Порядок и особенности отражения дебиторской и кредиторской задолженности в учетной политике организации

В активе баланса дебиторская задолженность может группироваться следующим образом.

Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков. Непогашенная задолженность покупателей товаров в ценах реализации. Учет данной статьи может вестись в разрезе структуры отчета о продажах с выделением дополнительных аналитических счетов.

Дебиторская задолженность поставщиков и подрядчиков по бизнесу. Сумма уплаченных поставщикам авансов по предстоящим расчетам в соответствии с заключенными договорами на поставку товарно-материальных ценностей, услуг, работ. Учет по данной статье может вестись в разрезе структуры отчета о продажах и (или) структуры расходов опять же с выделением необходимых субсчетов.

Дебиторская задолженность поставщиков и подрядчиков по текущим обязательствам. Эта статья баланса предназначена для учета задолженности по всем обязательствам текущего характера (например, аренда, оплаченная авансом), если в силу принципа существенности такое обязательство не может быть списано на затраты кассовым методом. Учет по данной статье ведется в разрезе структуры отчета о продажах или структуры расходов с применением необходимых субсчетов.

Дебиторская задолженность бюджета. Данная статья выделяется для учета задолженности бюджетов всех уровней перед юридическим лицом, если таковая существует (например, суммы к возмещению ущерба действиями государственных органов, определенные решением суда и пр.)

Дебиторская задолженность персонала. Применяется для учета задолженности сотрудников перед компанией. Учет ведется отдельно по каждому сотруднику с выделением субсчетов по видам задолженности, если это необходимо.

Оценка дебиторской задолженности может производиться в валюте учета на момент оплаты по курсу ЦБ РФ или, например, в момент возникновения актива (такие моменты необходимо определить). Если дебиторская задолженность не переоценивается, то курсовые разницы фиксируются на момент выбытия (погашения, преобразования) актива либо пересчитываются по определенному правилу, установленному в компании.

Кредиторская задолженность.

Краткосрочная кредиторская задолженность. Может учитываться в разрезе тех же статей и той же аналитики, что и дебиторская задолженность (раздел «Дебиторская задолженность»). Аналогичным образом она и оценивается.[16]

В учетной политике должны быть пункты, посвященные сверке дебиторской и кредиторской задолженности. Ведь четкий порядок, как ее проводить, с какой периодичностью, в действующем законодательстве не предусмотрен. Однако без сверки организация не сможет оперативно определять сомнительные и безнадежные долги, списывать их после того, как истек срок исковой давности и т.п.

Учетная политика также предполагает итоговое обобщение фактов хозяйственной деятельности. С этой целью создаются отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности.

Отчеты о дебиторской задолженности - сводный документ, предоставляющий информацию на какой-либо момент времени о сделках с отсроченными платежами и еще непогашенной задолженностью.

Отчеты о кредиторской задолженности - сводный документ, суммирующий информацию на какой-либо момент времени о закупках на условиях отсроченного платежа и еще непогашенной задолженности.

Дебиторская или кредиторская задолженность возникает (или погашается) при совершении организацией любых операций, связанных с движением денежных средств, материальных ресурсов или принятием ею на себя определенных обязательств (например, дать кредит, заплатить неустойку при нарушении условий договора, уплатить долг третьей стороны и т.п.). Имея информацию, предоставленную в дебиторском и кредиторском отчете, можно:

·  Отслеживать динамику производства, продаж и закупок: сколько вы продаете (какая при этом выручка); сколько вы покупаете (и с какими затратами); сколько вы имеете свободных средств (каковы их источники и где эти средства размещены).

· Иметь четкое представление о состоянии своих расчетов. Это всегда важно, поскольку позволяет быстро сориентироваться в случае возникновения нештатных ситуаций. Допустим, организации срочно понадобились деньги - из отчета о дебиторской задолженности можно увидеть, имеется ли возможность их откуда-нибудь получить, или же следует брать кредит. Опять же, если необходим кредит, то данные из отчета о дебиторской задолженности помогут определить, на какой срок этот кредит необходим.

Отчет о кредиторской задолженности дает сведения обо всех предстоящих платежах, есть возможность быстро принять решение о том, какие платежи можно пока отложить с тем, чтобы высвободить необходимую вам сумму денежных средств. Возможна и иная ситуация: неожиданно была получена приличную сумму денег. Тогда отчет о кредиторской задолженности подскажет, на что ее лучше потратить. А на основании отчета о дебиторской задолженности вы сможете решить, кому из ваших должников вы готовы предоставить дополнительную отсрочку платежа.

· Спланировать свои доходы и расходы. Зная, когда и сколько поступит денежных средств на расчетный счет, можно подсчитать сумму ожидаемой выручки, а значит и сумму предстоящих налоговых платежей (для тех предприятий, которые в соответствии с принятой ими учетной политикой учитывают выручку для целей налогообложения «по оплате»). С учетом суммы предстоящих денежных поступлений можно определить, сколько вы должны и когда сможете потратить соответствующие суммы на уплату налогов, закупку сырья, выплату заработной платы работникам и т.п. Однако погашение задолженности (дебиторской или кредиторской) возможно не только деньгами, но и встречными поставками продукции, путем проведения взаимозачетов и т.п. Поэтому в отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности должны включаться все сведения о проведении расчетов (в том числе по бартерным операциям, по расчетам с участием третьих лиц и т.п.).

· Оценивать своих покупателей. Анализируя динамику возникновения и погашения задолженностей за достаточно длительный период времени, можно установить, кто из ваших партнеров платит исправно, а кто не выполняет взятые на себя обязательства в срок. Если в отношениях с тем или иным партнером проявляются негативные тенденции, следует незамедлительно выяснить причины их возникновения. Возможно, работник этой фирмы, отвечающий за ведение расчетов с вами, просто не видит смысла платить в срок. Тогда вы вправе решить, что предпринять дальше: принять это как данность и делать скидку на необязательность (или излишнюю экономность) чужих сотрудников при планировании своих доходов или же пытаться как-то воздействовать на ситуацию и держать расчеты с этой фирмой под более пристальным контролем.

Однако не исключено, что у вашего партнера по бизнесу просто финансовые трудности. В этом случае обязательно следует оценить степень его платежеспособности и решить, в каком режиме продолжать дальнейшее сотрудничество, с тем, чтобы свести к минимуму риск возможных потерь по неоплаченным счетам.

Данные отчеты позволяют ранжировать клиентов по степени их платежеспособности. Это позволит в зависимости от надежности клиента ставить основные условия поставки продукции (цена, срок оплаты, максимальная партия и т.п.)