочего листа.

Содержание занятия:    

1. Создание формул в ячейках рабочего листа

2. Заполнение ячеек с помощью инструмента Заполнить.

Задание.

1. Формулы. Если вы хотите вставить в Excel автоматически вычисляемое поле, начните вводить информацию со знака “=”, либо нажмите кнопку Изменить формулу в строке формул:

Например, если вы введете содержимое ячейки «1+2», то в ячейке увидите просто «1+2»; если же вы введете «=1+2», то в ячейке вы увидите «3» (и на печати получите 3), в строке ввода вы будете видеть «=1+2», чтобы знать, по какой формуле вычислено значение.

Если содержимое ячейки начинается со знака =, его называют формулой.

Ссылки. Очень часто в таблице содержимое одной ячейки зависит от содержимого других ячеек. Для этого используют ссылки. Если содержимое ячейки В1 должно быть равно содержимому ячейки А1, просто напишите в ячейке В1 «=А1».

Если вы захотите изменить содержимое ячейки А1, содержимое ячейки В1 заменится автоматически. Чтобы вставить ссылку в вашу формулу, можно просто в процессе ввода формулы кликнуть мышкой по нужной Вам ячейке.

Ссылки бывают абсолютные и относительные. Поймем на примере, что это такое. Когда вы пишите в ячейке В2 формулу «=А1».

На самом деле Excel понимает это так: взять значение из клетки, которая находится на одну строчку выше и на один столбец левее. Если мы скопируем информацию из ячейки В2 и вставим в ячейку С8, то в ячейке С8 значение будет равно числу в ячейке В7. Такие ссылки называются относительными. Excel помнит не название ячейки, а ее относительное расположение.

Но иногда все-таки нужно ссылаться именно на конкретную ячейку – нужна абсолютная ссылка.

Тогда вместо «А1» что создало бы относительную ссылку, напишите «$А$1». Теперь Excel будет помнить именно название ячейки, а не ее относительное расположение.

Если надо зафиксировать только строку, а для столбца оставить относительное расположение, поставьте знак $ только возле названия строки (т.е. напишите «А$1»). Это называется смешанная адресация.

Быстрый ввод: чтобы преобразовать ссылку из относительной в абсолютную, встаньте на ссылку в строке ввода и нажмите клавишу F4.

Чтобы сослаться на ячейку, которая находится на другом листе надо использовать формат Лист!А1. (т.е. перед адресом ячейки поставить название листа и !) (Проще - в процессе ввода формулы переключиться на другой лист и кликнуть по нужной ячейке).

2. Откройте Вашу папку и создайте документ ЛПЗ                          3-ИвановИИ (замените фамилию и инициалы на Ваши). Заполните свойства документа соответствующими данными.

Переименуйте Лист 1 в «Подсчет», Лист 2 – в «График дежурств 1кв», Лист 3 – в «График дежурств 2кв».

На листе «Подсчет» создайте следующую таблицу:

Фамилия Имя Отчество

Заполните прографку значениями и формулами:

В результате подсчета формул Вы получите таблицу следующего вида:

3. В меню правка MS Excel имеется инструмент Заполнить, который позволяет автоматически заполнить ячейки рабочего листа данными, а также заполнять и листы книги.

Заполнение данными. Можно одну и ту же информацию раскопировать на весь столбец (строку, диапазон) очень быстро. Делается это, например, так. В первой ячейке нужного столбца (строки) пишем какое-то значение. Выделяем весь столбец (строку).

Выполняем команду Меню/Правка/Заполнить/Вниз (Вправо). Готово.

Во всех выделенных ячейках получилась информация как в первой.

Заполнение прогрессиями . Напишем в какой-нибудь ячейке число (дату, …). Выделим несколько ячеек вправо (влево, вверх или вниз). Воспользуемся пунктом Меню/Правка/Заполнить/ Прогрессия. В диалоговом окне «Прогрессия» отмечаем переключатель «Расположение» в состояние «По строкам» (это значит, что заполнение будет происходить вправо или влево, если выбрать состояние «по столбцам», то заполнение будет происходить вверх или вниз). Переключатель «Тип» в состояние «Арифметическая» или «Геометрическая», в строке «Шаг» указываем разность (или, соответственно, знаменатель) прогрессии. В строке «Предельное значение» можно указать какое-то значение, меньше (или больше) которого прогрессия не станет (ограничение действует только для монотонных прогрессий). Аналогично можно поступить с датами. Тогда в группе «Тип» надо выбрать значение «Дата», в группе «Единицы» единицы в которых указывается шаг прогрессии. Например, чтобы заполнить столбец датами с периодичностью 5 дней, надо переключатель «Единицы» поставить в положение «день», а в строке «Шаг» указать число 5.

4. Откройте лист «График дежурств 1кв»:

Внесите следующее содержание:

Выделите столбец А зайдите в меню Правка/Заполнить, выберите команду Прогрессия. В появившемся окне выставьте настройки:

Выделите столбец «В». С помощью того же инструмента произведите автозаполнение дат до 31.03.2010 включительно.

Выделите диапазон С1:С90 и произведите автозаполнение днями недели без пропусков. Аналогичным образом поступите со столбцом D, так чтобы три работника были распределены по дням по графику «сутки через двое».

Добавьте дополнительную строку перед первой строкой и внесите в нее заголовок данной таблицы. Кроме того, наложите сетку на таблицу.

В результате вы получите лист вида:

Выделите все ячейки листа «График дежурств 1кв» и лист «График дежурств 2кв» (держите Shift и щелкаете левой кнопкой мыши по ярлычку листа).

Зайдите в меню Правка/Заполнить/По_листам в появившемся окне выставите Заполнить полностью.

Перейдите на лист «График дежурств 2кв». Поставьте курсор мыши в ячейку В2 и измените дату на 01.04.2010, перейдите в ячейку С2 и напишите четверг; выделите диапазон В2:С2 наведите курсор мышки на правый нижний угол до появления черного крестика (+) и кликните двойным щелчком мыши – произойдет автозаполнение ячеек столбцов.

Сохраните и закройте книгу.