Документация, ее сущность и значение.               

2. Классификация бухгалтерских документов.                         

3. Обязательные и дополнительные реквизиты бухгалтерских документов.

4. Порядок оформления бухгалтерских документов.

5. Документооборот.

 

1. Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена на счетах без ее подтверждения соответствующим документом.

Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство на право совершения хозяйственных операций и подтверждения действия совершения хозяйственных операций. Документы являются носителями исходной информации, и поэтому они составляются либо в момент совершения хозяйственной операции, либо вслед за совершением хозяйственных операций. Документы должны достоверно отражать содержание операции.

Бухгалтерские документы имеют большое экономическое и правовое значение.

Экономическое значение бухгалтерских документов выражается в том, что они дают оперативную информацию, с помощью которой осуществляется контроль за рациональным использованием ресурсов, а так же выявляют случаи без хозяйствования и выявляют виновных лиц. Правильно организованная документация так же позволяет предупреждать случаи без хозяйственности и злоупотребления.

Бухгалтерские документы так же имеют правовое значение, так как они являются единственным подтверждением хозяйственной операции.

 

2. Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

1. по назначению;

2. по объему содержания;

3. по способу составления;

4. по месту составления;

5. по количеству учетных позиций;

6. по степени механизации.

 

По назначению документы бывают:

1. Распорядительные содержат распоряжение на совершение хозяйственной операции, но не подтверждают факт совершения операции (чек на получение денег, доверенность на получение материальных ценностей).

2. Исполнительные (оправдательные) подтверждают факт совершения хозяйственных операций. Они являются основанием для отражения на счетах (акт на оприходование приплода, акт приемки грубых и сочных кормов).

3. Комбинированные содержат как распоряжение на совершение хозяйственных операций, так и подтверждение совершения хозяйственных операций (расходный кассовый ордер, требование-накладная).

4. Документы бухгалтерского оформления составляются непосредственно в бухгалтерии (расчетно-платежная ведомость, ведомость распределения общехозяйственных, общепроизводственных расходов).

 

По объему содержания документы бывают:

1. Первичные документы составляются на хозяйственную операцию впервые.

2. Сводные документы составляются на основании первичных документов.

 

По способу составления документы бывают:

1. Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию.

2. Накопительные документы содержат несколько хозяйственных операций (ведомость расхода кормов, лимитно-заборная карта).

 

По месту составления бывают:

1. Внутренние документы составляются в самой организации.

2. Внешние документы поступают от других организаций (счет-фактура, накладные). Должны обязательно содержать печать и штампы.

 

По количеству учетных позиций бывают:

1. Однострочные документы содержат одну позицию.

2. Многострочные документы содержат много позиций.

 

По степени механизации бывают:

1. Документы, заполненные в ручную, то есть шариковой ручкой или химическим карандашом.

2. Документы, заполненные частично механизированным путем, то есть на пишущей машинке.

3. Документы, заполненные автоматизировано, то есть на компьютере.

 

3. Сведения, отраженные в документах называются реквизитами.

Реквизиты бывают:

1. обязательные;

2. дополнительные.

 

К обязательным реквизитам относят:

1. наименование документа,

2. номер документа,

3. дата составления,

4. наименование организации,

5. подробное содержание хозяйственной операции,

6. количественные и стоимостные показатели операции,

7. подписи ответственных лиц,

8. расшифровка подписи.

 

К дополнительным реквизитам относят:

1. юридический адрес организации, телефон, факсы;

2. договора.

 

Основными направлениями по совершенствованию документации являются унификация и стандартизация.

Унификация документов – это установление единых типовых форм во всех организациях, не зависимо от формы собственности. Типовые формы документов должны быть утверждены правительством Российской Федерации.

Стандартизация документов – это установление единых размеров документов. Стандартизация позволяет экономить бумагу, а так же совершенствует обработку документов и их хранение.

 

4. Все бухгалтерские документы должны заполняться четко без подчисток и помарок. Заполняются шариковой или гелевой ручкой, химическим карандашом, на машинке или на компьютере. Простым карандашом документы заполнять нельзя. В документах можно делать исправления, но в строго установленном порядке:

1. не правильная запись зачеркивается тонкой чертой, чтобы можно было прочитать;

2. сверху пишется правильная запись;

3. рядом пишут слово “исправить”;

4. исправление подписывается тем лицом, которое подписывает документ.

В банковских и кассовых документах исправления не допускаются, при этом необходимо составить документ вновь. Банковские документы заполняются либо на машинке, либо на компьютере.

Документы, которые необходимо составить в нескольких экземплярах, пишутся под копировальную бумагу.

 

5. Документооборот – это движение документа от момента составления до поступления в архив. Документооборот составляет главный бухгалтер.

Документооборот включает в себя график прохождения документов, контроль за правильностью составления первичных документов.

При составлении документооборота необходимо соблюдать следующие требования:

1. все принимаемые документы должны содержать обязательные реквизиты;

2. при приеме документов необходимо применять все арифметические действия;

3. документы должны быть составлены в соответствии с законодательными и нормативными актами;

4. все исправления должны быть заверены ответственными лицами.

 

Главному бухгалтеру необходимо установить:

1. перечень первичных документов;

2. список работников, имеющих право составлять документы;

3. рабочую схему отделов организации;

4. порядок движения документов между отделами;

5. крайний срок их предоставления;

6. график движения документов внутри бухгалтерии.

 

Документооборот утверждается приказом по организации, в котором так же отражают ответственность работников за нарушение графика.

 

Контрольные вопросы

1. Охарактеризуйте значение документов.

2. По каким признакам и на какие группы делятся документы?

3. Перечислите обязательные реквизиты документов.

4. Какие требования предъявляются к составлению документов?

5. Что такое документооборот, какова его организация?

6. Какие этапы документооборота вы знаете?

 

 

Тема: «Технология обработки учетной информации».

План: