Интегрированные пакеты для офисов

Для автоматизированной поддержки делопроизводства используются интегрированные пакеты офисных систем, которые включают в себя текстовые процессоры, электронные таблицы, СУБД, электронную почту, графические системы, системы документооборота, системы-планировщики.

Интегрированный пакет состоит из взаимодействующих между собой программных продуктов. Основу пакета составляют текстовый редактор,  электронная таблица, СУБД.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять похожие приемы при работе с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне программ. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователя.

Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет Microsoft Office.

Microsoft Office обеспечивает автоматизацию работы и поддержку пользователя, имеет инструменты для работы в сети Internet, программные элементы ассистенты (Office Assistent, Office Art). Office Assistent помогает быстро найти ответы на большинство возникающих вопросов и в случае необходимости подсказывает, как выполняется та или иная операция. Office Art создает красочные заголовки и надписи, использует трехмерную графику, тени, цвета, разворачивает текст по любой оси, растягивает его в любом направлении.

В Microsoft Office входят также Office Binder и Outlook. Office Binder обеспечивает пользователя инструментом, позволяющим в одной папке собрать несколько разнородных документов, относящихся к одной теме или одному проекту, печатать на принтере входящие в одну подшивку документы со сквозной нумерацией. Кроме того, возможен вывод единых колонтитулов для нескольких разных документов. Microsoft Outlook – это настольный информационный менеджер, основанный на продуктах Microsoft Exchange Client (клиент электронной почты) и Microsoft Schedule + (персональный менеджер расписания). Он объединяет следующие функции: электронная почта, персональный календарь и групповое планирование, персональная информация (книга контактов и список заданий); журнал выполненных и планируемых действий; просмотр и совместное использование документов, файлов и общих папок Exchange; приложения коллективной работы. Возможности Outlook:

- Предварительный просмотр. Выводятся первые три строки почтового сообщения для того, чтобы пользователи могли быстро оценить степень его важности;

- Автоматическое распознавание даты. Outlook автоматически преобразует текстовые описания даты (например первая среда октября) в календарную дату;

- Автоматическая проверка имен. Outlook проверяет набранный адрес почтового сообщения в адресной книге;

- Автоматическое ведение журнала. Менеджер автоматически функционирует все действия (письма, телефонные звонки, документы, встречи), связанные с определенными людьми, организациями или проектами;

- Флажок для сообщения. Чтобы позднее вернуться к важному письму, его можно пометить красным флажком. В указанное время на экране появится напоминание о том, что данное письмо нужно прочесть, написать на него ответ или выполнить какие – либо другие действия;

- Отзыв сообщений. Менеджер позволяет отозвать назад уже отправленное сообщение, если оно еще не было прочитано получателем. Пользователи также могут заменять отправленное сообщение другим.

3.4. Основные элементы автоматизации электронного документа

Основными текстовыми объектами электронных документов являются абзацы и приравненные к ним элементы списков и ячейки таблиц. Помимо содержания, абзацы обладают свойствами, определяющими оформление.

Совокупность настроек сохраняют в виде автономного информационного объекта, называемого стилем. Основное свойство стиля – уникальное имя. Документ может содержать сколько угодно стилей, задающих равносильное оформление абзацев, но не может содержать двух стилей с одинаковым именем.

С любым абзацем, даже пустым, связан некий стиль. Связь хранится в невидимом символе, открывающем абзац. При удалении этого символа абзац сливается с предыдущим и приобретает его оформление. Стилевое оформление позволяет разделить работу над документом на работу над содержанием и оформлением документа.

На практике сначала создают содержание документа, а потом каждому абзацу присваивают свой стиль. Если в будущем потребуется изменить оформление абзаца, то править нужно не абзац, а его стиль. Тогда все абзацы, связанные с данным стилем, получат новое оформление.

Таким образом, применение стилей дает следующие преимущества:

- устанавливает разделение труда между авторами и дизайнерами: авторы работают с текстами, а дизайнеры – со стилями;

- обеспечивает систематичность и последовательность в оформлении документов;

- открывает возможность многократного использования удачных стилей для оформления новых документов;

- повышает производительность труда посредством автоматизации оформления документов;

- содействует повышению эффективности документооборота.

Принцип единства функционального оформления. Основные функциональные элементы документа представлены его объектами. К ним относятся абзацы текста, заголовки разделов, элементы списков и таблиц. Элементы, имеющие различающиеся функции, должны оформляться по-разному, а элементы, имеющие одинаковые функции, должны иметь одинаковое оформление. В этом состоит принцип единства функционального оформления документа. Он позволяет наглядно выразить структуру документа, подчеркнуть важнейшие положения документа, упростить работу с документами.

Стандарты в оформлении документов позволяют быстрее усваивать содержание новых документов, точнее выделять их суть и на этой основе увереннее находить правильные решения.

Шаблоны документов. Документ в объектной модели не может быть «пустым». В момент создания документ приобретает структуру и наполняется объектами-заготовками, не имеющими содержания, но имеющими оформление «по умолчанию». Оформление задается стилями.

Таким образом, объектная модель предполагает разработку документа, начиная с автоматического создания некоего каркаса, не имеющего содержания, но имеющего структуру и скрытое оформление. Этот каркас называется шаблоном документа. Если документы имеют разную структуру и разное оформление, то их разработку начинают с выбора(разработки) разных шаблонов.

Шаблоны можно использовать как контейнеры для хранения стилей. Разработав удачные стили при разработке документа, документ сохраняется в виде шаблона. Шаблоны – важное средство автоматизации документооборота. Они позволяют унифицировать структуру, содержание и оформление документов;  сократить сроки их разработки; снизить требования к квалификации исполнителей.

Особенно часто шаблоны используют при работе с юридическими документами, поскольку они имеют четкую структуру: реквизиты, преамбулу, фабулу и заключение. Кроме того, многие юридические документы имеют строго определенные формы. Это позволяет создавать шаблоны, в которые достаточно вносить небольшие изменения и дополнения при изготовлении конкретного документа.

3.5. Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Одним из атрибутов и средством защиты электронного документа может служить электронная цифровая подпись (электронная подпись).

ЭЦП - функционально аналогична обычной рукописной подписи и обладает достоинством:

- удостоверяет, что подписанный текст исходит от лица, поставившего подпись,

- не дает самому этому лицу (владельцу подписи) возможность отказаться от обязательств, связанных с подписанным текстом,

- гарантирует целостность подписанного текста.

ЭЦП – небольшое количество дополнительной цифровой информации, передаваемой вместе с подписанным текстом.

Производятся две процедуры при установке ЭЦП: формирование ЭЦП (используется секретный ключ отправителя сообщения), проверка ЭЦП (открытый ключ отправителя).

Процедура формирования ЭЦП

Абонент генерирует пару ключей – секретный и открытый. Открытый ключ вычисляется из парного к нему секретного ключа. Открытый ключ рассылается или публикуется в сети для остальных абонентов (доступен в общем ресурсе).

1. вычисляется хеш-функция текста (сжимает текст в хеш-код, который характеризует весь текст в целом),

2. шифруется хеш-код секретным ключом, т.е. создается цифровая подпись для текста,

3. сообщение (текст, файл) и ЭЦП отправляются получателю,

4. процедура проверки ЭЦП

получатель расшифровывает хеш-код открытым ключом отправителя и вычисляет хеш-код сообщения самостоятельно, сравнивая их,

5. при совпадении хеш-кодов (полученного и сформированного) делается вывод о подлинности ЭЦП. Иначе либо подпись подделана, либо сообщение изменено в процессе пересылки.

ЭЦП – уникальное число, зависящее от документа и секретного ключа абонента и содержит дополнительную информацию, однозначно идентифицирующую автора подписанного документа.
Эта информация и обеспечивает целостность. Содержит дату подписания, номер секретного ключа, срок окончания, информацию о лице, подписавшем файл, имя открытого ключа.

Преимущества: невозможно подделать ЭЦП пользователя без знания его секретного ключа. Следовательно, необходима защита закрытого (секретного) ключа от несанкционированного доступа.

 Механизм цифровой электронной подписи основан на алгоритмах асимметричного шифровании, формирует подпись отправителя и позволяет опознать её получателю.

Механизмы контроля доступа осуществляют проверку полномочий объектов ИТ (программ и пользователей) на доступ к ресурсам сети.

Система регистрации и учета информации отвечает за ведение регистрационного журнала, перекрывает каналы утечки информации, фиксирует все осуществленные и неосуществленные попытки доступа к данным и программам.

Механизмы обеспечения целостности информации устанавливают соответствие между передаваемой информацией и принятой.

Механизмы аутентификации проверка правильности введенной пользователем регистрационной информации для входа в систему.

Механизмы подстановки трафика или подстановки текста реализуют засекречивание потока данных.

Механизмы управления маршрутизацией обеспечивают выбор маршрутов движения информации по сети таким образом, чтобы исключить передачу секретных сведений по небезопасным, физически ненадежным каналам.

Механизмы арбитража обеспечивают подтверждение характеристик данных, передаваемых между объектами ИТ третьей стороной (арбитром).

Контрольные вопросы:

1. Что такое документооборот? Чем отличается от него электронный документооборот?

2. Дайте понятие системы электронного документооборота. Приведите примеры СЭД.

3. Что автоматизируют в СЭД?

4. Что собой представляет электронный офис? Каковы его основные функции?

5. Что собой представляют интегрированные пакеты для офисов? Какое программное обеспечение входит в стандартный пакет? Приведите примеры.

6. Дайте определение терминам – стиль и шаблон документа.

7. Для чего в электронном документе устанавливают электронную подпись? Как формируется ЭЦП? Какими свойствами обладает?

Литература по теме: [20,23,25-27,29-33,35-38].