Тема 3. Системы электронного документооборота

3.1. Система электронного документооборота

Одна из форм информационного обмена – документооборот. Исключить затраты на документооборот нельзя. Более того, переход к информационному обществу ведет к расширению документооборота и его качественному усложнению.

Система электронного документооборота (СЭД) – это организационно-техническая система автоматизации, которая обеспечивает процесс создания, управления доступом и распределением электронных документов в компьютерных сетях, обеспечивает контроль над потоками документов в организации. Система управляет документами и процессами движения и обработки документов.

Документооборот – комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль за исполнением, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот – это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде («безбумажное делопроизводство»).

Электронный документ создается с помощью средств компьютерной обработки информации, подписывается электронной цифровой подписью, хранится на машинном носителе в виде файла.

Основные принципы электронного документооборота:

- однократная регистрация документов;

- возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

- непрерывность движения документа;

- единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов; эффективно организованная система поиска документов;

- развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота.

Наиболее распространенные в России системы электронного документооборота: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС – Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив).

Наблюдается рост требований к автоматизации деловых процессов: требуется организация комплексной системы оперативного управления.

Основными информационными ресурсами любой организации являются документы. Они обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях.

Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отображающий деятельность организации и позволяющий оперативно ею управлять. Эффективный документооборот – обязательная составляющая эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета. Основные объекты автоматизации в СЭД – документы (бумажные, электронные любого формата и структуры), процессы движения и обработки документов. Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество:

- регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);

- электронный архив документов;

- согласование и утверждение организационно-распорядительной документации;

- контроль за исполнением документов и поручений;

- автоматизация договорного процесса; библиотека регламентов управляющих структур;

- оформление командировок; организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений;

- система контроля за выполнением должностных инструкций.

3.2. Электронный офис

Компьютер в сети становится средством организации коллективной (групповой) работы, дающим возможность группового взаимодействия и для дистанционно распределенных партнеров.

Офис можно определить как управляющую систему, занимающуюся рациональным управлением на основе сбора, анализа, обработки информации и создания предпосылок для принятия управленческого решения. Также необходима автоматизация рабочих мест сотрудников офиса.

Автоматизация документооборота любой организации заключается в реализации функций комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов.

Документированная информация (документ) – это «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая её идентифицировать» (федеральный закон №149-ФЗ).

Создание электронного архива документов позволяет предприятию перейти к современным технологиям хранения и использования документации, обеспечить оперативный поиск, надежное хранение документальных данных и оперативную доступность каждого архивного и входящего документа. Обработка данных – осуществление операций над данными – может выполняться одним или группой (распределенная обработка данных) исполнителей в одной или нескольких системах, работающих параллельно.

Электронный офис связан с всесторонним использованием в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном хранении и усилении преимуществ традиционного офиса, исключается представление бумажных документов. В электронном офисе взаимодействие сотрудников происходит удаленно, через электронную почту, телевизионные совещания, через терминалы.

Основные функции офисной системы:

- интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

- переход на безбумажную технологию;

- автоматизация рутинных операций по обработке информации;

- архивация информации;

- создание и поддержка приложений;

- обеспечение сохранности, целостности и достоверности информации;

- управление уровней доступа и защита от несанкционированного доступа к информации;

- обеспечение эффективного поиска информации по различным критериям;

- создание гибкой системы разделения и распределения информации;

- организация коллективной работы пользователей в локальных и глобальных информационных сетях;

- быстрая и надежная связь и передача информации по каналам связи удаленным пользователям;

- обеспечение дружественного единого интерфейса пользователя со всеми компонентами системы.

С помощью технологии автоматизированного делопроизводства решаются следующие задачи: ввод документов с целью их последующей обработки и оформления; регистрация и учетов входящих, исходящих и внутренних документов; распределение документов по исполнителям с назначением срока исполнения по нормативам; контроль исполнения документов с выдачей напоминаний исполнителям; поиск документов по запросам; ведение оперативных и архивных фондов хранения документов; поиск архивной документации по запросам; формирование статистических данных, составление различных итоговых и сводных документов; формирование справок руководству о состоянии исполнения документов; внутренний и внешний обмен документами.

Потребительские свойства систем автоматизации могут быть расширены за счет дополнительных функций:

- возможность работы с электронной копией документа,

- интеграция со средствами пакета MS Office,

- автоматизированная регистрация документа, поступившего по электронной почте,

- поддержка средств электронной цифровой подписи,

- возможность задания логических связей между документами,

- полнотекстовый поиск по электронным копиям документов,

- разделение прав доступа пользователей к различным категориям документов,

- web-доступ к документированной базе данных через Интернет,

- ведение реестров рассылки внешним адресатам, возможность формирования конвертов, печати адресов на конвертах,

- распознавание текстов отсканированных документов,

- ведение электронных архивов документов,

- поддержка средств криптографической защиты информации.

Системы автоматизации могут также обладать функциями, связанными с лингвистическим анализом текста документов, например, автоматическим составлением аннотации, отнесения документа к тематической рубрике, установкой гиперссылок, семантическим анализом, формированием связных текстов на базе архивных документов.

Составная часть управления – делопроизводство. Документы, функционирующие в сфере управления, называются организационно-распорядительными и делятся на организационные, распорядительные, справочно-информационные.