Access. Эффективное представление данных с помощью форм

Числовые данные на форме можно представлять в виде диаграмм. Составим форму-диаграмму, описывающую спрос на товар. Для этого в запрос с расчетом спроса добавьте таблицу «Товары» и поля с названием товара и ценой. Затем на закладке Формы выберите команду Создать, а там в списке найдите команду Диаграмма.

В качестве источника выберите исправленный вами запрос «Спрос на товар». В появившемся диалоговом окне выберите все поля кроме № товара и нажмите кнопку Далее. Затем выберите тип диаграммы (объемная гистограмма) и распределите данные, как показано на рисунке. 

При желании, нажав на кнопку Образец, вы сможете осуществить предварительный просмотр вашей диаграммы. После распределения данных диаграмме необходимо дать имя («Диаграмма спроса») и нажать кнопку Готово.

Далее в режиме конструктора можно отредактировать внешний вид созданной вами диаграммы, аналогично тому, как редактируюся диаграммы в электронных таблицах Excel.

Самостоятельно постройте по таблице «Товары» диаграмму предложения товара.

Рис. 3.35. Этапы создания диаграммы

А теперь создадим форму, описывающую товар с использованием вкладок, диаграмм, расчитываемых полей. Для этого создадим форму в столбец по запросу, объединяющему таблицы «Товары» и «Заказы клинтов» с помощью мастера форм.

Откроем созданную форму в режиме конструктора, увеличим область данных и примечания, выстроим поля с данными о товарах, а поля из таблицы «Заказы клиентов» удалим.

Для того, чтобы рисунок соответствовал размерам рамки, установите свойство рамки Установка размеров: Вписать в рамку.

Рис. 3.36. Установка размеров рисунка

Добавим вкладки  на панели инструментов ToolBox.

Растяните вкладку так, чтобы на ней можно было размещать данные.

Для того, чтобы подписать каждую вкладку, необходимо щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать команду Свойства. А в свойствах внести нужную подпись («Спрос» или «Предложение»).

Рис. 3.37. Окно свойств вкладки

Теперь разместим на каждой вкладке данные по спросу или предложению. И создадим кнопки открывающие соответствующие диаграммы относительно групп товаров (материнские платы, процессоры) и поместим кнопки открывающие диаграммы. В примечании сделаем кнопку закрытия формы.

Слияние с Word

Для слияния с Word необходимо сначала создать документ, с которым вы хотите произвести слияние. Создайте письмо следующего содержания:

Оповещаем Вас, что необходимо продлить трудовой контракт сроком на 5 лет в течение ближайшего месяца.

15. 01. 2008 Администрация

Сохраните его под именем «Письмо» на Рабочем столе и закройте .

Произведем слияние документа «Письмо» и запроса «Обращение». Для этого в базе данных «Компьютерный магазин» в закладке Запросы выделите запрос «Обращение». Затем зайдите в меню Сервис / Связи с Office / Слияние с Word. В появившемся диалоговом окне укажите, что связь будет установлена с готовым документом и найдите его в общем списке. После этого в нужное место, туда, где будет расположено обращение вставьте поле слияние с помощью соответствующей кнопки. Для того, чтобы появились конкретные данные включите режим просмотра.

Рис. 3.38. Панель слияния

Создание отчетов

Отчет – это объект базы данных, предназначенный для распечатывания на принтере. Следует отметить, что особенность отчетов, создаваемых в СУБД Access заключается в возможности одного источника. В силу этого при необходимости для создания нужного отчета следует создать соответствующий запрос. Создадим, например, отчет, характеризующий спрос и предложение товара с группировкой по его наименованию. Для создания подобного отчета потребуется запрос, обеспечивающий объединение данных из таблиц «Товары магазина» и «Заказы клиентов».

Рис. 3.39. Запрос на выборку для отчета

Сам отчет будем создавать в режиме мастера. Для этого на закладке отчеты в режиме создания выберем «Мастер отчетов». В появившемся диалоговом окне выберите в качестве источника нужный запрос и перенесите все его поля. В следующем окне мастера укажите, что в качестве поля группировки будет поле Наименование. Кроме того, можно изменить порядок полей и сортировку внутри поля, при необходимости указать, что запрос будет с подведением итогов.