Условия, которые делают информацию конфиденциальной

 Конфиденциальной делает информацию два непременных условия:

- ее содержание

- возможность идентификации субъекта или объекта этой информации, т.е. возможность соединения конфиденциальной информации, с конкретным человеком, организацией, государством. В противном случае даже самая высокая степень конфиденциальности информации при ее обнародовании не может принести никому ущерб или вред.

    3. Общие нормы доступа

3.1. Условия получения конфиденциальной информации, содержащейся в архивных документах, рядовым пользователем

 Документы, содержащие конфиденциальную информацию, могут быть выданы рядовому пользователю на следующих условиях:

- обезличивания информации - изъятия из документов данных, позволяющих идентифицировать субъект (человек) или объект (государство, организация) информации. Набор информации, позволяющий идентифицировать субъекта или объект информации, может быть разным по содержанию и объему;

 - добровольного согласия субъекта, объекта информации в отношении информации, касающейся только их самих и не затрагивающей интересы других организаций, физических лиц,, частных лиц.

Собственник информации не имеет права самостоятельно решать вопрос об обнародовании информации, принадлежащей ему, но в соответствии с законодательством являющейся конфиденциальной информацией другого человека или составляющей чужую служебную, коммерческую тайну.

Для получения добровольного согласия организация, направившая пользователя в архив, сам пользователь или архив по просьбе пользователя могут обратиться для получения разрешения на доступ к информации к организации-фондообразователю, (организации-правопреемнику, организа-

ции, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящей организации) и/или субъекту конфиденциальной информации с просьбой разрешить доступ к информации и, при необходимости, ее использовать. Обращение и ответ должны быть оформлены письменно, на бланке (если это организация) и содержать конкретные сведения о запрашиваемой и разрешенной к доступу информации: о чем информация и за какие годы. Письменный ответ субъекта информации должен быть нотариально заверен.

    3.2. Условия получения конфиденциальной информации, содержащейся в архивных документах, должностными лицами

    Архивные документы, содержащие конфиденциальную информацию по официальному письменному мотивированному обращению, написанному на бланке организации с указанием правового обоснования необходимости получения конфиденциальной информации, выдаются сотрудникам организаций - фондообразователей и их правопреемников, органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления; судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания (по делам, находящимся в их производстве) в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.

4. Доступ к документам, содержащим конфиденциальную информацию о человеке (сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности)

4.1. Доступ пользователей читального зала к архивным документам, содержащим конфиденциальную информацию о человеке, ограничивается в течение 75 лет со дня создания документа[112]. После окончания этого периода ограничения на доступ снимаются.

4.2. Исключением являются документы личного происхождения, переданные в архив на особых условиях доступа к ним[113].

    4.3. Документы, содержащие конфиденциальную информацию о человеке, помимо лиц, указанных в п. 3.2. предоставляются без ограничений следующим пользователям, если это не противоречит законодательству Российской Федерации (например, Гражданскому кодексу РФ, законам “О государственной тайне”, “Об оперативно-розыскной деятельности”, «Об органах Федеральной службы безопасности в Российской Федерации» и т.п.):

    - самому субъекту информации (при предъявлении документа, удостоверяющего его личность);

    - доверенному лицу субъекта информации (при предъявлении документа, удостоверяющего его личность, доверенности, оформленной в установленном законом порядке).

    После смерти субъекта информации:

    - его наследникам (при предъявлении документов, удостоверяющих их личность, свидетельства о смерти субъекта информации и документов, подтверждающих их право на наследство);

    - доверенным лицам наследников (при предъявлении документов, удостоверяющих их личность, доверенностей, оформленных в установленном законом порядке, свидетельства о смерти субъекта информации, документов, удостоверяющих право на наследство доверителей).

    4.4. Для других категорий пользователей необходимо письменное нотариально заверенное разрешение субъекта информации (его наследника или доверенного лица). См. п. 3.1.

    4.5. Архив без согласования с субъектом информации (его наследниками) обеспечивает доступ пользователей к архивным документам, содержащим основные биографические данные субъекта информации: сведения о дате и месте его рождения, смерти, образовании, служебных должностях (если это не противоречит федеральному законодательству, например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности» и др.), почетных ученых званиях, наградах, выборных должностях, об опубликованных результатах творческой и научной деятельности гражданина.

5. Документы, содержащие сведения, относящиеся к служебной тайне и имеющие пометку «ДСП»

5.1. Доступ пользователей читального зала к документам с пометкой «ДСП» устанавливается в соответствии с теми ограничениями, которые были оговорены организацией-фондообразователем при передаче их на государственное хранение.

5.2. В том случае, если категория пользователя (место его работы, тема исследования, цели исследования и т.д.) не подпадает под условия доступа, оговоренные организацией-фондообразователем, организация, направившая пользователя в архив, сам пользователь или архив по просьбе пользователя может обратиться для получения официального письменного разрешения на индивидуальный доступ и использование документов с пометкой «ДСП» в организацию-фондообразователь или организацию, присвоившую помету (а в случае их реорганизации - в организацию-правопреемник или организацию, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящую организацию). См. п. 3.1.

Архив обеспечивает доступ пользователя только к тем делам и документам, которые указаны в разрешении.

5.3. В том случае, если в архив за информацией, относящейся к служебной тайне, обращается должностное лицо, названное в п. 3.2, архив рассматривает письменное обращение организации о доступе к документам, содержащим служебную тайну, в том случае, если оно написано на бланке организации, подписано уполномоченным должностным лицом, в нем указаны цель и правовое основание предоставления информации.

5.4. В том случае, если во время просмотра дел общего делопроизводства пользователем будет выявлен документ с непогашенной пометкой «ДСП», информация которого необходима пользователю в его исследованиях, он должен получить на использование этой информации официальное разрешение организации (См. п. 3.1.).

6. Документы, содержащие информацию, относящуюся к коммерческой тайне и имеющие гриф «Коммерческая тайна»

6.1. Доступ пользователей к документам с грифом «Коммерческая тайна» устанавливается в соответствии с теми ограничениями, которые были оговорены организацией-фондообразователем при передаче их на государственное хранение, если это не противоречит федеральному законодательству[114].

6.2. В том случае, если гриф «Коммерческая тайна» не был снят, а категория пользователя (место его работы, тема исследования, цели исследования и т.д.) не подпадает под условия доступа, оговоренные организацией-фондообразователем, организация, направившая пользователя в архив, сам пользователь или архив по просьбе пользователя может обратиться для получения официального письменного разрешения на индивидуальный доступ и использование документов с грифом «Коммерческая тайна» в организацию-фондообразователь (в случае ее ликвидации – в организацию, которой были переданы функции ликвидированной организации) или организацию, присвоившую гриф. (См. п.3.1.).

Архив обеспечивает доступ пользователя только к тем делам и документам, которые указаны в разрешении.

6.3. В том случае, если в архив за информацией, относящейся к коммерческой тайне, обращается должностное лицо, названное в п. 3.2., архив рассматривает письменное обращение организации о доступе к документам, содержащим коммерческую тайну, в том случае, если оно написано на бланке организации, подписано уполномоченным должностным лицом, в нем указаны цель и правовое основание предоставления информации.

Архиву следует уведомить организацию-фондообразователь о наличии такого обращения.

 7. Ответственность пользователя читального зала

7.1. Пользователь несет административную и уголовную ответственность за соблюдение установленных законодательством Российской Федерации норм доступа и использования конфиденциальной информации.

     7.2. Если пользователь:

     -  работая с общедоступной архивной информацией, встречает в архивных документах конфиденциальную информацию о человеке, документы с пометкой «ДСП», грифом «Коммерческая тайна», он несет ответственность за соблюдение ее конфиденциальности в соответствии с федеральным законодательством[115];

     - получил право работать с конфиденциальной информацией, он несет ответственность за выполнение взятых на себя обязательств и за причиненный моральный, физический вред, имущественный ущерб;

     - получил доступ к конфиденциальной информации в силу исполнения определенных служебных обязанностей, он несет ответственность за соблюдение установленных условий доступа к этой информации и за причиненный моральный, физический вред, имущественный ущерб[116].