Импорт данных, индексация таблиц, маски ввода

Запустите Access: Пуск / Программы / Microsoft Access. После этого в появившемся диалоговом окне необходимо выбрать создание Новой базы данных и нажать ОК. В следующем диалоговом окне следует указать имя и месторасположения создаваемого вами файла базы данных и нажать клавишу Создать.

Для создания базы данных «Компьютерный магазин» нам понадобятся 5 таблиц: «Клиенты», «Заказы клиентов», «Товары на складе», «Персонал», «Учет работы персонала». Таблицы «Клиенты» и «Товары на складе» импортируем из электронных таблиц.

Для этого в главном окне базы данных зайдите в меню Файл / Внешние данные / Импорт. В появившемся диалоговом окне смените тип файла на Microsoft Excel, найдите в списке нужный вам («Клиенты компьютерного магазина») и нажмите кнопку Импорт. После этого следует указать, что все импортируемые данные расположены на первом листе, и нажать кнопку Далее. Затем пометьте флажком, что в первой строке расположены заголовки полей импортируемой таблицы, нажмите Далее и укажите, что данные нужно сохранить в новой таблице.

Рис. 3.13. Импорт таблицы из Excel в Access

После этого следует проиндексировать каждое поле, указывая возможны ли в нем совпадения (совпадения возможны в любом поле, кроме ключевого. Ключевым полем считается то, которое однозначно определяет каждую запись.

Термин индекс тесно связан с понятием ключ. Под индексом понимают средство ускорения операции поиска записей в таблице, а, следовательно, и других операций, использующих поиск: извлечение, модификация, сортировка и т.д. На практике для создания индекса некоторой таблицы БД пользователь указывает поле таблицы, которое требует индексации.

Ключевые поля в Access индексируются автоматически и индексные файлы, создаваемые по ключевым полям таблицы называют файлами первичных индексов. Индексы, создаваемые пользователем для неключевых полей называют вторичными (пользовательскими) индексами.

Причина повышения скорости выполнения различных операций в индексированных таблицах состоит в том, что основная часть работы производится с небольшими индексированными файлами, а не с самими таблицами. Наибольший эффект повышения производительности работы достигается для значительных по объему таблиц.

Индексирование требует небольшого дополнительного места на диске и незначительных затрат процессора на изменение индексов в процессе работы. После индексирования всех полей таблицы следует определить ключ (см. рисунок). Для таблицы «Клиенты» это будет № паспорта.

Далее указывается имя таблицы, которая будет создана в результате импортирования данных. При импорте таблицы «Товары магазина» обратите внимание, что ключевых полей нет. Следовательно, при индексации всех полей необходимо указать, что совпадения допускаются, а при определении ключевого поля установить переключатель в положение «не создавать ключ». Соответственно вторая таблица после окончания операции импорта будет требовать некоторых изменений в своей структуре, которые можно внести в режиме конструктора.

С помощью конструктора таблиц добавим два новых поля: № типа Счетчик и Фото типа Поле OLE в структуру таблицы «Товары на складе». Поле № необходимо сделать ключевым. Для этого выделите его в режиме конструктора таблиц и нажмите кнопку с ключом на панели инструментов «Базы данных».

Остальные таблицы будем создавать непосредственно в СУБД Access. Для этого их структуру необходимо описать в конструкторе таблиц (см. рисунок).

При этом обратите внимание, что сначала описывается таблица «Персонал», в таблице «Учет работы» № паспорта рабочего делается средствами мастера подстановки – специального мастера, позволяющего в дальнейшем не вписывать данные в таблицу, а подставлять из созданного списка.

 Список данных можно создавать самостоятельно, вводя его с клавиатуры, а можно использовать в качестве списка уже имеющиеся поля таблиц. Для этого после выбора в качестве типа данных мастер подстановок укажите, что список данных будет взят из имеющейся таблицы.

Аналогично с помощью мастера подстановок оформляются поля «№ паспорта клиента», «№ товара», «заказ оформил» в таблице «Заказы клиентов». Обратите внимание, что в случае, когда список берется из имеющееся таблицы, между задействованными таблицами необратимо возникает связь. Причем изменения в структуру связанных полей возможно вносить только после разрыва этой связи.

Рис. 3.14. Структура таблиц в базе данных

Кроме этого, для поля «Телефон» в таблице «Персонал» создадим маску ввода, то есть специальным образом подготовленную форму ввода. Для этого в конструкторе выделим поле «Телефон», а в свойствах поля выберем маску ввода. Щелкнув мышью по трем точкам в конце строки получим диалоговое окно создания маски ввода.

Рис. 3.15. Окно создания маски ввода

Здесь выберем любую маску кроме «Пароль» и нажмем кнопку Далее. В результате появится окно, позволяющее изменять маску ввода и создавать новую. В появившемся окне внесем необходимые нам изменения.

Внесем запись телефона с учетом кода города, что позволит записывать в том числе и номера сотовых телефонов.

Рис. 3.16. Изменение маски ввода

Обратите внимание, что знак «_» в нашем случае предусматривает ввод какой-то цифры и следовательно будет знаком заполнителя. После щелчка по строке «Проба:» у вас автоматически появится образец маски и имя заменится на «Определяется пользователем. Теперь можно нажать кнопку Далее. Где в появившемся диалоговом окне указать, что сохранить созданную маску нужно вместе со знаками, после чего нажимается кнопка Готово. Теперь при заполнении таблицы в поле «Телефон» у вас будет появляться соответствующая маска и пользователь не ошибется в каком виде вносить номер телефона. Самостоятельно создайте маску ввода для поля «Контактный телефон» в таблице «Клиенты».

Связывание таблиц

После описания структуры всех таблиц необходимо их связать. Большинство СУБД при связывании таблиц автоматически выполняют контроль целостности вводимых в базу данных в соответствие с установленными связями. В конечном итоге это повышает достоверность хранимой в БД информации. Кроме того, установление связи между таблицами облегчает доступ к данным. Связывание таблиц при выполнении таких операций как поиск, просмотр, редактирование, выборка и подготовка отчетов обычно обеспечивает возможность обращения к произвольным полям связанных записей. Это уменьшает количество явных обращений к таблицам данных и число манипуляций в каждой из них. Существует 4 основных вида связи.

Таблица 3.11

Виды связей между таблицами в базе данных

Для связывания таблиц «Компьютерного магазина» выберите в главном окне базы данных на панели инструментов схему данных, добавьте в нее недостающие таблицы, создайте и измените имеющиеся связи, как показано на рисунке.

Рис. 17. Кнопка Схема данных

Рис. 3.18. Схема данных

Для изменения связи следует выделить связь щелчком мыши, а затем выбрать в контекстном меню (щелчок по выделенной связи правой кнопкой мыши) соответствующую команду. Обратите внимание для организации правильных связей необходимо полное обеспечение целостности данных, что необходимо указывать в появляющемся меню.

Рис. 3.19. Диалоговое окно изменения связей