Последовательности текстовых значений. Список автозаполнения.

При работе в excel, может возникнуть потребность в создании не только числовых, но и текстовых последовательностей.

В excel имеется несколько встроенных общеупотребляемых списков. Эти списки содержат названия дней недели и месяцев года.

Excel может создавать последовательность на основе заданного ранее так называемого списка автозаполнения. Список автозаполнения представляет собой список текстовых значения расположенных в определенном порядке. Если при автозаполнении в 1-ой ячейке диапазон находит значение принадлежащий одному из списка, то остальные ячейки будут последовательно заполнятся значениями из данного списка.

Чтобы создать изменить или удалить список автозаполнения нужно:

Выполнить команду файл – параметры excel – основные – изменить списки

Чтобы дополнить список выберите элементы новый список и слева введите новые элементы списка. Заканчивая ввод каждого элемента нажимайте enter, а в конце нажать добавить

56.excel поддерживает несколько типов критериев:

1)на основе сравнения

2)в виде абзаца шаблона

3)на основе множественных условий

4)на основе логических формул

Сравнение-в качестве обрабатываемых данных в критериях могут выступать числа,текст,даты.(данные-сортировка и фильтр-фильтр)

Образец шаблона-позволяет произвести выборку текстовых значений,подходящих под шаблон.Специальные символы шаблона:?-заполняет символ,в позиции которого сравнение поиске или фильтрации не производится;*-позволяет задать неогранич. Последовательность символов.

Множественные условия-задаются с помощью операторов: И(AND);ИЛИ(OR)

Логические формулы.

58-57)автофильтр очень ограничен в выборе способа фильтрации и возм.задания притериев поиска. Чтобы расширить возможности excel имеет расширенный фильтр. Основной особенностью расшир.фильтра явл.необходимость во вспомогательном списке, содержащем критерии.чтобы его применить нужно:данные-сортировка и фильтр-дополнительно-расширенный фильтр)

59)в excel имеется возможность вызова команты «форма».она находится на панели быстрого доступа.

60)БД(база данных)-это совокупность данных, тносящихся к определенной предметной области. Под базой данных обычно понимают некоторое хранилище информации,вкл.в себя множество однократных элементов с различными свойствами, которые сгруппированы по опр.признакам.

СУБД(система управления базами данных)-комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания, обработки баз данных и поддерж.их в актуальном состоянии.

БД обеспечивает хранение данных в виде таблиц,а СУБД получение информации.

Данные в базе находятся в памяти в соответствии с некоторой моделью. Распр. Моделями баз данных явл.:реляционная, сетевая, иерархическая.

61)Реляционная модель представляет собой множетво нормализованных взаим.таблиц. нормализация таблиц,т.е. приведение их к простейшему виду, позволяет в последствии производить над ними операции выбора,соед.,обьед.,разности,называются операциями реляционной алгебры.

62)связь между таблицами происходит с помощью общих полей.

Связь 1:1(каждой записи таблицы 1,соответствует не более одной записи в таблице 2 и наоборот. Это отношение редкость в реляционных базах данных)

Связь 1:многие(в каждой отдельной записи в таблице может соотв. Сразу несколько записей в таблице 2)

Связь многие:многие(когда множеству записей в таблице 1 может соотв. Множество записей в таблице 2.такой тип в реляционных БД на прямую не поддерж.,а выражается через более простой 1:многие)

63)СУБД при обработке информации рассматриваются базы данных как набор нескольких структурных элементов, каждый из которых может включать один или несколько обьектов. Среди основных составляющих БД с точки зрения access можно выделить следующие обьекты:

1)таблицы-предназначены для хранения информации

2)запросы-предназначены для получения требуемых данных из имеющихся

3)формы-используются для разработки интерфейса

4)отчеты-используются для подведения каких-либо итогов

5)страницы-обеспецивают доступ к информации

6)макрос-набор команд, соотв. Стандартным действиям пользователя. С его помощью можно создавать запросы,формировать отчеты,обрабатывать формы.

7)модули-с их помощью можно реализовывать широкий спектр возможностей по обработке данных.

64)таблица состоит из записей(строк) и полей(столбцов)на пересечении которых находятся атрибуты записей. Имена таблиц так же как имена полей лучше записывать латинскими символами, исп. При необходимости знак подчерк вместо пробела. Чтобы создать новую БД нужно:файл-создать-новая БД. Таблицы могут иметь имя длиной до 64 символов,но в имени не должно быть точки,восклицательного знака,квадратных скобок. Новые таблицы можно создавать 2 способами:путем ввода данных или с помощью конструктора.

65)если таблица имеет не совсем типичную структуру создавать табл.в режиме конструктора. В нем можно полностью описать структуру таблицы, но нельзя заполнять ее данными. Таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств.(имя поля-заголовок столбца;тип данных-формат;описание поля-комментарии)имена полей лучше записывать символами. Для изменения формата данных исп.2 столбец. Здесь можно установить числовой, текстовой и логический форматы.

66)

67)при обработке базы данных необходимо выполнять различные операции над созданными таблицами, например переименование или удаление таблиц. Чтобы переименовать таблицу следует выделить ее в окне БД и нажать правую кнопку мыши. Чтобы удалить,следует выделить ее и нажать delete.если удаляемая таблица имела связи с другими таблицами,access отображает еще одно сообщение о необходимости удаления всех связей этой таблицы.чтобы подтвердить удаление связей,нажать ДА.

68)ключевое поле-одно или несколько полей, комбинация значений которые однозначно определяют каждую запись в таблице. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм, отчетов.

Для того чтобы таблицы можно было связать между собой использовать ключевые поля. Ключ,состоящий из нескольких полей называется составным.

Поле первичного ключа назначается в режиме конструктора. Если у таблицы есть поле первичного ключа,оно отображается ключем,который находится в начале строки.

Ключевое поле не допускает пропусков значений. Если вы попытаетесь сохранить новую таблицу, в которой не задано поле первичного ключа, программа предупредит об этом и запросит разрешение на автоматическое задание ключевого поля.

69)при работе со сложной БД пользователю часто требуется просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами БД.тип отношений между связываемыми таблицами access распознает автоматически. Для установки связей необходимо воспользоваться режимом «списка данных»,который активируется кнопкой сх.данн. на вкладке «работа».

70)форма-обьект БД с которым непосредственно работает пользователь. Формы отражают данные из таблиц или запросов, а так же обесп.ввод данных в базу.

По умолчанию форме присваивается такое же имя, как у таблицы, на основе которой она была создана. При разработке формы можно воспользоваться либо встроенными программами мастерами,либо начать создавать с нуля в режиме конструктора.

71) простым и наглядным методом разработки форм является использование мастера создания форм, с помощью которого можно создать основную часть формы, после чего сделать «косметические» изменения. Чтобы создать форму выберем режим «мастер форм» в меню «другие формы».для построения формы на первом шаге мастера в раскрывающемся списке следует указать источник данных, после чего выбрать поля, которые будут использованы в создаваемой форме.

!форма не обязательно должна включать в себя все поля из каждой таблицы или запроса.

2шаг предусматривает выбор внешнего вида формы.

Основные виды форм:1)многостраничная(поля записи выводятся в 1 столбец); 2)ленточная(в одну строку); 3)табличная(в режиме таблицы); 4)выравненый(ленточная форма с полями,выравн. По ширине страницы)

На 3 этапе выбирают стиль.

4 этап-задание имени новой форме.здесь нужно ввести имя и оставить пункт «открыть форму для просмотра и ввода данных» для завершения нужно нажать «готово».

72)

73)можно считать что запрос-это вопрос, который вы задаете базе данных. На равнее с таблицами, запросы используются в качестве основы для построения форм, отчетов, списков. Запрос-команта на выбор, просмотр, изменение, создание или удаление данных. Запросы помогают анализировать данные наиболее распр.типом запросов явл.запрос на выборку. Запросы можно использовать для фильтрации данных.

Есть 2 основных режима запросов:1)режим таблицы(данные отображаются в виде таблицы); 2)режим конструктора

74)типы запросов:1)запросы на выборку; 2)запросы с параметром; 3)перекресные запросы;4)запросы на изменение; 5)запросы управления.

Запрос любого типа можно создать в режиме конструктора запросов,начиная с пустого бланка.

№75

Запрос на выборку

Самым простым способом создания запроса на выборку в Access2003 как и в других версиях данной программы является использование Мастера по созданию запросов. Для начала следует найти на панели инструментов пункт «Запросы», после чего выбрать пункт «Создание query с помощью мастера», в результате откроется окно по созданию простых запросов.

В появившемся диалоговом окне, в выпадающем списке в разделе «Таблицы и запросы» следует выбрать таблицу или таблицы, откуда будут браться исходные данные для формирования выборки. После этого нужно выбрать поля, для которых будет формироваться выборка. На следующем этапе, приложение Access предложит вам выбрать какой вид должна иметь выборка «Подробный» или «Итоговый», после выбора нажимаем «Далее». Теперь осталось лишь задать имя нового запроса и определиться с дальнейшими действиями программы стоит ли «Открыть query для просмотра данных» или же «Изменить макет запроса». На этом создание запроса завершается и остается только нажать кнопку «Готово».

№76